【知识拓展】

一、订单的概念

订单，即订货合同，是指国内外的客户根据市场需求向供应商发出采购要约，并提出订货的数量、款式、价格、质量、交货地点及相关费用等要求的一种书面文本格式。家用纺织品有限公司订货合同见表1-2。

订单（合同）的签订对买卖双方都有一定的约束力，具有法律效力，同时，订单的内容要明确双方的权利和义务。例如，在订单签订的前后，供应商有义务按客户的要求进行样品的试制并提交给客户确认。客户应向供应商提供详细的样品制作工艺、质量、样品交货期以及样品的主要用途（展示样、推销样、测试样、大货样、船样等），使供应商在制作样品时能了解各种样品的制作要求，准时把符合客户质量要求的样品寄送到客户手中。

表1-2 家用纺织品有限公司订货合同

二、家用纺织品订单的生存周期

（一）订单生存周期的模型

订单的生存周期是指从接受顾客的需求信息至顾客收到所需要的产品所经历的时间。订单的生存周期模型根据客户关系的发展可以分为考察期、形成期、稳定期、退化期四个阶段。

1.考察期

考察期是指买卖双方相互考察、相互了解的阶段。主要表现在客户会下一些数量较小的订单合同进行试单，以此来评估供应商的生产能力、配合程度以及对产品质量控制的力度及态度，并且在这些因素的作用下，考虑供应商是否可以发展成为长期的合作伙伴。

2.形成期

形成期是买卖双方关系进一步发展的阶段。在这一阶段，双方的合作关系日趋成熟，订单的数量也会不断地增加，买卖双方既是合作的伙伴关系，又是朋友，双方的责任心更强，供应商会尽自己最大的努力去完成客户的要求。

3.稳定期

稳定期是买卖双方整个关系发展到最高的阶段。这个阶段，为了能更好地长期合作，双方可能采用合资开工厂的方式，进行资源交换，大量的订单会集中到供应商这边生产。双方的关系非常融洽，达到相对稳定的状态。

4.退化期

退化期是关系发展到一定阶段的必然趋势。这个阶段，由于供应商生产不足，质量控制不严，经营思路、理念的不合使双方关系退化。退化期的主要表现特点有：订单数量减少或转移到其他工厂，双方考虑寻找更合适的合作伙伴，产品质量的投诉索赔率增加，逐步开始交流合作关系的结束事宜。

（二）订单生存周期的跟单

一般情况下，根据不同客户的要求及企业生产进程安排的需要，每个订单生存周期的跟单大致可以划分为三个阶段：订单前期跟单，中期生产进程跟单，订单完成期的付运与结算跟单。

1.订单前期跟单

订单前期跟单是订单有序开展的首要条件，前期工作的效率直接影响订单生产的进程。在前期跟单中，跟单员必须要掌握家用纺织品的相关专业知识及订单操作的流程，要有良好的沟通协调能力，善于处理订单前期生产中遇到的实际问题。

2.中期生产进程跟单

中期生产进程跟单是订单生产的重要环节，也是需要跟单员同时去控制整个生产的质量和交货期的环节。中期生产进程跟单是大货生产过程中的跟进，控制生产过程中裁剪、缝制、成品的检验、后整理、包装的质量。

（三）订单完成期的付运与结算跟单

订单完成期的付运与结算跟单是订单大货生产完成后所要做的相关工作。跟单员需要具有良好的家用纺织品进出口国际贸易的基础知识，掌握付运与结算的相关知识及处理技巧。订单完成期的付运与结算跟单工作的有序开展直接关系到企业的生存，跟单员主要处理货物运输的方式、时间、数量、目的地、是否能及时收到货款等工作。

三、如何做好家用纺织品客户服务工作

家用纺织品理单跟单员必须要有较强的专业操作能力。熟练的岗位操作技能，做好家用纺织品的产品销售的服务工作，是每个家用纺织品理单跟单员每天的工作所必须面对的事情。家用纺织品理单跟单员可以从以下几个方面开展工作。

（一）订单合同

1.确保订单信息准确性

下订单前，仔细看懂客人的原始订单资料，包括面料、颜色、尺寸、款式结构设计图、缝制工艺，结合之前打的样品，如发现有不同之处要及时与客人联系，确认后可以下订单给工厂。给工厂下订单时，必须要写清楚面料，颜色，工艺等细节和具体质量要求，要提供原始的资料给工厂，如果生产中途遇到有修改的情况，必须要及时提供修改件给工厂。确保资料的及时性、准确性。

2.订单分发情况

需要给质检部所有辅料的图片，尤其是客供辅料或是第一次下单的辅料，包括宣传卡、不干胶、水洗标等，实样或图片均可。

3.包装资料的整理

客人的原始包装要求，如多种形式的混装，多种数量不同的装箱要求，都要提供给储运部。

同时要仔细核对原始合同的包装要求，结合以前出货的订单，与客人再次确认，信息准确、清楚、易懂。

4.修改件要及时下达

订单资料修改后，修改件传给工厂后要复印好，分发给相关部门，以免遗忘。例如改工厂、日期、目的港和SKU#、价格、数量、装箱数的订单得给储运部，改工厂、做法、颜色、包装方法、ITEM#、UPC#、SKU#、装箱数、数量的订单得给质检部，改工厂、价格的订单得给财务部。

