1.3 PowerPoint 2007工作环境

启动PowerPoint 2007应用程序以后，首先看到如图1-16所示的工作窗口。从前面的简介知道PowerPoint 2007的界面与以前的版本有很大的变化，变得更加美观，而且窗口上的各个按钮也更方便用户使用。

1.3.1 工作窗口组成

从图1-16可以看出，PowerPoint 2007的工作窗口主要由【Office】按钮、快速访问工具栏、标题栏、功能区、幻灯片编辑区、备注栏、状态栏等部分组成。下面介绍几个主要部分的功能。

1.【Office】按钮

【Office】按钮是PowerPoint 2007应用程序新增的功能按钮，位于窗口的左上角，类似于Windows的开始按钮。

单击【Office】按钮，打开一个下拉菜单，如图1-15所示。这个菜单分两部分，左边是一些常用命令，例如“新建”、“打开”、“保存”、“关闭”等；右边显示的“最近使用的文档”列表，如果上面有需要的文档就可以直接单击打开。

○ 小提示

【Office】按钮的功能与早期版本的“文件“菜单有几分相似，但它的功能更多。

2.快速访问工具栏

为了方便用户的快速操作，PowerPoint 2007将最常用到的命令从选项卡中挑选出来以小图标的形式排列在一起，这就形成了标题栏前面的“快速访问工具栏”，如图1-17所示。这是PowerPoint 2007应用程序新增的一个工具栏。

默认情况下，“快速访问工具栏”上有3个操作按钮：【保存】、【撤销】和【恢复】。用户可以通过单击这些按钮来快速实现操作。比如说用户可以通过单击工具栏中的【保存】按钮来快速保存一个文件。

○ 小技巧

“快速访问工具栏”的具体显示项目用户可以自己定义，即个性化快速访问工具栏。

如果需要更改“快速访问工具栏”的默认位置，可以通过在“快速访问工具栏”上单击自定义快速访问工具栏按钮，打开“自定义快速访问工具栏”下拉菜单，如图1-18所示。然后在下拉列表中单击“在功能区下方显示”命令，就可将“快速访问工具栏”移到功能区的下方，效果如图1-19所示。

3.标题栏

显示Microsoft PowerPoint以及当前打开的演示文稿的名称。从标题栏中，可以发现启动PowerPoint 2007应用程序后就会自动建立一个名为“演示文稿1”的空文档；在标题栏右边是系统按钮【最小化】、【最大/还原】和【关闭】按钮，如图1-20所示。

4.功能区

在PowerPoint 2007中，功能区代替了传统的下拉式菜单和工具条界面，用选项卡代替了下拉菜单，并将命令排列在选项卡的各个组中。

在默认状态下，功能区主要包括“开始”、“插入”、“设计”、“动画”、“幻灯片放映”、“审阅”、“视图”、“加载项”共8个选项卡。这8个选项卡正常情况下都是显示出来的，当然还有一些选项卡没有显示出来，如单击幻灯片中的图片时打开的“绘图工具”、“格式”选项卡和用于宏操作的“开发工具”选项卡。

单击某选项卡按钮，即可将其打开，用户就可以查看和使用排列在各个组内的命令按钮。比如说“插入”选项卡，它对应那些哪些具体的操作命令呢？用户只需要单击按钮，就可以打开“插入”选项卡，在功能区就列出了该选项卡所包含的具体命令，如图1-21所示。

PowerPoint 2007为了用户使用方便，把一些命令都用图标的方式排列在功能区，给人一种直观的感觉，使用顺手。如果对某个图标所表示的命令不熟悉的时候，可以将鼠标移到按钮图标上面，停留数秒后，在鼠标的右下角出现一个方框，内容是对当前命令的解释说明或者按【F1】键寻求系统帮助。例如，图标在不清楚用处的情况下，可以利用上面的方法查看用法，如图1-22所示。

○ 小技巧

通过按【Ctrl+F1】组合键来隐藏功能区，再次按【Ctrl+F1】组合键显示功能区。

在功能区有的命令图标下面带有箭头，表示该命令下面还有子命令，可以通过单击打开子命令，查看具体的命令。有的组右下方带有对话框启动器按钮，单击该按钮可以启动一个对话框，用户可以在打开的对话框中进行设置相关项。

5.幻灯片导航区

在PowerPoint窗口的左侧，是幻灯片导航区，有两个选项卡组成：“幻灯片”和“大纲”。这也是“普通视图”模式下的两种幻灯片查看方式。

默认的是“幻灯片”方式。在此方式下，幻灯片都以缩略图的形式排列在导航区，并且按顺序从上到下排列，方便用户快速选择幻灯片。

切换到“大纲”方式下，则导航区显示的仅仅是幻灯片中文本的内容。在此方式下可以很方便地进行幻灯片内文本的查看和编辑。其基本功能等同于以前版本的大纲视图。

6.编辑区

幻灯片编辑区是PowerPoint 2007窗口中最大的组成部分，它是进行制作的主要区域。例如文字输入、图片插入和表格编辑等。它的功能与以前的版本基本相同。

7.状态栏

主要显示了正在编辑区幻灯片的信息，包括正在编辑的幻灯片在整个演示文稿中的序列，以及编辑文档使用的中文还是英文输入法，如图1-23所示。

在状态栏中拖曳显示比例滑竿中的滑块，可以改变幻灯片编辑区的大小。

单击中的视图按钮，可以切换演示文稿的视图方式，从左到右分别是：普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图。

