2.5.2　单据分析

对单据中的信息进行分析当然是必不可少的，其实这项工作与单据收集工作是并行的，当然，单据收集完成后，对单据的分析还要持续一段时间。单据分析，要求对单据上面的所有字段进行分析，由于这些单据都来自于客户的业务运作过程，这个过程往往比较复杂，并且非常倒霉的是，有些工作的专业性非常强（例如技术部门的一些单据，如果不了解这门技术，一定会让你抓耳挠腮），要把这些单据都分析清楚是个相当有挑战性的工作。一旦把此事搞定，那么对这个公司的运作过程不敢说了如指掌，至少也能做到胸有成竹。如果项目够大，涉及的业务够多，那么这件事甚至需要一个团队来协作完成。单据分析可以从以下几个方面入手。

1．厘清每个单据的源头

首先从每个单据的源头开始，了解这个单据是由哪个部门的哪个岗位发出的。需要注意的是，大量的单据并不仅仅由唯一一个岗位发出，相同的单据由多个岗位发起的例子屡见不鲜，如原材料领用单，车间、技术部等部门的多个岗位都有可能填写原材料领用单到仓库领东西。甚至有些单据，每个员工都有发起的可能——很多办公层面的单据，如请假单，就是这样的。这也是我们强调相同的单据需要收集多份的原因之一，如果只收集一份，往往容易失去对这种多源头分析的敏感性。

案例：厘清每个单据的源头

小王到仓库收集单据，其中有一份《原材料领用单》，是甲车间物料管理员填写的。仓库的材料就是给车间准备的，小王觉得这个非常合理，于是在分析了这个单据中的信息后便宣布这个《原材料领用单》的分析工作结束了。后来在技术部，发现了一份《原材料领用单》的存根，一问之下，才知道原来技术部也是需要去仓库领用原材料的，主要用来做技术参数的测试。小王发现这个问题后，觉得不能掉以轻心：还有别的部门需要到仓库领用原材料吗？于是又重新到仓库针对这个单据做了详细调研，原来不但技术部会领用原材料，工程部也会领用，用于进行机器调试，采购部也会领用，用于做采购样品，等等。

单据发起的岗位，往往预示着在未来的软件系统中，会有相关业务的录入工作，这个跟单据流经的岗位不一样，单据流经的岗位，往往只是查看一些信息，或者只是填写小部分信息，大部分情况下，单据的发起者需要填写较多的信息，在未来的软件设计中，就需要仔细考虑如何保证快速录入，不重复录入，安全录入，以及可以切合业务流程符合时机地录入等。

2．厘清单据的流动路径

一般来说，大部分单据都会流经多个岗位，有些单据在部门内部流动，如有些车间的生产调度单；有些单据会在不同的部门之间流动，如仓库的领料单，一般会由领料部门流向仓库；还有些单据从企业外部流入，如供应商的送货单，由供应商流入本单位；还有些单据流向企业外部，如销售发货单，由本单位流向客户。

单据的流动方式主要有这么几种：第一种方式，由一条线单向流下去，固定由某一个岗位发起，到某一个岗位结束，如生产过程中的某种加工卡，由调度人员发起，加工卡随着加工件的流动而流动，最后进入某仓库结束；第二种方式，由多个源头发起，但最终都归于同一个岗位，如仓库领料单，各车间、技术部、工程部、采购部都可能发起，最终流向仓库结束；第三种方式，单据在流动的过程中会有往复的现象，即从某个岗位出去，然后又回到这个岗位，例如，某车间生产时有一种生产卡片，甲岗位完成某道工序后，在卡片上填写部分内容，再将卡片随着货物移交乙岗位，乙岗位完成某道工序后，在卡片上填写部分内容，又将卡片随货物移交甲岗位做另外一道工序，这就出现了单据流动的往复；第四种方式，单据的流动会出现分叉，即同一单据在某环节流到不同的岗位去了，这种现象其实很常见，如一式数联的单据，基本都是这种流动方式，例如，某仓库的货物验收单，供应商送货后，仓库验收货物，填写验收单，验收单一式三联，一联给供应商送货人带回，一联给仓库管理员记账，一联给财务结账，这就出现了单据流动的分叉。

当然，现实中单据流动的方式更为多样，不同的单据，流动方式可能是这几种不同方式的组合。在分析单据时，要把这些流动方式都搞清楚，单据的流动往往意味着某种工作流程，而这些工作流程又往往决定了信息系统中数据流动的方式，决定了不同的岗位需要获得哪些信息，处理哪些信息，也决定了大概需要哪些功能，并决定了哪些工作流程属于前后强制型的，可能需要采用工作流的方式处理（如一些审核审批的要求），哪些工作流程属于提供信息使用信息型的，不需要采用工作流的方式处理。

