风雨过后是彩虹——人天书店2006年中期工作报告
不经历风雨,怎么见彩虹。
人天书店2005年店庆的场景我想大家还都记忆犹新,中国人民抗日战争胜利纪念雕塑园是我们的舞台。那时正值中国人民抗日战争胜利60周年,人天书店的全体员工,被中国人民奋勇抗战的伟大精神所震憾、所鼓舞、所激励。这一年,也是人天书店7年中发展最快、最辉煌的一年。人天书店自1998年成立以来,一路高歌猛进,连续7年保持着年100%的增长率。7年,使一个名不见经传的民营企业发展成了业内的领先者。7周年店庆那天,人天书店全体员工沉浸在无比的喜悦和自豪之中,很多人都醉了,醉在中国人民伟大的民族精神中,醉在人天书店的辉煌发展中。我想那一刻,每一位人天的员工都会从心里产生一种自豪感,为祖国自豪,为人天骄傲,为自己是个中国人自豪,为自己能成为人天的一员而骄傲。
7周年店庆之后,一场尽人皆知的暴风骤雨使人天书店经历了一次历练和洗礼。我们中间的许多人,都经受了一生中从未承受过的牢狱之灾。这场风暴的起因、过程,我想每位员工都已清楚,尤其是在《新京报》的记者7月19日的文章发表后,董事长邹进为了澄清事实,写了《邹进有话要说》一文,使此次“人天事件”的真实情况公诸于世。因此,我在本报告中不再赘述“事件”的来龙去脉。我想要说的是面对这样一场到目前为止仍尚未结束的风雨,我们应有的态度和反思。
对于“事件”本身的性质,目前为止我们还没有得到结论,但“事件”所涉及的内容以及产生的社会、政策背景已比较清楚了。就“码洋开票,折让现金返还”的折让方式而言,确实不是我们人天书店的发明,由人天书店为此承担责任确实不公平。但通过此事的发生,我们换个角度审视一下公司内部的组织、管理构架,以及一些政策的制定却也会发现诸多的问题:一是公司的组织构架、运营机制的抗风险能力太弱,牵一发就会触及全身。二是对财务知识、做账方法的理解、掌握和运用出现了一些问题,致使本可以合理做账的一些方法未能采用,合理票据未能入账,相反却采取了一些不合规定的方法。三是公司的管理制度、业务政策的制定本身有许多不完善的地方,出现了一些制度漏洞和盲区,再加上监督、执行力度不够,使得公司的个别员工做了一些不应该做的事情。对此,公司尤其是我和邹总有不可推卸的领导和管理责任。在此,借8周年店庆之日,我代表公司及董事长,向全体员工尤其是各办事处涉案的员工表示深深的歉意。在狱中的那些日子以及这半年以来,我,我想董事长也一样,最大的感受是自责,最多的时间是反思,最重要的工作是学习。反思过后,我们开始研究并建立了新的公司组织构架,制定了更安全可行的管理政策和业务政策。
人天经历了一场风雨,并且到目前为止这场风雨还没有过去。处在这样的形势下,人天人应该如何想,应该怎样做?这是今天我代表公司给每一位员工出的思考题。这道题的答案就预示着人天的明天与未来,而且答案就掌握在每一位人天人的心中。记得在今年年初公司召开的供应商大会上,大连理工大学出版社发行部邓主任说:“一个企业出现危机,就如同正常人患感冒一样并不可怕,世界上没有一个企业在它的成长过程中一帆风顺,从不出现危机。问题的关键在于当企业出现危机时,这个企业所采取的态度和处理危机的方法。”人要生过几次病才会产生抗体,企业也一样。
尽管人天“捅”了个世人皆知的大“娄子”,今年上半年的业务量与去年同期相比下降了三分之一,但不是还有那么多我们的上游——出版社,我们的下游——图书馆一如既往地相信并支持着我们吗?今年参加人天供应商年会的人员比往年都多,参加人的职务比往年都高,多数出版社都派来了社长和发行部主任。这不就是对人天最大的信任、重视与支持吗!科学出版社的代表说得好:“我们都希望并且坚信人天不会愧对你们的名字,人天人一定会顶天立地!”
