1.5 商业论证与效益管理计划★

1.应用解析

项目商业文件（Business Documents）的开发是项目正式启动前进行的论证分析工作，包括商业论证与效益管理计划两个部分内容。

（1）商业论证（Business Case）

商业论证可以理解为书面的可行性研究报告，用来论证项目启动的必要性、可行性和合理性。其主要内容包括商业需求分析（项目要解决什么问题）和成本效益分析（投入产出比如何，以及是否值得），同时还包括对项目的规模、地点等关键要素做出的最基本的判断和选择。

商业论证列出了项目启动的目标和理由，是后续制定项目章程等管理活动的依据，并且为衡量项目是否成功和进展奠定了基础。

如果商业论证的结果不理想，那么也可以不启动项目。

（2）效益管理计划（Benefit Management Plan）

效益管理计划同样是一种书面文件，用来明确定义项目的效益和实现方式，从而确保效益能够实现。“效益”（Benefit）也翻译为“收益”，即项目给组织带来的利益或价值。PMI目前非常强调效益这一概念，读者也一定要重视。

传统观点认为，只要能够实现项目管理计划规定的范围、进度、成本和质量等指标，项目就应该判定为成功。但由于环境变化日益迅速，项目虽已实现管理指标，但是并未给组织带来预期价值的情况屡见不鲜，这种情况不能视为真正的成功。

因此，新观点越来越强调效益的重要性，也就是要求项目不仅要实现管理指标，还要给组织带来切实的利益，如此才能真正判定为成功。这就需要在启动前定义项目的目标效益、明确效益与组织战略的关系、规定效益的测量指标并指定责任人。效益责任人在整个项目周期中，负责跟踪记录、监督和报告效益的实现情况。

上述内容都包含在效益管理计划内。效益管理计划的制定和维护是一项迭代活动。

（3）项目商业文件的要点

项目商业文件是制定项目章程的前提条件，即《指南》中“4.1制定项目章程”这一过程的“输入”。它明确了项目的效益目标，给出了项目的基本要素，因此，在后续编制项目章程的时候，应该参考项目商业文件提供的信息。

项目商业文件的制定和维护通常由发起人负责。发起人可以自己完成，也可以委托具有相关知识和分析技能的商业分析师来完成。项目经理与商业分析师之间应该是合作伙伴关系，即项目经理应尊重商业分析师的专业判断，不要越俎代庖。项目经理对于项目商业文件可以提出建议和见解，但往往不会深度参与其制定工作。

项目经理与发起人共同确保项目章程、项目管理计划和效益管理计划在整个项目生命周期内始终保持一致。

2.经典例题

例题1.29

项目发起人和项目经理正在为新的能源厂制定项目章程。有多个厂址可供考虑，但可能影响项目成本。若要选择最合适的厂址，项目发起人和项目经理必须首先执行下列哪一项工作？

A.商业需求

B.项目范围说明书

C.项目预算

D.商业论证

【思路解析】厂址的选择是项目开展的关键要素，因此需要进行商业论证，以明确各个厂址的选择对成本、资源、收益等各方面因素的影响，再以此为基础制定项目章程。

【参考答案】D

例题1.30

一个项目经理被任命去完成一个时间紧迫的项目，他发现，项目并没有实施过商业论证和效益管理计划，这时他应该如何做？

A.制订项目管理计划

B.更新商业文件

C.告知发起人

D.制定项目章程

【思路解析】项目时间紧迫，但是商业文件还没有制定，这就意味着项目章程无法完成，更无法进行后续的规划工作。

在遇到商业文件缺失时，项目经理应该与发起人进行沟通，请他委托商业分析师来完成工作，不能越俎代庖直接插手。

【参考答案】C

例题1.31

项目发起人非常注意与客户一起制定效益分析和范围。任命的项目经理后来按时按预算完成项目。项目发起人应该如何向客户确保最终可交付成果达到预期目标？

A.查阅工作分解结构（WBS）确认所有工作包已经完成

B.向客户指出，由于满足了进度计划和预算要求，该项目取得成功

C.要求分配的效益负责人在书面报告中提供他们的反馈以进行验证

D.向客户提供在项目结束时使用的一份清单，列出所有已解决的事项

【思路解析】“可交付成果达到预期目标”指的不仅是范围、进度、成本和质量这几个项目管理指标，还包括更高层次的项目成功标准——效益。发起人既然特别关注效益，就应该在效益管理计划中指定负责人，在项目过程中持续关注效益、确保实现效益。由效益负责人在收尾时对项目效益进行总结和反馈，是确认效益实现状况的良好方式。

选项A指的是项目的范围内的工作全部完成，选项B指的是进度和成本符合要求，都是项目管理计划层面的绩效，低于效益目标。

【参考答案】C

例题1.32

项目经理需要确保项目管理方法紧扣商业文件的意图。当在执行过程中发现项目的阶段成果与项目效益管理计划的价值要求不符合时应如何做？

A.暂停项目

B.向发起人汇报情况，请求支持

C.调整效益管理计划，使之与项目阶段成果相符合

D.分析偏差，与发起人共同确保章程、项目管理计划和效益管理计划在整个项目生命周期内始终保持一致

【思路解析】项目经理要实现项目管理目标，更要给组织创造效益。如果发现按照现有计划继续执行已经无法创造预期效益，项目经理应该对计划进行调整。选项D是关于此事的标准说法。选项C的做法是削足适履，逻辑颠倒了。

【参考答案】D

例题1.33

下面哪项不是制定项目章程需要依据的？（选2个）

A.效益管理计划

B.项目进度计划

C.事业环境因素

D.组织过程资产

E.风险管理计划

【思路解析】效益管理计划是商业文件的一部分，是制定章程所必须依据的。此外，事业环境因素和组织过程资产也都是制定项目章程需要考虑的。这三项都表现为“制定项目章程”这个过程的输入。

项目进度计划和风险管理计划都是项目管理计划的组成部分，需要依据章程来制订。

【参考答案】BE

例题1.34

根据商业论证，项目必须在12个月内完成，以便最大限度地提高经济效益。在审查商业论证之后，项目经理识别到一些制约因素，这些制约因素将导致无法在此时间范围内完成项目。项目经理应该怎么做？

A.在项目章程中包括12个月的项目持续时间

B.在考虑到这些制约因素的影响后，在项目章程中更新修订后的完成日期

C.通知管理层无法实现项目时间表

D.与管理层开会讨论此事并最终确定行动计划

【思路解析】项目的最终目标是创造效益，因此，项目经理应该努力完成商业论证给出的进度要求；但现实情况中又存在着影响实现目标的制约因素。

这个矛盾不解决，项目不能贸然启动，也不能直接推迟，比较好的方式是通过和关键相关方的沟通来确定方案，即选项D。这其实就是创建项目章程时相关方通过沟通达成共识的过程。

【参考答案】D