第六节 应用文的修改
修改，是写作不可缺少的一道工序。它是作者认识不断深化的反映，也是使表达的形式不断周密、完善，提高应用文质量的重要手段之一。修改是文字工作者应该具备的基本功。
一、应用文修改的意义
第一，应用文修改是正确反映客观事物的重要手段。
应用文之所以要改，而且要多次修改，是因为它是客观事物的反映。要反映得正确、恰当，必须进行反复斟酌、修改，使之由浅入深，逐步强化，切合实际。修改是使文章的表述更趋合理的复杂劳动，它是把反复认识的成果体现出来的重要手段。鲁迅说过写完文章后至少看两遍。至多呢？他没有说，重要的文章不妨看它十几遍，认真加以删改，然后再发表。
第二，应用文修改是文章的作用、特点的必然要求。
应用文，尤其是公文，是政府的方针、政策以及单位、部门意志的直接体现，其表述稍有不慎就会造成工作失误，带来严重损失。这就要求撰写人员精益求精，反复推敲，把文章修改好。
第三，应用文修改是应用文写作的重要环节。
“文章不厌百回改”，从某种意义上讲，文章是“改”出来的。文章之所以要改，是因为一篇文章难得落笔即佳，古今中外虽不乏构思精巧、文采照人、一挥而就的佳作，但就一般情况看，文章经过修改才能使其表述达到一个新的高度。中国古代文学家曹雪芹的《红楼梦》，曾“批阅十载，增删五次”才成为世界名著；十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》经过数十次修改后才定稿。修改是文章写作的重要环节，抓好这个环节，不仅能使文章上档次，也是每个文字工作者政治责任感和工作责任心的重要体现。
二、应用文修改的方式
文章修改的方式很多，往往因人而异、因文而异，大多有以下两种：
一种方式是自己修改。这是最常用的方式，也最方便。这种方式的最大好处是撰写人对领导的意图了解得较他人透彻，且熟悉本部门的工作、业务情况；撰写人在写作时，对文章的主旨、结构均做过认真斟酌。不足的是，自己写的文章即使考虑得不周，也已成定式，往往在改动时有框框，不易发现或突破。
另一种方式是请别人改。为克服自己修改的不足之处，请别人改也是修改的主要方式之一。这是因为旁观者清，容易发现文章的毛病，并提出有见地的意见、建议。我们党的许多重要文件往往经过几千人讨论、修改；各单位的重要公文也经过大家的讨论和修改。当然，请别人改也要有所选择，即请单位中文字水平较高、政策业务水平较强的同志参与，真正达到修改的目的。
三、应用文修改的范围
修改应用文主要围绕下述几方面进行。
（一）斟酌主旨
主旨是关乎全局的关键，修改文章时首先要注意检查，看它是否正确，立场、观点是否有问题，看法有没有偏差。其次看它有没有新意，是否深刻，是否有独到之处。最后看它是否突出，是否将主旨表现出来了。
（二）调整结构
结构是文章的骨架。结构不合理，就不能准确严谨地表达应用文的主旨。因此，修改应用文时要看各个部分是否围绕主旨构成一个整体，各层次、段落之间是否合乎逻辑，安排是否合理，开头、结尾是否前后呼应，过渡是否自然、顺畅。
（三）材料取舍
文章应做到观点与材料的统一，按照这一要求，修改文章时就要注意检查材料是否真实，使用是否得当，是否能说明主旨，有没有违背观点的或与其他材料相抵牾的。有的材料孤立地看是客观存在的，但透过现象看本质，它就未必能准确地反映事情的本质。虚假、片面的材料都会影响人们做出准确判断。在修改文章时要注意分辨，删去虚假的或不必要的，以及与主旨观点相抵牾的材料。
（四）推敲文字
文章的内容是靠文字表达的，在修改时要注意看文字是否准确。修改不准确、不规范、不通顺的词句，把可有可无的段、句、字统统删掉，把冗长、拗口的句子修改得简明，使文字更加准确、洗练、有力，具有较强的表现力和说服力。
（五）检查格式正确与否
包括检查文种运用、行文格式、行文关系，以及标点符号、数字用法等，是否规范、符合要求。若在这些方面存在不足，也要修改，否则会影响应用文发挥作用。