1.3 会计电算化系统的实施

随着信息化进程的加速，企业面临着激烈的市场竞争，越来越多的企业家深刻地意识到，要想使企业在市场上具有竞争力，就必须建立电算化会计信息系统和现代企业管理系统。那么，怎样才能建立电算化会计信息系统？如何组织和实施会计电算化？本节将重点阐述这方面的问题。

1.3.1 会计电算化的实施过程

会计电算化工作的开展是一项长期的系统工程。为了保证整个工作的顺利开展，应该采用系统工程的方法逐步进行。一般企业会计电算化工作的开展大致分为准备阶段、模拟业务和新流程建设、平行运行与验收甩账、深入发展等阶段。

1. 准备阶段

准备阶段的工作是会计电算化实施的基础，主要包括可行性分析、投资准备、人员准备和系统安装调试等工作。

（1）可行性分析。这是会计电算化的第一步，目的是提出适合本单位的会计电算化系统建设方案。该工作主要由系统规划建设人员完成，需要全面考虑系统的适用性、发展性和投资规模等。

（2）投资准备。这是在确定系统建设方案后进行的准备工作。投资包括场地投资、硬件投资、软件投资、人员培训投资及试运行阶段的各项开支等。

（3）人员准备。人员准备是指为保证会计电算化系统的开发和运行，应配备相应的人员，并且结合会计电算化对不同人员的知识和技能要求，对原有会计人员和其他相关人员需进行不同程度的培训。

（4）系统安装调试。系统的安装调试包括操作系统的安装、汉字环境的安装和会计核算软件的安装，以及整个系统的适配等工作，它决定了系统运行的基础环境。

2. 模拟业务和新流程建设

在开始使用或改变使用新的会计核算软件时，应认真理解并掌握软件提供的每一个功能的含义及其操作使用方法。为确保系统运行的准确性和可靠性，应预先准备好一个会计期间的数据，在系统内模拟运行，并将其运行结果与人工系统处理结果对比，以便及时发现问题并进行调整。

在实施会计电算化后，会计电算化系统对业务数据的处理方式发生了根本性的变化，为了适应这种转变，需要重新研究和建立会计基础工作的规范化并确定实施会计电算化后的业务流程。这项工作主要包括以下内容。

（1）分析现有会计业务情况及未来的发展情况，为确定会计电算化系统的规模和要求提供参考数据。

（2）针对本单位的具体情况，委派专人配合技术人员重新制订新的工作流程和工作管理制度。

（3）会计人员职能岗位的重新划分。

（4）根据本单位的会计核算要求，整理和调整会计科目体系。

3. 平行运行与验收甩账

为了保证新使用的会计电算化系统运行无误，现行制度规定，“用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果”，才能通过验收甩掉手工账。

当企业自己根据财政部《会计电算化管理办法》和主管部门的有关规定认为本单位的会计电算化工作已经达到要求时，就可以向主管部门正式提出书面申请。主管部门接到申请后，组织验收工作组，对企业的会计电算化工作进行全面审核，并形成书面审核意见，上报主管部门。主管部门根据验收工作组的审核意见做出审批，签发通过验收的证书。

4. 深入发展

通过验收并不是企业会计电算化工作的结束，会计电算化的实施是一个从低级到高级逐步发展的过程，随着企业业务的发展和会计电算化的进行，对会计电算化系统从功能到内容都会有进一步完善和丰富的要求。会计电算化系统每前进一步，都应该按照上述实施过程循环进行，只有逐步深入和展开，会计电算化才能收到实效。

1.3.2 会计电算化的岗位设置

随着财务软件的运用，建立在原有的手工会计核算管理模式下的岗位分工与职权划分方法也将随之改变，新的岗位设置应结合企业规模、业务特点及所选择的财务软件模块等因素综合考虑。一般来说，企业的财务软件运用分为单机、多机和网络化等类型。网络化模式一般适用于大型企业，财务管理软件功能运用得较为充分，但对相应的计算机硬件、管理水平要求较高，在这种模式下的岗位设置较为复杂；单机模式一般适用于中小企业，由于企业的经营业务相对较为简单，对财务软件的功能要求侧重于会计核算，而对管理决策功能要求不高，因此中小企业的业务管理系统模块相对较少，企业的财务软件运用所要求的岗位设置也相对较为简单；多机模型介于单机模式和网络化模式之间，企业在经营管理中使用了多台计算机，如财务部使用财务软件进行业务核算，仓库使用仓存管理软件进行仓库业务管理，但受制于网络环境、经济条件等因素，只能对特定的经济业务进行管理，所设置的业务岗位还不能覆盖企业所有的业务活动，也不能与外界进行信息共享与交换。