自去年的“事件”发生以来,我们的大多数客户都受到了检察机关的调查,但绝大多数客户仍然信任我们,并一直与我们保持着良好的合作关系。2006年的期刊报订量比2005年增长了近2000万元。
2005年10月31日的那场疾风以及2006年2月22日的那场暴雨,降临到一个尚未长成的企业和平均年龄只有二十几岁的企业员工头上。这种冲击,这种震动,这种痛苦,每位员工都感受到了,可大家都挺住了,而且还那么沉稳,那么团结,那么敬业!
我们感动!我们的客户让我们感动,我们的供应商让我们感动,我们的员工让我们感动,也让我们的客户和我们的供应商感动!
正视人天的处境,认识到今后图书馆配供的竞争力体现在哪儿,上半年,公司首先对公司组织结构进行了如下调整:一是成立数据中心,将数据编制、数据加工等相关部门统一划归数据中心管理,这样可保证数据标准的格式统一,管理统一,防止了数据的重复编制,并可以根据需要,对数据加工人员进行协调使用。二是业务管理部与客户服务部合并,对市场进行分片,由专人进行一条龙服务。三是采访部和汇总部合并,使采访数据与订单数据的互动修正更加快捷。四是将在首师大图书馆的可供书目展厅移回到公司并加以扩大,在总部的一楼建立新书展示厅,这样既节省了租金又可增加了样书品种。
机构调整后,公司要求各部门对以前的工作流程、岗位责任制进行了修订,以使企业管理制度更合理,更完善。
上半年,公司除了对原有的应用软件进行了功能性扩展开发外,另外还新开发了两个程序软件,一是分拣流程软件,二是结算应用软件。这两个软件的开发与使用,不仅提高了工作效率,更重要的是减少了人工操作、计算环节,使工作质量有了保障。
在市场开发方面,针对高校第一阶段的评估工作接近尾声,今后高校购书将趋于理性与平稳的形势,公司认真分析了图书团购业务的未来走向,确定了企业新的市场主攻方向。在去年年底小试图书批销业务的基础上,从今年4月份起全面启动了图书批销业务,成立了批销部。下半年我们还会有新的业务启动。为配合这些新业务的开展,公司已与一家较有实力的公司建立了战略合作关系,让他们的图书采配基地成为我们的现采场所,也就是我们俗称的“大库”。截止到8月10日,大库库存图书品种已超过8万种,公司目标是常年保持1.2万个图书品种。
还有一点特别要提及的是,在人天书店最危难的时候,我们的回溯建库业务却有了快速的发展。今年上半年共签订了12份回溯建库协议,该项业务正在稳步、顺利地进行。
期刊的批销业务也在开展之中。对于我们这样处于发展中的企业,多元化可能不是我们可取的策略,但在同一行业内进行多元化发展,即同心多元化对我们是有利的。总之,我们不会离开图书。
人们常说:“不经历风雨,怎么见彩虹?”今天,我要说:“只有经风雨,方能见彩虹。”邹总已经说:“人天的涅槃就在眼前,所有人都在注视着人天的新生。”我想,你们一定想说,也一定敢说:“相信我们吧,我们已经经历了风雨,人天的涅槃就在我们手中。”
2006年,不论是对公司,还是对每位员工,尤其是对办事处的同志们来说都是非同一般的一年。现在离年底还有4个多月的时间,人天书店是否能够真正地走出低谷,重整旗鼓,除了更理性的思考、更发奋的斗志以外,还有一个最重要的实质性指标就是看能否在2007年的期刊报订上保持或者超过今年的指标。2007年的期刊报订量与往年不同,它不只是个反映业务量的指标。自公司摈弃码洋开票的折让方式后,市场与客户能否接受人天的倡议,能否真正相信人天已度过危机,2007年的期刊报订量就是个试金石。如果我们能够通过原有的期刊客户保持住2006年的报订量,通过新开发的客户来增加报订量,那就意味着,人天因此次“事件”造成的市场危机、信誉危机已经过去,2007年的图书市场将会很快恢复。否则,人天将会经历一个很长的阵痛期。
