1.3　表格设计的正确意识

我们在接触Excel的初始阶段，也必然会面临自己设计表格的情况，有不少人认为设计一个表格很简单，因为知道需要统计什么信息后直接在表中列明相应的标题即可。有一次一位同行在网上传给我一张表，问我怎么能快速统计劳动合同期限。她说她问了其他人，知道用DATEDIF（）函数可以快速统计出劳动合同期限，但是她无论如何也统计不出来。图1-3所示为笔者根据印象做的一张表，中间省略了很多内容，看到她传来的表后，便先问她这表为什么设计成这样，她告诉我劳动合同起止日期放在一起看多方便。而在她问我这个问题不久，一个朋友截图问我问题，正好又看到了他的表格中劳动合同起止日期也是这样填写的，他说是他的上级要求他这样做的，理由同样是看着方便。

图1-3　劳动合同期限统计

Excel并不只是数据存储，它通过基础数据并不能反映出我们想要的结果，还要通过它强大的运算能力。问我问题的那个同行她知道用一个函数能计算出劳动合同期限，但她却忽略了重要的一点，那就是表格设计得不规范。

前面我举了一个数据源表格的事例，图1-4所示为一个简单的员工劳保发放签收表，仅这一个简单的表格，就能找出好几个问题。部门和发放时间完全可以放在表格标题中，表格的颜色也完全没有必要等。

图1-4　报表表格样表

无论设计数据源表格还是报表表格，都需要进行仔细分析。在我接触的Excel问题中，发现一个道理：Excel在HR工作的应用中，如果表格设计的科学了，几乎不存在什么高深的知识。Excel“高手”，只不过是我们操作Excel表格不规范造就的，这其中就包括表格设计的不规范。

对于规范化的表格设计，没有统一的标准，我们设计的表格能满足工作的需要，而且通过表格数据可快速得到各种处理过的数据即可。在设计表格时，不要拿过来就设计，一定要仔细考虑，如同分析工作一样，分析一下表格需要达到的效果、采用什么样的结构等，对于一些无用的信息或重复的信息也要剔除出去。因此，在表格设计时，一定要有大局意识、统一意识、长远意识和传承意识。

1.3.1　大局意识

大局意识就是在表格设计时要有大局观，表格设计和HR岗位晋升不一样，无论Excel新手还是老手，设计表格时都要有大局观。但初入HR这一行业的人员甚至是在这一行业工作了有些年头的人员，在能力方面都不一定会要求他们有大局观。所以在设计表格时，必须要考虑相关的人员及上下级对数据的需求，预估工作中可能用到的数据，而且要把设计的表格放在工作流程中的某一环节中考虑。

设计一个表格应用到工作中，最好的结果莫过于悄无声息地融入工作流程中，不会对和自己工作相关的人员造成工作量的增加。如在员工较多的公司，员工姓名重复或出错的可能性就越大，人事专员在设计人事信息表时考虑将员工编号设置成唯一性，员工编号作为检索条件，无论在查询员工的人事信息、工资明细还是培训记录时，都可以用员工编号进行检索，在很大程度上防止了出错。

培养表格设计的大局观，可以在每次设计表格时考虑：这个表格有什么作用，这个表格的数据是从哪个表或哪个人那里得来的，谁会在这个表格中获得数据进行工作，上下级或同级他们有什么数据需求……多考虑终归是没错的，以免表格设计不完整再进行返工。

1.3.2　统一意识

设计的表格，不能仅考虑这个表格适合自己使用，还要考虑这个表格多人操作时能做到统一，这个统一意识分为两部分：一是表格内的统一意识，包括格式的统一、录入内容的统一、保存名称的统一等；二是表格外的统一意识，这个统一意识并不是自己操作设计表格，而是要考虑将统一的表格设计意识传递给周围的同事，团队中所有的人都有同样的意识，这样团队中很多表格衔接的工作会变得很容易。

1.3.3　长远意识

人力资源工作中有人力资源规划，设计Excel表格同样要进行规划，不仅要满足当前的需求，还要考虑以后可能的需求，当前不需要的以后不一定不需要。例如，某公司做经营分析时发现这几年基层人员变化不大，但随着工艺水平的不断提高，公司产能反而呈下降的趋势。没过多久，人力资源部拿出了每个产品个人产能的对比表，发现有的产品个人产能提高，有的产品个人产能降低，这些数据源于这几年人力资源部在统计计件工资时，将生产部日报表中的内容随计件各项目一起输入表格中，当初就是考虑能多角度分析计件的各项数据，没想到在关键时候起到了作用。

工作不会一成不变的，随着公司的发展和管理水平的不断提高，需要的数据可能会越来越多，也可能会有一些数据用得越来越少，原来没注重的数据会越来越重视，所以设计表格时要有长远意识，将一些可能有用的数据录入其中，为以后工作带来便利。

1.3.4　传承意识

每个人都会有自己的工作思路，我们可能会调岗、晋升或者换工作，到了一个新岗位上有可能会和原岗位人员的工作思路不一样，但无论工作思路如何不一样，各项指标分析都可能会出现偏重，不过，这不能成为表格设计和数据存储改变的理由。如果表格设计时考虑的因素足够多，存储的数据足够大，无论用任何数据或任何指标，都能从数据表中引用计算。如同前面一样，我们可以影响其他人有同样的表格操作设计意识，同样都有统一意识和传承意识，都将该岗位需要的数据完善，我想无论在哪个岗位或哪个公司，我们的工作都会越来越得心应手。