用户可以自己编辑状态栏，既可以向状态栏添加功能按钮，也可以删除已有的功能按钮。具体操作是：用鼠标右键单击状态栏，打开“自定义状态栏”菜单，如图1-24所示。选中相应的选项即可将相应的功能按钮添加到状态栏上，供用户使用。如果喜欢简约，也可以去掉一部分选项，在选中的项目上单击一次，去掉选中标志，即可从状态栏上删除相应的功能按钮。

8.备注栏

鼠标单击一下备注栏，既可直接输入当前正在编辑的幻灯片的备注信息，以备将来在放映时使用。

1.3.2 帮助功能介绍

对任何新事物的学习接受都离不开帮助，较之以前的版本，PowerPoint 2007提供了更强大更丰富的帮助功能。

在实际应用中，用户既可以使用一部分安装在计算机中的主题（脱机）帮助，也可以通过联网使用Microsoft Office Online上提供的帮助。

1.帮助的启动

常用的帮助启动方法有如下两种。

● 键盘快捷方式 ：直接按【F1】键，即可打开“PowerPoint帮助”窗口。

● 单击窗口右上角的帮助按钮：打开“PowerPoint帮助”窗口，如图1-25所示。

2.帮助的窗口

启动帮助以后，即可打开“PowerPoint帮助”对话框，如图1-26所示。在帮助窗口中已经将一些常用到的帮助主题以列表的形式排列出来，如果有用户需要的主题，就可以直接单击查看了。

如果在窗口列表中没有本次需要帮助的主题，则用户可以在搜索工具条左侧的文本编辑框中输入搜索的主题，然后单击按钮，进行帮助内容查询，并将于搜索主题相关的内容都一一列出来，例如搜索“图片”，结果如图1-27所示。

单击按钮后面的小三角，打开搜索范围列表，如图1-28所示。在列表中可以设定搜索的范围，如果不设置，就搜索默认的范围。

3.帮助的方式

帮助分为脱机帮助和联机帮助两种方式。脱机帮助是指安装在本机器里的帮助主题，联机帮助是指从Office Online上获取帮助信息。

在帮助窗口右下角，显示连接状态，若连接网络则显示“已连接到Office Online”，反之，则显示“脱机”。

单击连接状态区域，打开“连接状态”选项列表，如图1-29所示。在列表中可以选择帮助信息的来源。例如，如果希望计算机只从硬盘获取内容，则可选择“仅显示来自此计算机的内容”。如果只想查看来自互联网的帮助信息，则选择“显示来自Office Online内容”。无论是本机的内容还是来自互联网的内容，都可以通过更改“搜索”列表中的选项，以指定要搜索和浏览的内容范围，从而达到目的。

例如，在下面的情况中，用户可以查找与Microsoft Office Online有关的一些帮助主题。

（1）从本机没有找到要查找的主题。将“搜索”列表从“来自此计算机的内容”下“PowerPoint帮助”更改为“来自Office Online的内容”下的“所有PowerPoint”。现在，“连接状态”菜单将显示“已连接到Office Online”选项。

（2）需要从Office Online获取联机内容。帮助窗口可为用户提供一些便利，更重要的是可以从Microsoft Office Online网站获取内容。使用Office Online的好处有：

● 在网站上，可以选择搜索所有Microsoft Office程序的内容，而不仅搜索一个程序的内容。例如，如果用户要查找有关创建组织结构图的信息，则可搜索Office Online以了解哪些程序具有此功能及如何使用此功能。

● 可为链接创建书签，以供自己参考或与他人共享。例如，如果用户找到了有用的帮助主题，则可复制该主题的地址并将其粘贴到电子邮件中，然后将该邮件发送给同事。

● Office Online上另一个出色的新功能是Office Live。其中提供了各种产品和各种级别的业务解决方案。从简单的网站和电子邮件工具到完备的电子商务网站，Office Live提供了一系列解决方案来满足用户的需要。不管用户是家庭用户、企业用户、IT专业人士还是软件开发人员，都可以在这里找到与自己工作相关的帮助、培训、模板、想法和灵感等内容。

1.3.3 实例：自定义快速访问工具栏

通过前面的学习我们知道，“快速访问工具栏”可以自己定义，就是用户设计一个适合自己使用的个性化快速访问工具栏。

本例的最终要求如图1-30所示。

○ 设计思路

由于每个用户的需求不同，因此各自对命令按钮的使用也不相同。所以要根据自己的需要来设计一个个性化的快速访问工具栏。

○ 练习要求

将【恢复】命令按钮从快速访问工具栏删除掉，将【新建】和【文本】命令按钮添加上去。通过上述的练习，掌握自定义工具栏的方法。

01 单击“快速访问工具栏”右侧按钮，在打开的菜单中单击取消【恢复】命令，将其从快速访问工具栏删除，如图1-31所示。

02 继续单击“快速访问工具栏”右边按钮，在打开的菜单中单击选中【新建】命令，将其加入到“快速访问工具栏”，如图1-32所示。

03 由于【文本】命令不在“自定义快速访问工具栏”列表中，因此它的设置要复杂一点。单击“快速访问工具栏”右边按钮，在打开的菜单中单击【其他】命令，打开“PowerPoint选项”对话框，如图1-33所示。

04 打开“自定义”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“常用”命令，并在下面列表框中选择“文本框”选项，然后单击按钮，将“文本框”按钮添加到右边的列表框中，如图1-33所示。

05 单击按钮，完成快速访问工具栏的设置，最终的效果如图1-30所示。

○ 小提示

只有命令按钮才能添加到快速访问工具栏，其他不行。