1.2　数据源表格和报表表格区别对待

在和别人沟通Excel问题的时候，我比较喜欢用自己的学习经历来举例，因为学习Excel确实走了很多弯路。接触Excel有好几年了，我才有了数据源表格和报表表格的概念，如果刚参加工作的时候就能明确这两种表格，我的工作效率还能成倍地提高，Excel学习之路也不至于很坎坷。

我们经常说表格或Excel表格，为什么还会出现数据源表格和报表表格，Excel表格怎么能区分出这些？其实这两种表格是概念中的，而并非靠Excel固有的功能就能区分。在学习Excel的过程中，我们必须先将这两种概念的表格区分清楚，才能让我们在Excel学习之中更加通畅。

我们从小就被教育学习要打好基础，学习Excel同样如此，这个基础是从区分两种表格开始的，只有了解清楚这两种表格，才能更好地进行表格的设计和应用。

1.2.1　数据源表格

“大数据”突然铺天盖地而来，它的特点之一是海量的数据，对HR从业者来说，我们可能得不到海量的数据，但是大量数据是可以积累的，例如历年来的工资数据、员工离职数据、培训数据等。在这里所介绍的大量数据并不是处理过的数据，而是一些基础的数据。如果有人说他有历年来公司的离职率、离职原因分析等，这就不是基础数据，而是处理过的数据，对我们的工作意义不是太大，因为管理并不是固化的，我们每年不可能固定地用几项指标。如果有人说他有历年来公司离职员工的各项基本信息，那么这样的信息对我们分析员工离职的各项数据是非常有帮助的。

在日常工作中，很多人分不清数据源表格或者让数据源表格承担太多的“职责”，最终搞得不伦不类，导致在表格处理和数据处理方面，浪费大量的时间和精力，最后也有可能达不到想要的结果。图1-1所示为某公司的一个人事信息表，当然这个表不是他们公司的表，是笔者自己根据他们公司表格格式处理过的。根据这个表如果要统计各部门28周岁以上的女性，是否有头大的感觉？这仅仅是一项统计，如果按人力资源工作中的各项指标来统计，那么需要一个人用很长时间来专门统计这些数据，这样严重降低了工作效率。

数据源表格一般只是给数据统计分析人员看的，在没有汇总分析的情况下，给其他人看意义很小，我们不能指望一张表格能满足多项需求，千万不要把一张表做得不伦不类，结果满足不了各种需求，反而会给数据汇总分析造成困难。

地基牢固方能建起高楼大厦，在Excel表格操作中数据源表格就是这个地基，基础打不好，谈什么工作效率提高、数据分析、多维对比等都是枉然。因此，在设计数据源表格时应注意以下事项。

1.录入的数据是基本的数据

基本数据表现在录入的数据是最基本的，即基本不是通过数据计算得出的。为什么要说“基本不是通过数据计算得出的”，因为用Excel是辅助工作的，为了一些操作便利，我们可能还要用到一些处理后的数据，如人事信息表中的出生日期和性别，虽然能通过身份证号得出，但为了工作中的数据处理分析便利，还是将其纳入数据源表格中。

越是基础的数据，越能从中找到一些规律。例如每次培训的培训费用，可以将培训费用分为：教材费用、讲师津贴、交通费用、住宿费用等，以便于日后对各项费用进行分析对比。例如想要提高工作效率，缩短一件产品的加工时间，可以将加工分解为各个基本的动作，然后从各个动作中分析问题，找出提高工作效率的方法。

2.数据便于操作处理

录入、存储各种数据，就是为了用Excel的功能或工具如筛选、排序、函数、数据透视表等对数据进行汇总、分析，进而得到我们想要的结果。例如，录入人事信息数据是为了对人员情况进行多维分析；录入培训数据是为了对培训情况进行分析，以期从分析结果中找出规律、找出工作中需改进的地方，不断促进我们工作效率的提高。因此数据源表格中的数据要具备各种“变形”的能力，是各种汇总分析的基础。如何让数据具备各种“变形”的能力，学习了第2章的内容后我们会了解。

再来看图1-1，它明显不符合“数据便于操作处理”这一点的要求，进行综合分析的时候给我们造成了诸多不便。

1.2.2　报表表格

报表表格是相对数据源表格来说的，如果说数据源表格是给自己看的，那么不需要华丽的外表；如果数据源表格是给外人看的，那么报表表格就需要打扮得漂漂亮亮地呈现在众人眼前。

图1-2所示为年度人员流动情况统计表，该表可以说是一个报表表格，它是根据人事信息表汇总出来的数据，根据这个表格我们看到，报表表格的数据是从数据源表格中汇总计算而来的、它注意了排版的美观性等。