5.标样的分发与留底

所有新订单下单后，必须给工厂盖过章的标样，同时给质检部两份，自己留一份。可以方便自己和质检部门检验、核对大货产品。

（二）辅料下单

1.下单时信息是否齐全

下宣传卡时，注明纸的克重、种类、卡的颜色、色号、送货工厂、交货期。列上注意点，附上可接受和不可接受的样品。

2.辅料留样

订单合同下单后，家用纺织品理单跟单员要做好辅料的留样工作。对新产品的辅料，家用纺织品理单跟单员要做好各类样品的确认和核对工作，确保辅料的品质到达客户的要求。

3.宣传卡进度的跟进

及时与宣传卡负责人保持联系，确保工厂按时交货。货到工厂后发邮件通知工厂清点数量，核对产品的颜色、尺寸规格、质量。避免收到其他工厂的或其他产品的卡，检验是否有色差。

宣传卡留底样一定得齐全，一是为了核对内容，二是为了留底便于下次下单时不用打印图片。留底样至少要各三张。

4.认真核对留底样

所有翻单留底样均需仔细核对，需核对以下几个方面：

（1）条码必须通过扫描。

（2）卡面上的颜色色差。

（3）条码与内容是否一致。

（4）图片上的颜色是否与卡上的色名一致。

所有新订单留底样均需仔细核对，需核对以下几个方面：

（1）条码必须通过扫描。

（2）卡面上的颜色与标样核对，卡相互之间是否有色差。

（3）条码与颜色是否一致。

（4）图片上的颜色是否与卡上的色名一致。

（5）尺寸换算是否正确。

（6）水洗内容是否与水洗唛一致。

（三）船样

1.船样要准确

客户要求的船样要及时准确地提交给客户，便于合理安排货物储运的船期，便于客户能及时地了解大货的品质、提前在商店预售、展示、推销样品。

收到订单后，先用现有的面料，任一色做一套样品作为产前样让客人确认花型及做法，等所有面辅料到齐后三天内给客人寄船样。家用纺织品理单跟单员一般情况下，船样要在大货储运前10天收到，并提交给客户确认。

2.翻单如何使工厂做到及时准确

每周对进度时，均催一次船样，使家用纺织品工厂养成及时送样的习惯。

3.船样的留底情况

留好第一次寄给客人的船样，贴好标签，注明日期，留好最近一次送样，如果下次收到船样，就换掉最近的船样。

（四）生产进度跟进

1.生产进度跟进

每个月都会翻单的老产品，本来工厂的交期就比客人交期早15～20天，基本上是不会晚的，如果晚，最多晚一周，基本不会有问题。直接去目的港的订单不能早出或晚出，稍有变动就得通知客人。对于订单晚出风险相对大一些，而且不太好商量的客户，要做好生产进度的跟进工作。

2.答应客人早出的订单应按答应的时间出

将答应客人交期告知工厂及储运部，而且要把这个信息写在日历上，时刻提醒自己不能忘。

3.及时告知客人有可能晚出的订单

每周与工厂对进度，对于有可能要晚的订单或自己觉得可能要晚的订单，必须更加关注生产进度。如果订单确实要晚出，得马上与客人联系，告知实际情况。

每周出货订单，须列一张清单给质检部，有变动的要写在纸上给他们。如果工厂有变动，问清楚后马上通知储运部，对不放心的订单或工厂，经常与储运部联系，看其有变动的是否与告知我们的情况不相符。对于因质量问题而少出或落下的订单，应及时与储运部交流，确保返工或重做的产品及时出运。

（五）产品质量

1.监督工厂实行小批样生产测试

列出哪些订单需小批样测试并告知工厂，通知其未通过小批样生产前，不可开裁生产，及时盯紧工厂，只要缸样有确认，就与其确定试样时间。

2.业务组应帮忙监督工厂的生产质量

每周去工厂看生产进度和质量，回来后写一份资料，告知其在生产产品的生产进度，辅料到样情况等。按标准的抽样方法抽样检验。

3.如何处理质检部的检验报告

对于质检部写得不清楚的检验报告，应问明情况，及时给予意见或建议，并及时与工厂联系。

（六）样品

1.寄样要及时

认真看懂客人及领导的邮件再下单，不清楚的地方要问清楚，一旦下单后，马上登记在生产进度表中，及时问清楚工厂的样品货号及日期。一周两次与工厂对进度，对于重要的样品要特别列出，经常同工厂沟通生产进度。

2.样品价格

收到新的面料时，马上去工厂询问价格。保证在两天内问出。有拼块、绣花等特殊工艺的样品，及时要求工厂报价，保证在两天内拿到。

3.样品卡片准确

所有样品卡片的内容，都要家用纺织品理单跟单员亲自再核对一遍，打卡片，打上去后再核对一遍。

4.及时告知客人要晚的样品

对于重要的样品，要特别留意，如有可能晚，就单独发邮件告知客人情况。

5.如何做好样品留样

样品留样要齐全，不齐的单独列出清单问工厂，没收到要坚持催，实在没布样的至少做法、颜色均要齐。收到工厂提供的新面料，客人确认后，马上让工厂给公司送1m来，做好留样工作。