1.1 会计电算化系统的基本概念

根据中华人民共和国财政部会计司1997年编写的《基层单位会计电算化》一书的定义：会计电算化是指由专业人员编制会计软件，由会计人员及有关的操作人员操作会计数据，指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。会计电算化的过程，用一句话来说就是一个用计算机替代人工的记账、算账、报账，以及部分由人工完成的对会计信息进行分析、判断和利用的过程。

会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是一门融计算机科学、管理科学、会计学和信息科学于一体的新兴边缘学科。

1.1.1 信息与数据

信息（information）和数据（data）都是会计电算化信息系统的基本概念和处理的基本对象，它们是两个既有联系又有区别的概念。

数据是人们对客观事物观察时记录下来的可鉴别的符号，是用于表示客观事物而未经加工的原始素材，是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，并能对客观事物的属性进行描述，如数字、字母、图形等。

信息是用某种方式对数据进行加工、解释后的结果，它表示数据的含义，而且能对信息的使用者产生直接的影响，也就是说信息是加工后的数据。信息必然是数据，但是数据并不一定是信息，数据包含信息，经过加工后有用的数据才成为信息。

会计数据是描述企业经济业务属性的数据，从不同来源、渠道取得的各种原始资料、原始凭证、记账凭证等会计载体上存在的大量描述经济业务属性的数据，都属于会计数据。

会计信息是指利用货币价值形式反映的企业生产经营活动中有关资金及其运动过程的情况，如资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润情况等，它是按一定要求通过加工处理后形成的会计数据。会计信息是企业管理信息的重要组成部分，并具有特殊的地位，它能连续、系统地反映企业的经营过程。

1.1.2 会计电算化系统与ERP系统

会计电算化是以计算机为主的信息技术在会计实务中的应用。它依托于计算机和电算化会计信息系统软件，随着信息技术的发展，会计电算化已紧密地融入整个企业的信息化进程，在发展进程中形成了多种会计电算化系统。

1. 会计电算化系统的种类

会计电算化系统有多种分类方法，按系统功能的多少以及与整个企业信息管理系统的关系可分为以下类型。

（1）计算机辅助计算。这种形式的电算化仅仅用计算机进行会计数据的汇总、打印以及输出等简单工作。这是会计电算化最简单的形式。

（2）简单的账务报表系统。这种形式的电算化只能进行记账凭证、总分类账、主要明细分类账和会计报表等会计业务的处理，可以进行简单的会计核算业务处理。

（3）会计核算系统。这种形式的电算化基本具备了进行完整会计核算的功能，能够处理复杂的会计核算业务。

（4）财务管理系统。这是一种在进行会计业务核算之外，还能够进行各种财务分析并能为预测和决策提供有效方案的信息系统。

（5）企业资源管理系统（Enterprise Resource Planning，ERP）。它的会计电算化系统已经成为整个企业信息管理系统的子系统，信息高度共享。

可见，会计电算化系统发展到现代高级阶段的形态就是ERP系统。但会计电算化系统不等同于ERP系统，会计电算化系统是ERP系统众多子系统中的重要组成部分。

2. ERP系统

ERP系统是一种整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。ERP系统将企业供应链上所有环节（如订单、采购、库存、计划、生产、发货和财务等）所需要的所有资源进行统一计划和管理，从而使企业能更加灵活、更加“柔性”地开展各项业务活动。

