四、Excel 2003的使用

（一）Excel 2003的基本知识

1．启动与退出

（1）启动

①双击桌面的Excel 2003应用程序图标。

②单击“开始”菜单中的“程序”级联菜单中“Microsoft Office”程序组中的“Microsoft Office Excel 2003”。

③在“资源管理器”或“我的电脑”中找到Excel 2003应用程序的存储位置，双击Excel 2003应用程序图标。

（2）退出

①单击标题栏右侧的“关闭”按钮。

②单击“文件”菜单，在“文件”的下拉菜单中单击“退出”命令。

③双击标题栏左侧的控制菜单框。

2.Excel 2003的窗口组成

（1）标题栏；

（2）菜单栏；

（3）工具栏；

（4）编辑栏；

（5）工作表编辑区；

（6）全选框；

（7）工作表标签。

（二）工作表基本操作

1．输入数据

Excel的数据有字符型、数值型、日期型等多种类型。

（1）输入字符型数据

①对齐方式。输入的字符型数据在单元格中自动左对齐。

②超长处理。单元格的宽度是有限的，当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时，如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示；如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来，调节列宽后会继续显示。

③数字字符串的输入。输入时要在数字字符串的左侧加入一个引导输入符号，即单引号。

（2）输入数值型数据

数值型数据是由0～9这十个数字与特殊符号+、-、.、（、）、%、，、E、e、$等组成的。

①对齐方式。输入的数值型数据在单元格中自动右对齐。

②超长处理。当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转换为科学计数法的形式，如输入 “5.68E+12”等。

（3）输入日期型数据

当输入的数据符合日期格式时，Excel将以默认的日期格式存储数据。日期的输入一般是用“-”或“/”将不同的数字分隔开，而且各个数字必须符合年、月、日的规则。

2.Excel 2003工作簿的编辑

（1）修改单元格的内容

①重新输入；

②在编辑栏中进行修改；

③在单元格中进行修改。

（2）复制数据

①利用工具栏复制数据；

②利用菜单复制数据；

③利用鼠标复制数据。

（3）移动数据

①利用工具栏移动数据；

②利用菜单移动数据；

③利用鼠标移动数据。

（4）插入数据

①插入整行或整列；

②插入单元格。

（5）删除和清除数据

①删除数据；

②清除数据。清除数据的最终结果是选定区域中存储的数据或存储这些数据的格式被取消，但单元格本身不会从工作表中消失。

3．函数

在单元格计算时会用到大量的函数，其中Excel 2003提供了11类函数，每一类有若干个不同的函数。

（1）常用函数

①求和函数SUM

其功能在于求各参数的代数和，最多可以有30个参数。

②求平均函数AVERAGE

其功能在于求各参数的算术平均值。

③求最大值函数MAX

其功能在于求给定参数的最大值。

④求最小值函数MIN

其功能在于求给定参数的最小值。

⑤条件函数

其功能在于按照执行条件表达式，根据不同的计算结果，函数返回不同的值。

（2）函数的输入

函数的输入可以“插入”菜单中的“函数”子菜单或通过单击“常用”工具栏的“粘贴函数”按钮来实现。

4．表格格式化

（1）数字格式化

①选中要格式化的区域。

②选择“格式”菜单中的“单元格”命令，进入“单元格格式”选择“数字”选项卡。

③在“分类”列表框中选择相应的显示类型，此时在右侧“示例”栏将会显示该类格式的实际情况。

（2）字符格式化

字符格式化与Word中的字符格式设置是类似的，区别在于进入“单元格格式”选择“字体”选项卡。

（3）单元格数据对齐与标题居中

①数据对齐

单元格中的数据在水平方向可以实现左对齐、居中、右对齐等，在垂直方向可以实现靠上、居中、靠下等对齐方式。

②标题居中

表格的标题通常输入在一个单元格中，要使标题居中，应该按表格的实际宽度进行跨单元居中，也就是要实现合并及居中操作。

5．工作表的管理

（1）插入工作表

先单击工作表标签中的某个工作表名，选中插入位置，然后选择“插入”菜单中的“工作表”命令，系统将在当前工作表的前面插入一个工作表。

（2）删除工作表

先在工作表标签选中待删除的工作表，然后选择“编辑”菜单中的“删除工作表”命令，系统会出现一个确认对话框，确认后即可删除。

（3）复制工作表

在同一个工作簿中复制工作表时，可以先单击工作表标签中的某个工作表名，将其选中，然后按住Ctrl键的同时将其拖动到工作表标签的目标位置。

（4）移动工作表

实际操作中，有时需要调整工作表的先后顺序，这就是工作表的移动。在同一个工作簿中移动工作表时，要先选中工作表标签中的某个工作表，然后直接将其拖动到工作表标签的目标位置。

（5）重命名工作表

双击工作表标签中该工作表名，使其反白显示，然后再次单击，即可重新输入表名。

（6）输出工作表

①页面设置

选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中，进行页面、页边距、页眉／页脚和工作表的设置。

②打印预览

打印预览可以模拟实际打印效果。选择“文件”菜单中的“打印预览”命令，系统将进入“打印预览”显示状态，单击“关闭”按钮即可退出。

③打印

在“文件”菜单中选择“打印”命令，将进入“打印”对话框，在“打印”对话框中可以设置打印机的状态，选择打印的范围、打印的份数等。

（三）Excel 2003的数据图表化

1．图表

（1）坐标轴；

（2）图例说明；

（3）数据标记；

（4）数据系列。

2．图表格式化

（1）先用鼠标左键选中任意数据系列，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“数据系列格式”子菜单命令，打开“数据系列格式”对话框，

（2）在对话框中单击“填充效果”按钮，打开“填充效果”对话框。该对话框有“渐变”“纹理”“图案”“图片”四个选项卡，选择一种并确定。颜色即可发生变化。

（四）Excel 2003的数据管理

1．数据清单

数据清单是包含列标题的一组连续数据行的工作表格，是特殊的表格，其中的信息是按表格的方式存放的，它是一个二维数据表格，数据清单可以通过“数据”菜单中的“记录单”命令进行方便的编辑。

2．数据排序

排序管理操作可将数据清单中的数据按某一列内容的字母顺序、数值大小以及时间顺序进行排序。可使用“排序”对话框进行排序条件的设定。

3．数据筛选

数据筛选就是将数据清单中的数据按照用户设定的条件选出满足条件的记录，而不满足条件的记录并不从数据清单中删除，而只是暂时隐藏起来。

（1）使用“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令，可以进入自动筛选状态。

（2）建立筛选条件区域，使用“高级筛选”命令，也可以达成目的，但需要注意首行包含的列标题必须拼写正确，与数据清单中的对应列标题一模一样。

4．分类汇总

分类汇总是指对数据清单中的某一列数据进行分类并统计计算。