1.7 几件事同时汇报，先说哪件

情境

你要去领导办公室汇报工作，有两件事要和领导说。第一件事是领导让你送到市卫生局的请示已经送过去了，对方说等领导研究之后回复；第二件事是劳务派遣公司派来的人员在办理劳动保险过程中遇到一些问题，涉及人数比较多，情况比较复杂。你要先汇报哪件事情呢？

 

情境分析

这样的情境在工作中是一定会遇到的。如果只有一件事情需要汇报，最优的汇报方式当然是结论先行——总分总结构。有两件或三件事情，难度就加大了。如果一件事情复杂，另一件事情简单，要先说哪件，后说哪件？如果一件事情重要，另一件事情不重要，要先说哪件，后说哪件？一件事情领导听了会高兴，另一件事情领导听了会不高兴，你要先说哪件？

 

当必须汇报几件事情的时候，基本原则如下。

一事一议

汇报的时候，不要把几件事情混着说，这样信息庞杂、混乱，会影响领导的决策思路。一定是先解决完一件事情，再解决另一件事情。

 

先易后难

当有几件事情同时要汇报的时候，需要对汇报顺序进行排定。如果一件事情很难，另一件事情很容易，要先汇报容易的事情，后解决困难的事情。首先，这样做可以避免在第一件事情上纠缠过多时间，第二件事情的决策时间不够；同时，也能够树立解决问题的信心，更重要的是领导容易在比较轻松的状态下做决策。

 

先重要后次要

所谓重要的事情，是指可能对全局产生影响的、领导非常重视的事情，这样的事情在汇报的时候一定要放在前面。对于新人来说，分清事情的轻重缓急也是一件不容易的事情。

王总的秘书休产假了，李欣临时接替了秘书工作。能够在总经理身边工作，李欣觉得非常荣幸，也非常珍惜，加上自身比较聪明，很快就适应了工作节奏，王总对她也比较满意。这一天，华南地区经理给王总打电话，说华南地区的供应商集体提出提高利润率的请求，想请王总指示。王总此时正在开会，李欣就对华南地区经理说：“等王总开完会一定转达。”王总开完会时间比较晚了，还要赶一个饭局，匆匆忙忙就走了。

第二天，王总把李欣叫到办公室，批评了她，说：“这么大的事你为什么不汇报？这是对公司全局都有影响的事情，你知不知道？”

李欣也很委屈，因为她确实不知道这件事情这么大，如果知道一定不敢误事。

如果你暂时分不清事情的轻重缓急，可以向经验丰富的同事请教，也可以征求领导意见。

 

标准话术：领导我有两件事情向您汇报，一是……二是……您先听哪件？

 

先紧急后常规

有些事情在时间的要求上比较紧急，比如，发生安全生产事故、马上要开始的会议、发生投诉等，需要在短时间内做出决策。和日常工作比起来，这样的事情在汇报的时候要放在前面。

 

先高兴后生气

领导也有喜怒哀乐，领导也会情绪波动。如果领导处在盛怒之下，最好不要汇报，因为一个人在生气的情况下很难理智决策，可以等领导的心情平复下来再汇报。

如果有两件事情，你预计领导听到一件事情会很高兴，听到另一件事情会很生气的时候，一定要先说高兴的事情，再说让领导感到烦恼、生气的事情。

 

我们在汇报的时候还要注意一些其他事项：领导的状态，对决策结果进行确认，以及场合、角色、程序。

 

注意领导的状态

我在企业担任人事经理的时候，曾经遇到这样一件事。

主管对我说：“经理，为了调动员工的积极性，让员工更有归属感，我建议这个周末组织员工郊游，让一线员工出去放松一下。”

我：“可以考虑，你看要多少费用？准备去哪玩？我好向刘总汇报。”

主管：“距离不太远又很方便的地方也就是北陵公园了，您看行吗？我算了一下，门票加上午餐大概3000元。”

我：“哦，好的，一会儿我去向刘总汇报一下，看看他是否同意？”

于是我走进了总经理办公室，看见财务部门的人员正在总经理办公室算账，于是说：“刘总，我一会儿再来吧！”

