5．无法控制时间

消磨时间不可能不伤及永恒。

——梭罗

 

32岁的时候，杰出的生物学家萨莉·霍德森就被詹纳大学的校长提拔为微生物学系主任，此前她没接受过任何领导方面的培训，这使得她面临很大的挑战：她发现自己正要领导一个由20个学术人员、10个技术助手、3个行政官员、多名秘书和打字员组成的部门。同时，她还需要继续自己的教学工作和其他重要的研究项目。各种类型的会议——研究小组的、部门的、学院的、学校的——看上去好像充斥着整个学期。然而，另一类会议——大型会议占用了她的一些假期。在个人方面，她也有许多事情需要处理：父母的联络、学校理事、教区议会等。有时候她觉得，自己之所以被提拔为微生物学系主任是因为没有其他人想要这个职务。

萨莉如此繁忙，以至于她发现自己已经没有时间准备必要的会议了，或者是材料很难跟上议程的步伐，使会议的议程经常要调整或是会议经常被拖延。她私下还对她的丈夫说：“我觉得我参加的大多数会议都是在浪费时间，这些会议有一半时间要花在讨论会议的主题上。通常这是个大多数人对很小的错误说得太多的问题。”

她丈夫一边看报纸一边说：“亲爱的，你既然已经意识到这个问题，那为什么不采取措施呢？”对于妻子关于会议令人厌倦的抱怨，他已经习惯了。

萨莉说：“我能做什么？其他人有的迟到，有的早退。对于会议的议程，他们各抒己见，很少坚持一个主题。像部门的信纸这样小的项目他们能花上一个小时的时间。而对明年的研究经费谈了不到五分钟就不再考虑了，这是没有任何希望的。会议拖延两个小时或更长的时间，从来没有任何人看上去达成了什么共识，更不用说做了什么有用的事情了。”

表面上是她自己陷入了时间的陷阱，无法控制自己的时间，同时她也在浪费别人的时间。其实是她没有用时间认真安排会议使会议经常被托延或是使会议的议程一变再变。这些失控使得大家的讨论陷入了无休止的闲聊之中，以至于最后，会议的进程通常处于混乱之中。你觉得萨莉·霍德森能对她的会议做出哪些方面的改进呢？

开会被职场人士看作是职场中最常见的事情，但这些会议真的有价值吗？美国两家著名的管理顾问机构——管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司推出的“白领会议状况”调查显示，近八成的职场人士认为自己所参加的会议2/3是在浪费时间，超过五成职场人在开会的时候没有集中注意力，六成的职场人因为对会议的主题不感兴趣拒绝当众发言，近六成职场人没有为会议做任何准备。

会议是我们工作过程中必不可少的环节，在会议上可以交流工作进度、鼓励员工更加努力地工作、碰出创意的火花。根据美国那两家机构的调查显示，近五成职场人认为自己的会议比较多。相比较而言，从事客户服务工作的职场人士中有六成表示会议多。排在第二位的是从事审计、财会、统计的职场人士，比例为58.8%。其次是从事文案、编辑、传媒、影视、新闻的职场人士，认为工作会议比较多的比例为58.5%。

绝大多数的职场人士尤其是经理人会在会议上花掉30%～50%的时间。如果这些会议可以帮你高效率地实现目标，那么这些时间还不算太多。如果没有帮助你实现工作目标，这就是大大的浪费时间了。

有些职场人士认为，工作上的变化使得大家参加的会议越来越重要。这些变化包括向员工授权、更大程度地依赖跨部门的工作团队开展工作、更多的需要意见统一的决策和公司之间联盟数量的增长等。不管我们经历的会议基于什么样的原因，会议永远都是公司生活中不可或缺的一部分。

我们常常会听到对于会议的抱怨，不过，那些发牢骚者并不是针对会议意图，而是针对那些被浪费掉的时间。这些浪费时间的会议：

（1）是没有必要的；

（2）没有根据会议的议程进行；

（3）会议变成了大家的闲聊；

（4）会议超出既定的时间；

（5）由一两个领导人发起并包揽全部对话；

（6）没能作出决策或委派人员开始行动；

（7）不能让人们对各自的任务负责。

踏入社会后，你参加过的会议有没有以上这些特征呢？如果有的话，那就难怪你觉得它们在浪费大家的时间了。与之相反，那些成功的、有意义的会议，则能够让参加会议的人感觉他们正在分享有价值的信息、参与一个主要的决策或是完成一项很重要的任务。如果重要的事情被解决了，人们是不会抱怨这种会议的，他们甚至因为过分投入而忘记了时间的存在。

哈佛时间管理小秘籍

不管是何种类型的会议——从正式的委员会到在你的房间里两三个人的非正式会议——都会牵涉到其他人。也正是因为这种群体参与性，使会议中普遍有一种潜在的时间威胁。如果你不懂得慎重对待，尤其是你在名义上主持会议的时候，它们便会用浪费的方式占用你的时间，使会议的时间超出计划。

在开会之前，你应该考虑以下七个关键问题：

（1）如果我们不开这个会，将会发生什么？

（2）我们究竟为什么要开这个会？

（3）这个会的最终结果是什么？

（4）会议需要我们多少时间？

（5）谁来主持会议？

（6）怎样才能安排得最好？

（7）会议应该什么时候开——现在是不是合适的时间？

除非你能满意地回答这些问题，否则不要举行会议。会议是为了节省时间。不管是作为主任还是成员，你都应起到自己的作用，确保会议按时举行和结束，并以最有效的方式完成任务。