因此,后4个月,后方的员工应该努力做好2007年期刊报订的各项准备工作,前方的业务员要赶快兴奋起来,积极投入到客户的开发和维护上,想尽一切办法确保2007年期刊报订指标的完成。
由于没有估计到这场风暴的影响,所以公司年初制定的2006年图书销售指标仍是3个亿,与2005年持平。但从前8个月的实际完成情况来看,完成这个指标已不现实。这是人天自成立以来第一次没有增长,第一次往下调整指标。这不怪大家,大家已经尽力了,甚至可以说比以前更尽力。尤其是办事处的经理和业务员们,他们上半年经历了太多太多,受了不少苦和不小的惊吓。在他们失去自由的那些日子里,想得最多的不是自己的委屈,而是担心市场是否受到了损失,公司是否还好。4月份,我和董事长到一些办事处走了一圈,目的是想慰问和看望一下刚从看守所中走出的同事们。我们担心他们的身体,担心他们的精神状态,因为我们体会过看守所的日子。我们想给他们诉苦的机会,想承受他们的抱怨和发泄,这是应该的,毕竟他们都很年轻,心理承受能力不会太强。可我们错了,错想了他们,低估了他们。可以说,我们所到的每一个办事处,每一位经理和业务员,他们的精神状态让我们感动,让我们惊喜,更让我们放心。没有一个人诉说,没有一句抱怨。在叙述这次经历的时候,他们面带微笑,语气轻松,好像这些经历是发生在别人身上一样。谈起工作、谈到市场时,他们都眉头紧锁,表情严肃。他们在评估这次事件的影响,他们打算采取应对措施,为了能使公司保住市场,他们甚至愿意辞职让位,无条件地服从公司换防的安排。一切为了公司,一切为了市场。因为他们热爱公司,热爱人天。我们福建省办事处经理张梅珍的来信这样说:“自从西安回来我已彻底调整了心态,开始以很诚恳的态度一一拜访了福州的客户,我什么都不怕了。请领导放心,我会尽力将福建市场挽救回来。我想经过这一场风雨,会留下来的都是一些舍不得离开公司的人,也是愿意与公司荣辱与共的人。”而只有当夜深人静的时候,他们才会独自品味一下自己的苦痛。这是什么精神?这是大公无私的精神,这是勇敢无畏的精神,这是理想主义的精神,总之,这就是人天人的精神!
“遥知兄弟登高处,遍插茱萸少一人。”在我们庆祝人天书店创建8周年的日子里,我们发现在我们中间少了一个可爱的兄弟,他就是河南办事处的经理李现臣,我们想念他。在他刚刚上任河南—山西大区经理的时候,就因为“人天事件”而身陷囹圄。我们还记得去年,他站在报告厅的演讲台上向我们演讲时的情景,他赢得了一阵阵热烈的掌声,他也在掌声中陶醉。那是展现在所有年轻人眼前的一幅美丽画卷,那是蘸着海水就要喷薄欲出的一轮红日。今天,他正在接受人生的一次考验,这考验是身体上的,更是思想和意志上的。让我们相信他,并为他祈祷。
第二个要提的是采购部。处在这样一场危机之中,公司的信誉受到怀疑是很自然的。一个企业发生信誉危机是最可怕的一件事,在去年年底的那个紧急关头,采购部的全体员工与公司同心协力,充分发挥了他们的智慧,稳住了供应商,避免了公司财政危机,保证了公司资金链的安全。今年上半年,在回款出现问题的那段时间,仍然保证了采购的连续性。
任何企业都不想出现危机,但这次危机却给了我们一个机会,使我们检验了人天的干部队伍,验证了人天人的品质。一个企业硬指标的暂时下滑并不可怕,只要企业的发展战略不发生大的偏差,企业的管理团队稳定坚持,企业的管理制度严谨有序,这个企业就能长治久安。