无论是大型企业还是中小型企业，电算化会计的工作岗位均可分为基本会计岗位和电算化会计岗位两大类。基本会计岗位可分为会计主管、出纳、核算、稽核和档案管理等岗位；电算化会计岗位主要有系统管理、操作、维护及软件开发等岗位。两者可以在必要的职责分离的前提下进行交叉设置。

1. 岗位设置时须遵循的职责分离原则

职责分离是企业内部控制的重要内容，其主要目的是要预防和及时发现工作中所产生的错误或舞弊行为。对不同的企业来说，由于企业规模和经营业务的不同，职责的划分是有差别的。例如，在小公司由于员工人数较少，难以对工作做细致的分工，一个员工会兼有多种职责。即使如此，企业在岗位设置时，同样也要遵循一般的职责分离原则。以下是电算化会计岗位设置时应注意的主要职责分离的具体内容。

（1）业务活动与电算活动的职责分离。系统管理员、操作员、审核员等电算部门人员不得拥有企业日常业务活动决定和执行的权限，不能插手企业的业务活动。

（2）系统开发与数据处理的职责分离。软件开发人员、维护人员，不能兼任操作员、审核员和稽核员。

（3）计算机数据处理过程的各环节的职责分离。操作员、审核员和稽核员之间不能兼任。

（4）出纳员与计算机数据处理的职责分离。出纳员不准实施数据录入、记账、审核等会计数据处理的操作。

2. 常设岗位及其主要职责

如前所述，由于企业规模和业务的不同，岗位的设置会有很大的差别，以下是常设置的岗位及其职责，企业可以根据实际需要进行增加或简化。

（1）账套主管。账套主管在财务软件开发运用的前期阶段，负责制定企业财务管理、会计核算的各项制度，做好软件运用的准备工作，完成系统的各项初始化工作；在财务软件的运行阶段，负责财务软件运行的管理工作，检查系统操作员的日常工作，保证财务核算管理系统运行的可靠性、安全性，一般由会计主管担任。

（2）出纳员。出纳员负责有关现金、银行存款的收支工作。

（3）会计员。会计员负责处理在电算化条件下需要进行的必要的手工核算。其主要职责是按分管的内容汇集各类业务的原始单据，并根据各种原始凭证正确编制会计记账凭证。一般根据业务需要可设置多个专职会计员。

（4）操作员。操作员负责将审核过的有关原始凭证、记账凭证及其相关数据输入计算机，根据审核过的凭证进行记账处理，在机内登记账簿，并负责打印输出记账凭证、账簿、报表和数据的备份工作。一般根据业务需要设置多个操作员，操作员可由会计员担任。

（5）审核员。审核员负责对操作员输入的会计数据以及输出的凭证、账簿、报表进行审核，检查其数据和凭证的合法性、完整性、准确性，一般由会计主管担任。

（6）系统开发维护员。系统开发维护员负责计算机硬件、软件的日常维护，管理机内会计数据，培训相关人员上机操作和维护，并结合企业实际业务需要进行适当的软件二次开发，应由专职的技术人员担任。

（7）档案管理员。档案管理员负责会计档案资料的保管。可以由系统维护员兼任。

1.3.3 会计电算化的制度建设

计算机处理会计业务与手工会计的最大区别在于：计算机系统无法处理不规则、不规范的会计数据，因而对会计账务处理方法的规范化、标准化要求相当高。同时，会计核算方式的改变使企业原有的一些内部控制手段失去了制约和防范的作用，加大了企业风险。因此，企业在花高价购买了财务软件后，不能急于求成，在启用财务软件之前，必须踏踏实实地做好制度建设的准备工作，为财务软件正常、高效地运行打下良好的制度基础。管理制度的建设包括两大方面：一是会计核算制度的建设；二是会计电算化管理制度的建设。

1. 会计核算制度的建设

会计核算制度的建设，主要是通过制定合理的会计分工，通过核算流程的规范化，保证基础数据的准确、完整，以及会计处理方法的标准统一。在手工会计向电算化会计过渡的前期阶段，会计核算制度的建设应重点做好以下两方面的工作。

（1）数据收集和传递方式的设计。在手工会计下，会计数据的收集多以纵向流动为主，往往造成数据的遗漏、核算的重复劳动、信息难以在部门间共享等问题。使用财务软件后，财务人员的核算强度大大降低，数据的流动性和共享性大大提高，相应地，对数据的处理要求也大大提高，数据收集不及时或数据传递不恰当，都会影响软件的实际效能。因此，企业必须结合自身的业务特点以及软件的功能，设计制定具体、明晰的数据收集和传递方式，在保证安全性的前提下提高数据的共享性。