刘总看了一眼正在算账的财务人员，说：“没事，你说吧，什么事？”

我：“前一阶段大会战，一线员工都很辛苦。为了调动员工积极性，人事部想在这个周末组织一次一线员工的郊游活动。费用不高，大概3000元，地点也不远，就在北陵公园，也不需要雇车，大家自行到公园门口集合就行。”

这时财务经理走了过来，对刘总说：“刘总，您看这个账目，我们想这么调，行吗？”

刘总一边走一边对我说：“我忙着呢！费用不高，你们自己定吧。”

于是我回来对主管说：“领导同意了，你去操作吧。”

第二天，刘总见到我，问道：“你昨天和我说，员工要去哪玩？花多少钱？”

我：“去北陵公园，3000元钱就够了。”

刘总：“最近总公司要来审计，我这焦头烂额，你们还有闲心出去玩？”

我：“已经和员工说了，也布置下去了，员工都盼着呢！要是实在不行，就取消了？”

刘总叹了口气：“行啊，都说了，就那样吧！”

在这个案例中，我觉得已经表达得很清楚了，却忽略了沟通对象的状态。当接收信息的一方比较轻松的时候，你的信息才能有效到达。如果接受一方正处在情绪中，或者受到其他因素的干扰，信息的传递就会受到阻碍，领导的决策也会受到影响。

 

注意对决策结果进行确认

学员给我举过这样一个例子。他们基层单位的财务部门经理接到总公司领导的电话，要求他们统计一个数字，从基层单位的领导到财务部员工都非常重视这件事情，利用周末加了两天班，把前几年的账本都翻出来了，反复核对，确认无误后在周一一早就上报了，满以为会受到表扬，结果挨了一顿批评。因为领导让他们统计的是最近五年新增房产的面积，而他们计算的是最近五年新增房产的购买金额。

这个例子非常典型。我们认为已经充分领会领导的意思了，但受众多因素影响，这个理解不一定是对的。为了避免工作出现误差，一定要和领导确认。

当然很多时候，确认也是对自己的一种保护。

经过一段时间的工作，小王发现刘总经常会忘了说过的话，使自己很被动。比如，上次招聘来一个文员，刘总当时说的是月工资3000元，等到审工资表的时候，刘总看着工资表问她：“谁给文员定的3000元的工资？这个岗位也就2800元。”小王百口莫辩，只好自己默默吞了苦果。下次再遇到这种问题，小王就会拿出本子，把刘总说的事情记下来，并且和刘总再确认一次。

这种确认可以是口头的，比如：“领导，我把您刚才的话整理了一遍，我说说，您看看我理解的对不对。”也可以是书面的，比如，给领导以汇报工作的形式发微信，可以这样说：“领导，按照您的……要求，我想这么做，您看可以吗？请指示。”也可以像例子中的那样，用本子记下来，再口头确认。这样的确认更有仪式感，一般领导就不太容易遗忘了。

 

注意场合、角色、程序

销售部的秦明刚到公司时间不长，小伙子很机灵，总经理几次交代给销售部的任务，销售部经理交给他都圆满完成了。总经理对他很信任，有时候也会越过销售部经理单独交代他一些工作。有一次，总经理到销售部来，秦明当着全体同事的面对总经理说：“总经理，您昨天交代我做的事情，我都做完了，一会儿给您送去。”总经理笑了笑，没说话。秦刚回到工位继续工作，突然桌上的电话铃响了，销售部经理让他到办公室来一趟。到销售部经理办公室之后，秦刚发现部门经理的脸板着，没有了往日的笑容，很严肃地问他：“你最近的那几个单子，都完成得怎么样？给我汇报一下。”而且，秦刚发现部门同事对自己也更客气了，客气到有点儿生疏。

问题出在哪了呢？出在秦明没有注意场合、角色、程序。总经理单独布置给你的工作任务，一定要单独向总经理汇报。因为有时候你并不能理解总经理把任务交给你背后的深意；当着那么多同事的面向总经理汇报有越级汇报的嫌疑，也有炫耀的意味，这种行为特别容易引起主管领导和同事的反感。