这里，以金蝶K/3 WISE V14.0为例。金蝶K/3 WISE V14.0主要包括下述模块（或子系统）。

（1）财务会计。财务会计模块主要包括总账、应收款管理、应付款管理、现金管理、固定资产、报表、财务分析等子模块。

（2）管理会计。管理会计模块包括预算管理和项目管理等子模块。

（3）供应链。供应链模块包括采购管理、销售管理、仓存管理、质量管理、分销管理、门店管理、进口管理、出口管理等子模块。

（4）计划管理。计划管理模块包括生产数据管理、主生产计划、物料需求计划、MTO计划、粗能力需求计划、细能力需求计划等子模块。

（5）生产管理。生产管理模块包括生产任务管理、重复生产计划、委外加工管理、车间作业管理、设置管理等子模块。

（6）人力资源。人力资源模块包括人力资源和工资管理等子模块。

（7）企业绩效。企业绩效模块包括目标管理、销售与运营计划、预算管理、管理门户、业务合并等子模块。

在此基础上，金蝶K/3 WISE V14.0还有一些扩展应用模块，如集团合并、移动商务等。

由此可见，ERP系统是一个庞大的资源管理系统，涉及的子系统众多。在ERP系统中，会计电算化系统属于财务会计模块，它与其他众多业务处理系统有着信息传递和共享的关系，是业务数据汇总的中心。

1.1.3 电算化会计与手工会计

在会计漫长的发展历程中，手工会计一直占据着主导地位，即会计人员靠算盘等运算工具运算，用笔墨登记账簿。随着技术的进步，计算机技术在会计领域得到了广泛应用，使得会计数据处理技术从手工会计阶段发展到电算化会计阶段。

1. 共同点

电算化会计与手工会计在本质上都属于会计信息系统，它们具有一些共同的特征。

（1）数据量大。会计信息系统以货币为主要计量单位，是对企业经济活动的连续、全面、完整的反映。因而，无论是手工会计还是电算化会计，所处理的数据量都比其他部门或其他管理子系统要大得多。

（2）数据结构复杂。会计核算过程既涉及某一核算科目的明细核算，还涉及核算科目之间的对应关系，在数据的内部关系上表现为树状与网状的交叉结构，使得会计数据处理流程比较复杂。

（3）数据加工处理方法要求严格。会计数据的加工处理方法必须严格遵守会计准则、会计制度和有关财经法规的规定。

（4）数据处理的要求高。会计数据必须全面、完整、真实、准确、及时地反映企业的经济活动，不允许数据处理出现任何差错。

（5）安全性、可验性要求高。会计信息系统的数据是反映企业财务状况和经营业绩的重要依据，不允许泄露、破坏、遗失。此外，会计信息系统中的数据不仅在处理过程中要经过层层复核，而且在事后任何条件下都要求能够进行检查和校验，为审核工作的开展提供必要的条件。

2. 不同点

电算化会计虽然与手工会计有许多共同点，但计算机在会计工作中的应用是会计发展史上的革命，电算化会计与手工会计相比，不仅是在核算工具和数据处理方法上的变化，而且在会计数据处理流程内部控制和组织机构等方面都有不同之处。

（1）信息处理的工具不同。手工会计的主要工具是纸、笔、算盘、计算器等，电算化会计的主要工具是计算机系统，在工作环境上有了根本的改变。

（2）会计信息的存储形式不同。手工会计的信息是存储在纸介质的凭证、账簿和报表中；电算化会计处理的各种会计信息，除打印输出的凭证、账簿和报表文件外，常以数据文件的形式集中存储在计算机的硬盘中。这些磁性介质所记录的数据，很容易被删除或篡改，使电算化会计在数据存储方面必然有更高的要求。

（3）会计信息的表现形式不同。为了使信息更便于计算机处理，尽可能减少汉字的输入，在电算化会计中大量的会计信息是用代码表示的。

（4）会计信息处理流程和人员分工不同。在手工会计中，会计业务处理一般按业务分工，信息存储由多人负责，年终结账后汇总保管；而在电算化会计中，信息的处理和存储比较集中，会计人员通常按系统功能进行分工，如将会计人员分为账套主管、操作员、系统分析员等，但业务数据由计算机系统统一进行处理，系统形成的信息也集中存储。

（5）内部控制方式不同。手工会计中，内部控制主要是通过人员间适当的职责分离和相互牵制，同时由人工完成各种检验和核对来实现的；在电算化会计中，会计业务处理均由计算机自动完成，内部控制在很大程度上取决于计算机会计应用程序设计得是否合理，以及是否在硬件和软件两方面采用了有效的控制措施。