1.4 PowerPoint 2007新增功能
1.全新的直观型外观
PowerPoint 2007具有一个称为“功能区”的全新直观型用户界面。与早期版本的PowerPoint相比，它可以帮用户更快更好地创建演示文稿。PowerPoint 2007提供新效果、改进效果、主题和增强的格式选项，利用其可以创建外观生动的动态演示文稿，而所用的时间只是以前的几分之一。利用这些功能用户可以方便地进行如下操作。
● 在直观的分类选项卡和相关组中查找功能和命令。
● 从预定义的快速样式、版式、表格格式、效果和其他库中，选择便于访问的格式选项，从而以更少的时间创建更优质的演示文稿。
● 利用实时预览功能，在应用格式选项前查看它们。
● 选项卡：选项卡都是按面向任务设计的。
● 组：在每个选项卡中，都是通过组将一个任务分解为多个子任务。
● 命令按钮：每个组中的命令按钮用于执行一个命令或显示一个命令菜单。
图1-34是功能区示意图。
图1-34 功能区示意图
2.主题和快速样式
PowerPoint 2007提供新的主题、版式和快速样式。当用户设置演示文稿格式时，它们可以为用户提供广泛的选择余地。
● 主题：主题颜色、主题字体和主题效果3者的组合。主题可以作为一套独立的选择方案应用于幻灯片中。
● 版式：幻灯片上标题和副标题文本、列表、图片、表格、图表、形状和视频等元素的排列方式。
● 快速样式：格式设置选项的集合，使用它更易于设置文档和对象的格式。
过去，演示文稿格式设置工作非常耗时，因为用户必须分别为表格、图表和图形，选择颜色和样式选项，并要确保它们能相互匹配。主题简化了专业演示文稿的创建过程，用户只需选择所需的主题，PowerPoint 2007便会执行其余的任务。单击一次鼠标，背景、文字、图形、图表和表格全部都会发生变化，以反映用户选择的主题，这样就确保了演示文稿中的所有元素能够互补。最重要的是，可以将应用于演示文稿的主题应用于Microsoft Office Word 2007文档或Microsoft Office Excel 2007工作表。
图1-35打开了系统内置的主题列表。
图1-35 内置主题列表
在演示文稿中应用主题之后，“快速样式”库将发生变化，以适应该主题。结果，在该演示文稿中插入的所有新的SmartArt图形、表格、图表、艺术字或文字均会自动与现有主题匹配。由于具有一致的主题颜色，所有材料就会具有一致而专业的外观。
3.自定义幻灯片版式
使用PowerPoint 2007，用户就不再受预先打包的版式的局限。现在，用户可以创建包含任意多个占位符的自定义版式以及各种元素，如：图表、表格、电影、图片、SmartArt图形和剪贴画；乃至多个幻灯片母版集。此外，现在还可以保存用户自定义和创建的版式，以供将来使用。
● 占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。
● 幻灯片母版：存储有关应用的设计模板信息的幻灯片，包括字形、占位符大小或位置、背景设计和配色方案。
● 母版集：具有适合不同幻灯片主题的自定义版。
幻灯片版式的自定义，要切换到“幻灯片母板”编辑状态进行操作，如图1-36所示。
图1-36 自定义幻灯片版式
4.设计师水准的SmartArt图形
过去，要创建设计师水准的图示和图表，用户可能不得不雇用专业设计师。但是，设计师交给用户的图示是以图像形式保存的，无法编辑。现在，利用SmartArt图形，用户可以在PowerPoint 2007演示文稿中以简便的方式创建信息的可编辑图示，完全不需要专业设计师的帮助。用户可以为SmartArt图形、形状、艺术字和图表添加绝妙的视觉效果，包括三维效果、底纹、反射、辉光等，如图1-37所示。
图1-37 设计SmartAtr图形
利用PowerPoint 2007提供的SmartArt图形综合功能，用户可以使用它们创建信息并为其设置格式，且只需单击几次鼠标，即可创建并添加设计师水准的SmartArt图形。
5.新增文字选项
可以使用多种文字格式功能创建具有专业的外观演示文稿；还可以选择不连续文字。
新的字符样式为用户提供了更多文字选择。除了早期版本的PowerPoint中的所有标准样式外，在PowerPoint 2007中还可以选择全部大写或小型大写字母、删除线或双删除线、双下划线或彩色下划线。可以在文字上添加填充颜色、线条、阴影、辉光、字距调整和三维效果。