尽管从外面看人天,都觉得人天井然有序,可我们身在其中的人心里最清楚,体会也最深刻。推诿扯皮的现象每天都在发生,每个部门都有发生,工作效率就这样在推诿扯皮中降低了,团结协作的精神被破坏了,人们的精力被耗尽了。我作为总经理,每天听到的、遇到的,不都是团结合作的愉快声音,也不都是你追我赶的竞赛场面,我想大家会比我更深有体会吧。我认为这才是最可怕的事情,对于一个企业,它要比业务量暂时下降的危害性更大。因此,我要求每一位干部,每一位员工要认识到它的严重性,要主动克服这种现象。在这里,我要特别向大家推荐我们的期刊部,他们是一个团结协作的集体,他们认真执行公司交办的每一项任务,在与其他部门的合作上,处处为他人着想,像对待客户一样对待兄弟部门的同事。期刊部的两位经理杜文武和周芳,值得大家学习。
还要再谈执行力的问题。在报告的前部,我提到了上半年公司根据新的组织构架,重新修订了管理制度、岗位责任制。可制度再好,再完善,不执行或执行不到位,也还是一纸空文。这个问题,我多年以来一直在强调。但请大家仔细想想,检查一下,有多少人把这些制度当作我们日常工作遵照的准则了?有多少干部是每天都在用这些制度要求、约束、检查你们部门的员工了?我每天接到的投诉都很多,几乎都是对非本部门的投诉。人都有一个共同的特点,就是对他人的问题看得最清,要求他人比自己严格。这是为什么?这是因为人们往往只用眼睛看人,每个人的眼睛只能看到别人,是看不到自己的。我们都缺少一样东西,那就是镜子,有了镜子,才能看到自己。因此我希望,今后我们每个人都在心里给自己准备一面镜子,多照照自己,那我们的工作就好做多了。
我们的企业不是生产型企业,它既不可能以产品优先占领市场,也不可能以技术优先稳固市场,我们要做的和只能做的就是在每天、每月、每年的重复工作中,保持工作标准的一致性,服务质量的一致性。“整齐划一”是我们追求的质量目标。我们的工作没有太大的技术难度,只要用心、认真,严格按标准去做,就能做到,就能做好。我们绝大多数部门无须花多大精力去研究技术问题,只要持续抓好管理培训、操作流程培训,严格按标准要求员工、检查员工就能做好。可在培训方面,我们一直做得被动,做得不好,培训工作在我们公司一直没能形成习惯,一直没有被重视。这也是我们人员素质提高不快,工作质量达不到“整齐划一”的重要原因。因此,公司要求各部门要在今后的工作中要重视并加强培训工作,制定有序的培训计划,使其制度化,这是对一个以“服务”为“商品”的企业必不可缺的、十分重要的工作。
说了这么多,最终还是要落实到具体的硬指标上,一切的一切,调整、改进和提高,也都是为了我们目标的完成。因此,今年的后4个月,全体员工都要围绕下列指标而努力工作。
一 图书业务方面
1.确保全年发书码洋2亿元。前8个月我们已经实现发书码洋1.2亿元,如果后4个月我们实现发书码洋8000万元,则可以完成调整后的全年指标。
2.结算中心要配合业务部在9月份把所有客户在2006年以前的欠款清理干净,在10月份尽量把上半年的图书欠款全部清理干净。
3.做好市场恢复工作。今年的市场损失不小,一些办事处可能上半年完成了回款指标,但这都是在吃去年订单的老本,如果没有订单量的持续增长,在明年的一季度就会出现很大的问题。
4.加大图书批销市场开发的力度。
二 期刊业务方面
1.牢牢保住期刊原有客户,确保老客户的期刊报订量。
2.积极与各地邮局商谈非邮发期刊的合作事宜。
3.积极与外文书店商谈中文期刊的合作事宜。2006年已经与四川外文书店、广西外文书店、山西外文书店有合作,目前合作最好的是四川外文书店。
4.安排和组织好公司9月中旬至10月中旬在各地的期刊推广会议。
三 回溯建库方面
加快回溯建库的工作,其中包括中文图书、中文期刊、光盘、磁带、录像带、电子出版物、西文图书、西文期刊等。
这是自人天书店成立以来,我做的最长的一个中期的报告。
不经历风雨,怎么见彩虹?人天的彩虹正在升起,让我们为它的出现欢欣鼓舞。