6．没有必要的出差旅行

在今天和明天之间，有一段很长的时间；趁你还有精神的时候，学习迅速办事。

——歌德

 

詹姆斯在一家总部设在洛杉矶的出版集团担任图书选题的策划编辑，同时也负责金融方面书籍的策划和编辑工作。每年他都致力于寻找并签下20本有关证券投资管理、投资银行、证券分析及其相关领域的书籍。

他通过阅读《华尔街日报》、《有价证券管理杂志》、《财富》以及其他学术期刊和一系列商业杂志来寻找潜在的作者。此外，詹姆斯还经常通过电话与组稿公司、商学院教授和资金管理者进行交谈。他还常常为了参加各种出版论坛而出差，以寻找和签订新的出版合约，并试图了解金融界和资本市场的新动向。

“每次从这种专业会议回来，”詹姆斯对公司里的同事说，“我都会带回三到四个选题，其中至少一个肯定会在一两年内变成一本非常具有影响力的图书。”

对于詹姆斯来说，出差旅行是必不可少的事情，而绝非一种困扰。由于考虑到时间和金钱上的成本，他只在其他办法都不起作用的时候选择出差。他还会提前为每次出差提前认真地安排好与相关人士的会见，从早餐一直排到晚餐。他把出差的每一分钟都充分利用了起来。

商务旅行又称公干、出差，是商务人士以商务或者其他相关商务活动目的为导向的一系列活动的统称。商务旅行活动一般包括差旅、会展、商务考察、奖励旅游以及培训研修等内容。旅行是一个商务人士进行商务活动的必要组成部分。人们需要与产品供应商、代理商和顾客进行面对面的交谈，以建立良好的人际关系，有时候也需要参加一些会议，或者与其他地区的公司进行项目合作，结成良好的合作伙伴。

如果由于工作的需要，你也要去南方或者北方的某个城市出差旅行，那么你的出差旅行是否像詹姆斯那么有成效呢？你有没有为了参加一个不算重要的仅仅有两三个小时的会议而在途中耗费自己几个小时甚至十几个小时的时间呢？参加会议的时候，你有没有明确的工作目标呢？这些会议是否真的对你工作目标的实现有推动作用呢？你是否仅仅只是出于自己的义务而参加这些会议呢？在出差的过程中，你是否借机去观览当地的名胜古迹呢？出差旅行需要耗费你大量的时间，每个职场人士都应该对旅行的价值进行评估，这个价值可以通过对比收益和成本得出来。

当为了参加一个会议或者去外地的公司分部办理事情或者其他原因出差的时候，你应该仔细分析和找到花费在没有任何价值的那部分活动上的时间，比如，去机场或者火车站的途中、在候车室等待飞机或者火车、在目的地的机场或者火车站搭乘出租车、返回公司等。然后，仔细地估算一下这段时间内，公司所支付的薪水和补贴。把这个数字和你这次出差产生的交通、住宿以及餐饮等费用累加起来，同时与这次出差带来的实际效益进行比较，结果是收益大还是损失大呢？

然后考虑一下出差的机会成本：你待在办公室里工作所产生的实际价值是什么？如果没有出差，你可能已经做了一些非常具有价值的工作：

◆指导自己的下属提高他们的工作技能；

◆和一个重要客户吃饭，很可能因此而签订了一份新的订单；

◆为下属和工作团队制定出一个更有效率的工作计划；

◆通过电话与四五个潜在的客户进行有效的沟通。

若你发现出差所带来的实际收益远远不如在办公室中的收益，那么这次出差便是失败的。有些职场人士认为出差是工作过程中必不可少的内容，是一个人工作的一部分。这一点是毋庸置疑的。但并不是说所有的出差都是必须的，有些出差是可有可无的。很多旅行带来的经济效益可以通过一些成本更低的方式获得，比如举行电话会议、网络会议和视频会议等。如果你还没有尝试过这些做法，不妨研究一下这些潜在的可以替代出差的途径。

哈佛时间管理小秘籍

如果出差对你来说必不可少，那么，做一份出差旅行的必备清单是必须的。有了它，你就不会因为丢三落四而造成种种不便。下面是我们为大家提供的出差旅行的必备清单，希望能给大家带来一些借鉴：

（1）与出差任务相关的资料等工作专用物品一定得确保带上。

（2）应该携带的生活和其他用品：身份证、护照或其他学生证、军官证、单位证明等证件和现金、信用卡、会员卡，机票、车票或船票，手机及充电器，个人护理用品，巧克力或小饼干，笔记本，家门钥匙，等等。

（3）其他事项。全家出门要断水电、关煤气、闭门窗、清垃圾。掏出口袋、行李中与外出无关的物品。

其中部分项目应当根据出差或外出的具体任务、时间长短、天气变化和身体状况等因素进行相应的调整。短差可适当减少，长差要考虑适当增加。

在出差的过程中，你还应该充分利用旅行的时间。比如，带上足够多的文件，把在候机厅和出租车上的时间充分利用起来；如果你出差是为了参加一个会议，那就在抵达之前做好一切准备，这样不但可以确保会议的效果，还可以提升出行的价值。