3．厘清每个字段的前因后果

仅分析每个单据流经哪些岗位远远不够，还要分析每个岗位针对每个单据做了些什么，他们从单据中获得了哪些信息，这些信息对他们的工作有何帮助，往其中填写了哪些信息，这些信息是在什么情况下填写的，根据是什么——这才是一件真正艰巨而耗时的工作。

研究单据中的具体信息时，先要端正态度。要知道，研究一张单据，就是研究一种管理流程，要怀着一颗对单据设计者的敬仰之心来研究，这样更容易进入他的内心世界，从而有助于理解整个管理系统。要知道，一个公司的单据设计者都是这方面的业务流程专家，为什么这么设计，这么设计是为了执行什么管理流程，为了贯彻什么管理思想，他都是考虑过的，没哪个人敢对这么多人填写、使用的单据不慎重对待。

当然，也不可抱着盲目崇拜的思想。要知道，大部分公司的情况是，单据当初设计时是符合当时的管理要求与业务流程的，后来，随着管理方式的不断变化，单据离实际管理要求越来越远。与管理方式的变化比起来，单据的变化总有一定的滞后性，一者，管理上的变化随时都可能发生，可仓库里总会堆积许多没有用完的空白单据，不能浪费；二者，不到万不得已，人总是有点儿惰性的，只要能凑合用就凑合用吧，直到将旧单据用完，或者某个管理者忍无可忍。

一句话，分析单据，要找到其中的真谛，既要理解其中的管理思想，又不能被表象所迷惑。

要分析清楚每个字段的前因后果，首先得弄清楚每张单据的结构。单据最常见的结构有两种，一种是单一形式，另一种是主从形式。例如，一般请假单、生产卡之类的单据，往往都属于单一形式，从软件的角度看，核心信息往往对应着数据库中一个表的一条记录；而像送货单、销售单、验收单之类的单据，往往都属于主从形式，一般单据的上边部分是这次业务活动的总体描述，可称之为“头”，如送货单位、送货日期、送货人等，下边是具体的业务对象，可称之为“行”，如送货的品名、规格、数量、单价。从软件的角度看，核心信息往往对应着数据库中的主从两个表，这两个表的关系是一对多的关系，“头”部分对应数据库中主表的一条记录，“行”部分对应数据库中从表的多条记录。

现实中，单据的结构不会总是这么简单，可能多种多样，五花八门，需要仔细调研、分析。有些单据很复杂，这里一块那里一块，块与块之间的关系也不太清楚，这往往需要投入更多的精力。

分析清楚结构后，要仔细研究单据上的每一个格子，虽然手中的每个单据都被填写了内容，但要知道，这些内容不是一开始就在那里的，每个格子中的内容都是某个员工在某个场景下填写的，它是在工作中生成的，是某个流程的一部分。填写这个格子，对填写者来说可能非常简单，例如填写工号、当前日期等，但也可能非常复杂，例如登记某些需要经过大量测量、分析、计算才能获得的技术参数。

4．注意在单据边角上书写的不正规内容

在分析单据时，有一点要引起注意，在使用过程中，有些单据使用者可能会在单据的边角上，甚至背面填写内容，这些没有填写在格子中的内容不可放过。或许，这些内容只是某个使用者兴之所至记录些东西备忘，但有时候这恰恰是大家针对某种信息约定俗成的填写方式。

考虑一下一种单据的生命周期。单据刚被设计出来时，往往是最适合业务流程的，因为设计者是根据当前的业务要求设计的，但是随着业务流程的变化，管理方式的变化，单据格式离业务流程、管理要求会越来越远。一个组织的单据体系其实就是个信息系统，只不过它不是电子化的而已。它缺少电子化信息系统的弹性，当使用者通过这种纸质的信息系统无法处理业务时，第一反应往往就是在原来使用的单据上补充信息。在单据的边角上或背面看到的信息就是这种补充信息。补充信息多了，往往预示着现在的管理方式跟当初设计单据时有了很大的变化，也就预示着这个单据就要走到生命尽头了，接下来管理方会根据业务要求重新设计单据以替代原来的单据，这其实是个信息系统（纸质）重构的过程。

填写这些补充信息都是工作人员在万不得已的情况下使用的变通方法，这些对他们很重要，有时候比格子里填写的信息还重要。分析清楚这些补充信息才可以更好地把握当前管理方对数据流动的要求，这些要求是如此热切地反映在现存单据的边边角角上，忽略它们是相当不明智的。