2.5.1　单据收集

使用单据分析法，首先要做的是收集单据，也就是说要收集客户在业务运营过程中使用的各种纸质或电子表单。这并不仅仅是把单据从客户手头上拿过来这么简单，还有很多方面需要引起注意。下面列出了在收集单据的过程中需要注意的一些内容。

1．收集的单据务必要全面

如果你做的是某个组织全局性的管理信息化工作，如一个大型ERP系统，那么在收集单据时，一般不要给配合收集单据的协作者设限，说你要什么什么类别的单据，不要什么什么类别的单据，因为现在对客户业务理解得并不那么精通，你所说的什么类别跟他们理解的可能并不一致，这样很可能会弄丢部分单据。例如，你说你要他帮助收集跟生产计划相关的单据，可是他可能并不认为采购计划单属于想要的单据，而这个单据恰恰是你非常关心的。收集单据的原则是：宁可错收一把，不可放过一个。当然，也不能太走极端，过犹不及，如果要做个OA系统，犯不着把公司里的所有生产单据都收集一遍，这没有意义。

2．收集单据的过程也是个调研的过程

收集单据，应该尽量亲自跑到工作现场，拿到单据后要立即跟工作场景结合起来，先了解这个单据在这个地方是怎么产生的，跟现在的工作是什么关系，填写者在上面填写了什么，怎么填的。如果能亲眼看到某职员正在填写某单据，一定要仔细观察，在不会过于影响对方工作的前提下可以询问现在填写的内容是怎么来的。一边收集单据，一边观察，一边访谈，这样对以后的工作大有裨益，有助于对业务的深刻理解，而不要只是给客户的某人留句话，让他帮你收集好什么单据，即使客户真的安排了这种人员，他也愿意配合你，也尽量不要这样做。

3．收集的单据务必是被使用过的

这一点非常重要，也容易被许多初学者忽略。经常看到没有经验的需求人员跑到客户存放单据的仓库中，从印刷好的空白单据堆上，一张一张撕下来，乍一看，别人要两天才能做完的工作，他20分钟就干完了，效率很高，但这样收集的单据对需求分析来说作用实在有限。收集的单据应该是被使用过的单据，因为填写在单据中的内容对需求分析的帮助更大，仅仅看空白单据上的字段标题，有的时候真的很难理解，而有了填写的信息后，效果就完全不一样了。

单据中填写的内容，有时会有某种程度的逻辑关系，例如，“金额=单价×数量”，这种关系，只有在有内容时才能体现出来，很少有公司会把逻辑关系的描述印刷在空白单据上。

有些单据，你可能发现，填写者在角落上写了许多内容，并没有填写到格子里，另一些单据，你又可能发现，有许多空白格子并没有填写内容。这往往意味着，这份单据并没有完全按照当初单据设计者的意图在使用，有些字段已经没有用了，而有些需要填写的内容，当初设计时并没有考虑到，在这种情况下，仅仅看空白单据自然想不到这个层面。

只要认真研究填写者填写的内容，就能得到意想不到的收获，哪怕一个貌似很小的收获，都会给软件设计带来极大的收益。

案例：收集到的单据应该是被使用过的

小王到仓库收集单据，其中有一张货物验收单，包括品名、规格、单位、数量、单价、金额这些字段。他仔细研究了这张验收单后，发现一个非常奇怪的问题，仓库管理员在验收单的单价中写了一些很长的数字，精确到小数点后七八位，如“2.06239846”。看到这个后，他觉得非常奇怪，就去问仓库管理员为什么会有精度这么高的数值？这是在什么情况下产生的？仓库管理员解释说，这是他们根据移动加权平均的方式核算的单价，财务要求他们每一次供应商送货都要计算。于是，小王继续询问这个核算方式究竟是如何进行的，仓库管理员仔细介绍了仓库使用移动加权平均法计算单价的整个过程。

4．每种单据仅收集一张并不足够

在收集单据时，同一种单据应该多收集几张，不同填写者的填写内容、填写方式都可能不一样。如果同一单据会被不同的岗位使用，那么在每个岗位都要收集几张不同的单据。曾经见过有人推荐，同一单据至少收集20张以上，如果不想做得那么极端，五六张总是要保证的。这个没有一定之规，如果使用的人多，流动的岗位多，承载的信息量大，逻辑复杂，那么就要多收集些，20张以上可以考虑，如果单据简单，使用的人也少，信息量也少，可能一两张就足够了。