（2）会计核算方法的规范化。在《企业会计制度》《企业会计准则》和有关的行业会计制度中对企业会计业务的核算方法都有原则性的规定，企业使用财务软件同样必须遵守其中的基本原则。可以说，财务软件的运用，是促进企业自觉遵守财务管理的有关法律法规、实现会计业务核算规范化十分有效的途径，两者是相辅相成的。会计核算的规范化包括会计数据收集的规范化、会计业务核算方法的规范化以及会计信息输出的规范化等内容。在使用软件的前期阶段，企业一般应从以下方面着手提高会计核算的规范化水平。

一是对手工会计核算的具体方法进行分析，衡量其在电算化条件下的适应性。按照现行会计制度的规定，每个企业都有条件根据企业的业务特点，在几种可选方案中进行取舍，企业可根据软件功能进行适当的调整。例如，在使用成本核算模块的条件下，可以对成本核算制定更为科学的计算方法，提高成本核算的科学性和时效性。即使不使用成本核算模块，也可以通过细化明细核算，或者通过辅助核算，使成本核算由原来的大类核算细化到单品种核算，提高成本核算的准确性。

二是对财务核算的基础工作进行必要的整理。在电算化条件下，财务核算的标准化要求很高，为此企业必须对原来使用的业务单据、凭证、账簿以及企业报表，从格式和内容上进行全面的清理，从有利于发挥软件功能的角度出发制定标准化的填制要求。同时，要按照新的业务核算流程制定具体的岗位责任制度，实现岗位的合理分工和相互制衡。

2. 会计电算化管理制度的建设

会计核算手段的更新，必然要求在管理制度上有所创新，只有通过及时建立起严格的会计电算化管理制度，才能加强内部防范，保证企业在电算化条件下会计资料的安全性、可靠性，实现财务软件的正常运行，以充分发挥软件的设计功能。我国目前有关会计电算化的法律文件及规章主要有《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》《会计电算化管理办法》《商品化会计核算软件评审规则》《会计核算软件基本功能规范》等。在实施会计电算化前期阶段，首先要让会计人员学习国家对会计电算化的基本管理要求，而不能仅限于学会操作软件本身，以避免在实际操作过程中的违规行为。各企业在实施会计电算化时，要结合企业的业务特点制定出更详细、更具操作性的管理制度。一般来说，会计电算化管理制度主要包括以下4个方面。

（1）会计电算化操作使用管理制度。该制度主要有机房管理和日常计算机操作使用管理两方面内容。机房管理方面应注意的事项有：机房应严格禁止非工作人员入内，注意保持机房的环境卫生，严禁吸烟和随意安装电器，以防止意外事故的发生，并要制定处理意外事故的紧急措施规范。日常操作使用方面应注意的事项有：上机操作人员要严格限制，并按照各自的权限进行操作，操作完毕要及时退出系统，注意操作口令的保密，不能由一个会计人员用不同的密码去完成两项不兼容的工作。不得擅自安装或运行游戏软件，不能使用格式化和删除等非法命令，采取有效措施防范病毒和“黑客”的侵入。

（2）会计电算化操作记录制度。制定会计电算化操作记录制度，其主要目的是要通过对上机人员的操作记录管理，及时发现操作上存在的问题，分清责任，以利于系统的正常运行。应注意的事项有：上机人员必须以自己的口令操作，不得窃取他人口令，系统维护员应每天检查上机的运行记录，及时发现隐患，发生重大故障应及时向系统管理员汇报等。

（3）会计电算化系统维护制度。该制度包括硬件设备的维护和软件系统的维护。硬件设备应由电算部门统一管理和使用，专门用于财务核算和管理，一般不用于其他用途；软件系统的维护主要是参数的调整、数据的更正与恢复、会计科目的维护和软件的升级等工作。软件的维护必须在严格的权限条件下才能进行，并形成档案材料进行保存。

（4）会计电算化档案管理制度。会计电算化档案管理包括会计凭证、会计账簿、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理，以及磁盘数据的收集和整理等内容。应注意的事项有：会计资料只有经过会计主管和系统管理员的签字或盖章，才能作为正式的档案保存，办理存档手续时必须登记造册，尤其要加强对硬盘或光盘的档案管理工作，应坚持每天备份会计资料，并且备份盘上要注明形成档案时的时间和操作员的姓名。在实际工作中常出现一些单位对数据备份工作不重视而造成损失的现象，如一些单位未能坚持每天备份，导致机器一旦出现故障，账务数据无法恢复；不少单位对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题则没有相应的补救措施；另外，备份数据最好不要选择软盘，而应使用保存期较长、容量更大的移动硬盘或U盘。再者，会计档案最好采用激光打印机打印，或用电子账簿备份存档，以避免打印的文档字迹褪色，达不到规定的保存期限的要求。