1.2 会计电算化系统的总体结构

会计电算化系统是一个人机系统，它以电子计算机技术为基础，以会计信息为整个系统运行的对象，实现对会计信息的收集、加工、传递、存储和利用，要完成如此复杂的系统功能，会计电算化系统必须具备完善的系统结构，在此基础上才能保证系统正常运行。

1.2.1 会计电算化系统的构成要素

会计电算化系统与其他人机系统类似，其组成可以分为：硬件、软件、数据、掌握一定技能的人员和必要的管理制度。

1. 硬件

硬件是指电子计算机设备及其外部设备。计算机硬件设备是会计电算化的基石，计算机硬件设备选择的好坏直接影响到今后会计电算化工作的质量和效率。计算机硬件设备有多种构成模式，要合理选择硬件配置，首先必须合理选择硬件的构成模式。

（1）单机系统。单机系统是指整个系统中只配置一台计算机和相应的外部设备，所有的数据集中输入输出，同一时刻只能供一个用户使用。其优点是投资小、见效快；缺点是可靠性差，一台机器发生故障，会使整个工作中断，不利于设备和数据共享，容易造成资源的浪费。单机系统一般适用于经济和技术力量比较薄弱的小单位。

（2）多用户系统。多用户系统是指整个系统配置一台计算机主机和多个终端输入，即分散输入，各个终端可同时输入数据，主机对数据集中处理。其优点是能够实现数据共享，提高系统效率和安全性；缺点是系统比较庞大，系统维护要求较高。多用户系统适用于会计业务量大、地理分布较集中、资金雄厚且具有一定系统维护能力的单位。

（3）网络系统。网络系统主要是指用通信线路连接多台计算机，这些计算机不仅具有信息处理能力，而且可以通过网络系统共享网络服务器上的硬件资源和软件资源，可以与其他计算机通信和交换信息。其优点是能够在网络范围内实现硬件、软件和数据的共享，以较低的费用，方便地实现一座办公楼、一个建筑群内部或异地数据通信，具有较高的传输速度，可靠性较高，使用简单方便，结构灵活，具有可扩展性；缺点是安全性不如多用户系统，工作站易被病毒感染等。网络系统的局域网对大多数用户适用，广域网对具有异地财务信息交换需求的单位（如集团企业）更适用。

在确定了硬件构成模式后，硬件配置的下一步是选择具体的硬件设备。

计算机是电算化系统硬件中最关键的部分，选购时主要考虑CPU、内存和硬盘。在选择计算机时要注意能满足所选会计软件的要求，还要考虑到电算化系统的升级，应选择CPU、内存和硬盘档次较高的机型，以便系统升级后计算机能继续使用。

除计算机外，会计电算化系统要选配的其他硬件包括打印机、不间断电源（Uninterruptible Power System，UPS）、空气调节器、网络设置、电源设备等。

2. 软件

软件通常是指控制和管理计算机完成各项工作的程序的集合。会计电算化系统的软件包括系统软件、汉字系统和会计核算软件。

（1）系统软件。会计软件必须在系统软件的支持下才能运行。支持会计软件运行的系统软件主要包括操作系统、数据库管理系统，以及用来编程的计算机语言等。

（2）汉字系统。汉字系统主要提供对汉字的处理功能，一般应用软件的运行都需要汉字环境的支持。

（3）会计核算软件。会计软件的取得一般有两种方式：定点开发和购置商品化会计软件。一般单位都采取后一种方式。选购商品化会计软件时主要从会计软件的合法性、通用性、安全可靠性、操作方便性、今后服务的可靠性和可扩展性等方面进行评价。

3. 数据

在将手工核算的基础数据输入计算机前，为保证数据的正确性及以后电算化系统的正常运行，需对手工会计数据进行整理。主要有以下几个方面的工作。

（1）建立规范、完整的会计科目体系。该体系包括会计科目名称、会计科目编码、科目类型、科目性质、各级科目编码长度、对辅助核算会计科目的要求等。

（2）编制基础档案代码。对核算中涉及的基础档案数据通过编制代码减少后续系统运行中输入汉字的工作量，包括部门代码、人员代码、资产代码、项目代码和往来单位代码等。

（3）重新确定本单位凭证种类。这不仅要考虑手工会计习惯，还要考虑计算机处理的方法。应把凭证分类设得细一点，尽量利用计算机强大的逻辑判断功能和系统帮助，减少手工输入工作量和差错。

（4）整理本单位报表。确定对外报表和对内报表的格式、运算公式、钩稽关系等。

（5）整理所有会计核算资料。对所有手工单据、凭证、卡片、账簿、报表进行核对，保证账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账实相符，保证单位内部、本单位与外单位之间账项核对无误。

4. 人员

会计电算化是一项系统工程，其不仅需要会计、计算机专门人才，也需要既懂会计、又懂计算机的复合型人才。会计电算化系统的人员组成按层次可分为系统设计人员、核算软件开发人员、系统维护人员、系统操作使用人员等。在会计电算化实施过程中，人员的培训是不可忽视的重要环节。

5. 管理制度

制定良好的会计电算化组织管理制度，是会计电算化工作成功的基础。我国会计电算化的管理体制是：财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位在遵循国家统一的会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下，结合本单位具体情况，具体组织实施本单位的会计电算化工作。

国家有关会计电算化的法规、制度和要求主要包括以下内容。

（1）《中华人民共和国会计法》中有关会计电算化的条款。

（2）《会计电算化管理办法》。

（3）《会计核算软件基本功能规范》。

（4）《会计电算化工作规范》。

1.2.2 会计电算化系统的功能结构

会计电算化系统的功能结构是指会计核算软件中具备相对独立的完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。主要包括如下功能模块。

（1）总账。总账系统是每个会计软件的核心，对会计软件是必不可少的。总账的工作量也是最大的，一般包括凭证的输入、审核、记账，账簿的查询和输出等。

（2）出纳管理。出纳是会计工作中十分重要的岗位，它担负着现金和银行存款的收付。出纳管理包括资金账簿与报表的查询、支票登记簿管理、银行对账等。

（3）应收、应付款管理。应收、应付款管理系统用于管理企业的往来账款。在市场经济条件下，企业的往来账管理的工作量越来越大，也越来越重要。应收、应付款管理包括往来单位管理，应收应付单据的录入、核销、转账及账龄分析等。

（4）报表管理。报表管理系统主要用于进行报表的编制、公式定义和数据生成、输出等。

（5）工资管理。工资管理系统用于进行职工薪酬的核算与分析管理，一般包括工资的编辑和计算、工资的发放、工资费用的分摊和计提、工资数据的输出等。

（6）固定资产管理。固定资产管理系统用于管理和核算企业的固定资产，包括固定资产增减变化、折旧计提、固定资产信息管理等。

（7）销售核算。销售核算系统用来进行销售业务的管理，主要包括销售商品的管理，销售中开票、收款、发货的管理，销售毛利的计算等。

（8）存货管理。存货管理系统主要用来管理企业的存货，包括存货代码的管理，存货的收、发、存管理，存货出库计价管理，存货核算等。

（9）成本核算。成本核算系统主要用来核算企业的生产成本，主要包括直接成本的处理、间接成本的分摊、成本的计算等。