第二关 格式规范

看一篇公文，我们最直观地就是接触到它的外在形式，也就是它的格式。公文格式，是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的呈现形式，也叫公文的外部组织形式。

格式是公文非常重要的一个要素。因为公文作为一种应用文，和诗歌、散文等自由式的文学作品不一样，它是一种高度程式化的文体，在长期的实践中，形成了独特的写作格式和一套制发规范，它是规范化、标准化的，并用国家法规予以规定，各级各类机关、事业单位和人民团体，都要共同遵守，不能另搞一套，各行其是。

不仅是我们国家现行公文体系，古今中外的公文都有比较明确、细致的格式规范。老一辈革命家非常重视公文写作工作，也同样关注公文的格式问题，许多公文格式是他们确定下来的。那么，我们要问：公文为什么这么强调格式规范？不遵守格式规范会带来什么问题？

总体来说，公文格式规范是公文的本质要求，反映了公文的内在规律和客观需要，也是公文的生命力所在。我们说，要使公文在最大限度、最大范围内实现有效沟通，不讲规范性、不坚持规范性，是难以想象的。只有形式上规范了、统一了，沟通传播中的障碍才能扫清，公文的写作、阅读、传递、处理才能更快捷和更有效。

具体来说，公文格式规范的必要性体现在以下几个方面。首先，这是由公文的本质决定的。公文不是一般的文学作品，从本质上说，它是公共政策和行政指令流转的载体。为了确保这些信息在传递过程中不失真、不出错、不被误解，格式上自然要求准确、清晰、严谨，以便于阅读者了解掌握信息。这就是标准公文在格式上要求非常细致、非常规范的原因，有了这些通用的标准，熟悉公文的人据此就能很直观地从相应地方获取相应信息，提高阅读和使用的效率。

其次，这是公文处理工作本身所需要的。公文处理工作是机关的重要工作，也是出现频次很高的一项日常工作。办文部门每天都在制发公文，如果没有一个统一的、细致的格式规范，处理公文的人每天势必要在各式各样、千奇百怪的文件中加以甄别，工作成效必然大打折扣。为保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于规范处理，并为立卷和归档提供方便，整体上提高公文处理的制度化、科学化水平，格式的规范化就是重要前提，有了形式上的齐整一致，才能保证公文信息处理的高效、快捷，从而给公文处理工作带来极大方便，提高工作质量和效率。

再次，这还是公文权威性和约束力在形式上的具体表现。对于公文来说，形式不是无足轻重的，它对公文的内容起保证作用。公文的适用范围非常广泛，上到国计民生，下到衣食住行，政治、经济、文化、社会等纷繁芜杂的信息，都通过公文这个载体来实现准确传递。所以，规范的公文格式不是外在强加给公文的，而是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的规律性表现，它不仅能体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更主要的是影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。

最后，公文格式规范化也是信息化时代的必然要求。当前，我们已经进入信息化时代，计算机和现代化文印设备普遍进入办公室，使用计算机进行公文处理的最大好处就是能提高办公效率，改善办公条件，对提高公文的制作水平起到积极作用。有了统一的公文格式标准，相关的软件开发人员就可以依据标准编制公文制作模板，通过计算机排版打印，成倍地提高工作效率。所以，公文格式规范化也为办公自动化奠定了基础，确保运行高效，风格统一，易于识别。

公文格式规范如此重要，因此，它也应该是公文写作者的入门基本功。公文写作者对一些常见公文的标准格式应该熟稔于心，并且在实际工作中严格遵守，避免写出不合格式的公文。接下来，我们简要说一说公文格式规范的基本要求。

公文格式规范主要包含以下三个方面的主要内容。

第一，公文的组成要素及其标注标准。即公文书面格式的构成要素，如份号、密级和保密期限等，以及这些要素在页面上的排列顺序和标识规则、标识位置。

第二，承载公文的介质标准。其包括两个方面，一是纸张要求，即公文用纸的主要技术标准。公文用纸幅面一般采用A4型，而且在公文版面、页边与版心尺寸上都有规定。二是排版和印制要求，包括排版的字号规格、印刷装订和图文颜色要求等。

第三，公文数据的表现形式。其包括公文中的文字、外文字符、表格、标点符号、计量和数字等的使用规范等。

如果用一句话来概括公文格式的规范要求，我们可以这样说：“要素齐全无赘疣，位置得当无偏差，版式正确不混淆，数据表现无谬误。”

经常写作公文的人，一定都看过中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日联合发布并于2012年7月1日实施的《党政机关公文处理工作条例》[以下简称《条例》（2012）]，以及由中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布，并于2012年7月1日实施的《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）[以下简称《格式》（2012）]，还有其编写的《〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》（以下简称《国家标准应用指南》），这些文件规范对党政机关的公文文体、文面格式和版面形式做了详细、严格的规定和解释。

《条例》（2012）对公文格式作了明确规定，指出：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。这18个要素按其所在的位置，又可分成眉首（文头）部分（前6个要素）、主体部分（中间9个要素）、版记（文尾）部分（最后3个要素）。

眉首部分位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。版记部分位于公文最后一页下端。《条例》（2012）还明确要求，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。这些都是公文写作的“硬性”要求。公文写作者需要认真掌握，学透弄懂用好，严格遵照执行，避免发生错误，闹出笑话，给工作造成损失。

《条例》（2012）规定了决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15个文种的撰写规范。大家可以结合自己的实际工作，去参照、学习、消化。

公文格式规范还有一个内在要求，就是文种使用要恰当。南北朝时期的文学评论家刘勰在《文心雕龙·章表》中说，“章以谢恩，奏以按劾，表以陈请，议以执异”，意思是不同的文种，它的目的和功能是不一样的，不能搞混淆了。

不同种类的公文除了作用不同，还要体现发文机关与受文机关之间关系的不同。例如，有的文种具有指示功能，适用于上级机关向下级机关行文，如决议、决定、批复；有的文种具有陈述呈请的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告；有的文种具有周知功能，适用于公开发布或在一定范围内发布事项，如公报、通报；有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范，如纪要。如果不加以分辨，就容易陷入无知而盲的境地。

错误使用文种，会造成行文关系的混乱，影响公文效能的发挥。我们假设，有人写公文时不分文种，把本来应该作出指示和形成重要意见的决议写成了广而告之的通报，或者把给上级的请示写成了报告，或者把请示、报告连缀在一起，这些无疑都会成为笑话，影响工作。