使用主题时，只需单击鼠标即可更改演示文稿的外观。通过选择不同的选项，可以修改主题字体、主题颜色和主题效果。
● 文字格式：包括形状内文字环绕、直栏文字或在幻灯片中垂直向下排列的文字，以及段落水平标尺。
● 主题字体：应用于文件中的主要字体和次要字体的集合。主题字体、主题颜色和主题效果3者构成一个主题。
● 主题颜色：文件中使用颜色的集合。主题颜色、主题字体和主题效果3者构成一个主题。
● 主题效果：应用于文件中元素的视觉属性的集合。主题效果、主题颜色和主题字体3者构成一个主题。
6.校对工具
下面列出拼写检查的部分新功能。
拼写检查在各个2007 Microsoft Office System程序间变得更加一致。下面是这种变化的示例。
现在，有几个拼写检查选项是全局性的。如果在一个Office程序中更改了其中一个选项，所有其他Office程序中也会相应地更改该选项。
除了共享相同的自定义词典外，所有程序可以使用相同的对话框，管理这些词典。
2007 Microsoft Office System拼写检查包括后期修订法语词典。在Microsoft Office 2003中，它是一个加载项，需要单独安装。
首次使用某种语言时，会自动为该语言创建排除词典。利用排除词典，可以强制拼写检查标记要避免使用的字词。它们可让用户方便地避免令人讨厌的词语或不符合风格指南的词语。
拼写检查可以查找并标记某些与上下文有关的拼写错误。用户是否经历过与下列内容类似的打字错误？I will see you their.在PowerPoint 2007中，可以启用“使用上下文拼写检查”选项，来帮用户查找和修正此类错误。检查英语、德语或西班牙语的文档的拼写时，此选项可用。
7.表格和图表增强
在PowerPoint 2007中，表格和图表都经过了重新设计，因而更加易于编辑和使用。功能区提供了许多易于发现的选项，供用户编辑表格和图表使用。
表格和图表被建立以后，自动打开“表格工具”和“格式”选项卡，利用系统的功能进行操作。“快速样式”库提供创建具有专业外观表格、图表所需的全部效果和格式选项，如图1-38所示。
图1-38 表格的快速样式库
当用户从Microsoft Office Excel 2007中剪切和粘贴数据、图表和表格时，可以体验前所未有的流畅。使用主题样式，演示文稿可以拥有与工作表相同的外观。
8.演示者视图
如果用户使用了两台监视器，就可以在一台监视器（如指挥台）上运行PowerPoint 2007演示文稿，而让观众在第二台监视器上观看该演示文稿。演示者视图提供下列工具，可以让用户更加方便地呈现如下信息。
● 使用缩略图，用户可以不按顺序选择幻灯片，并且可以为观众创建自定义演示文稿。
● 预览文本可让用户看到用户的下一次单击会将什么内容添加到屏幕上。例如，新幻灯片或列表中的下一行项目符号文本。
● 演讲者的备注以清晰的大字体显示，因此可以将它们用作演示文稿的脚本。
● 在演示期间可以关掉屏幕，随后可以在中止的位置重新开始。例如，在中间休息或问答时间，用户可能不想显示幻灯片内容。
在“幻灯片放映”选项卡上的“监视器”组中，单击“使用演示者视图”复选框，如图1-39所示。
图1-39 使用演示者视图
在“显示属性”对话框中的“设置”选项卡上，单击代表演示者监视器的监视器图标，然后选中“使用该设备作为主监视器”复选框。
如果“使用该设备作为主监视器”复选框处于选中且不可用的状态，说明该监视器已经被指定为主监视器，则用户一次只能选择一台主监视器。如果用户单击某个其他监视器图标，“使用该设备作为主监视器”复选框就会被清除，重新成为可用状态。
单击代表观众监视器的图标，然后选中“将Windows桌面扩展到该监视器上”复选框，然后直接进行幻灯片的放映即可。
9.幻灯片库
在PowerPoint 2007中，可以通过在位于中心位置的幻灯片库（位于运行Microsoft Office SharePoint Server 2007的服务器）中存储单个幻灯片文件，共享和重复使用幻灯片内容。可以将PowerPoint 2007中的幻灯片发布到幻灯片库，也可以将幻灯片库中的幻灯片添加到PowerPoint演示文稿中。在幻灯片库中存储内容，削减了重新创建内容的必要性，因为用户可以轻松地重复使用已有的内容。
使用幻灯片库时，可以通过将演示文稿中的幻灯片与服务器上存储的幻灯片相链接，确保用户拥有最新内容。如果服务器版本改变，则会提示用户更新幻灯片。
在用户将幻灯片发布到幻灯片库之前，必须在Office SharePoint Server 2007服务器上创建一个幻灯片库列表，然后进行如下操作：打开包含想要发布到幻灯片库的幻灯片的演示文稿，单击【Microsoft Office】按钮
，依次单击【发布】→【发布幻灯片】按钮，在“发布幻灯片”对话框中，选择想要发布到幻灯片库的幻灯片旁边的复选框，在“发布到”列表中，输入或单击用户想将幻灯片发布到的幻灯片库的位置，然后单击
按钮即可，如图1-40所示。
图1-40 “发布幻灯片”对话框
10.PowerPoint XML文件格式
PowerPoint XML是压缩文件格式，因此生成的文件相当小，这就降低了存储和带宽要求。在Office XML文件格式中，分段式数据存储有助于恢复损坏的文档。因为当文档的一部分损坏时，文档的其余部分仍能打开。
在保存文件时，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“PowerPoint XML演示文稿（.xml）”项即可，如图1-41所示。
图1-41 “另存为”对话框
11.另存为PDF或XPS
PowerPoint 2007支持将文件导出为下列格式。
可移植文档格式（PDF）：PDF是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式，实现文件共享。PDF格式确保在联机查看或打印文件时能够完全保留原有的格式，并且文件中的数据不会被轻易更改。此外，PDF格式还适用于使用专业印刷方法复制的文档。
XML纸张规格（XPS）：XPS是一种电子文件格式，可以保留文档格式，实现文件共享。XPS格式可确保在联机查看或打印时，文件可以严格保持用户所要的格式，文件中的数据也不能轻易更改。
12.防止更改最终版本文档
在与他人共享最终版本演示文稿前，可以使用【标记为最终版本】命令将演示文稿设置为只读状态，并且告诉他人，用户共享的是最终版本演示文稿。当演示文稿被标记为最终版本后，编辑命令、校对标记和键入功能都将被禁用，以免查看文档的人员无意中更改了文档。
打开需要标记的演示文稿，单击【Office】按钮
，在打开的Office列表中选择“准备”项，然后在打开的子菜单中单击“标记为最终状态”项，如图1-42所示。
图1-42 选择“标记为最终状态”项
○ 小提示
【标记为最终版本】命令不是安全功能，任何人都可以通过关闭该命令，编辑此类文档。
随即弹出如图1-43所示的提示框，在提示框中，单击
按钮即可。
图1-43 标记提示框
13.查找和删除文档中的隐藏元数据和个人信息
在与他人共享演示文稿前，可以使用“文档检查器”检查演示文稿中是否存在隐藏元数据、个人信息和可能存储在演示文稿中的其他内容。“文档检查器”可以查找和删除批注、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、不可见对象、幻灯片外内容、演示文稿备注和自定义XML数据等信息。
“文档检查器”有助于确保与他人共享的演示文稿，但不包含任何隐藏个人信息，或用户的组织不希望发布的任何隐藏内容。另外，用户的组织可以通过自定义文档检查器，添加针对其他类型隐藏内容的检查操作。
14.Office诊断和程序恢复
Microsoft Office诊断是一系列有助于发现计算机崩溃原因的诊断测试。这些诊断测试可以直接解决部分问题，也可以确定其他问题的解决方法。Microsoft Office诊断代替了下列Microsoft Office 2003功能：检测、修复和Microsoft Office应用程序恢复。
PowerPoint 2007改进了在程序异常关闭时有助于避免丢失工作成果的功能。只要可能，PowerPoint 2007在重新启动后，都会尽力恢复程序状态的某些方面。
例如，假设用户同时处理几个文件，且每个文件都在不同的窗口中打开，每个窗口中都有特定的可见数据。因意外原因PowerPoint 2007崩溃，当重新启动后，它将打开这些文件，并将窗口还原为PowerPoint 2007崩溃前的状态。