1.3 问事先：规避防范

1.3.1 识别方法

·项目经理事先应该采取什么不同的做法？

·项目经理如何在项目开始时管理此情形？

·若要避免这种情况，项目经理应该做什么？

·下列哪一项可以预防该问题？

以上几种问法统称为“问事先”，在所有的问法里面比例大概占到第二位。

“问事先”的逻辑要复杂一些，它并不是要求立足于现在这个时间点上去解决问题，而是把时间点拉回问题发生以前，探讨如何避免这个问题的发生，所以它是一种具有预防性质的问法。问题里如果出现避免、预防等类似的词语，一般也可以按照“问事先”的逻辑来思考。

1.3.2 应对思路

1.先分析问题的根本原因，再从根源上和流程制度上消除这个原因

要想在事先避免问题的发生，我们需要追根溯源，分析这个问题的根本原因，然后再看哪一个选项能够消除这个根本原因，这就是“问事先”的思维方式。

根本原因分析的结果，一般都应归结到管理制度、项目计划和流程方面的问题，很少会归结到人的主观想法上，从制度、计划和流程上最彻底地加以改变，才能保证同样的问题不会重复出现。

2.主要的解决办法

（1）制订正确的计划和过程：如果现在的问题是因为缺少计划和过程的指导造成的，事先就应该制订正确的计划和过程，让执行有章可循。

（2）确保执行正确的计划和过程：如果现在的问题是因为有计划和过程，但没有正确执行造成的，事先就应该确保按照规则来执行，尤其是变更相关的问题，如果事先遵守了变更管理计划或变更控制过程，往往就不会再出现。

（3）让相关方尽早参与：如果现在的问题是因为相关方参与过晚或没有机会表达自己的意见造成的，事先就应该让相关方尽早参与，充分表达自己的意见并进行沟通，从而将他们的期望整合到项目计划中。

（4）充分识别风险并制订应对计划：如果现在的问题是因为未识别出不确定性事件造成的，那么事先充分识别风险并且制订相应的应对计划，就可以避免现在的问题。

（5）充分收集需求：如果已经完成了双方约定的成果，但客户仍然不满意，那很可能是由于需求收集不充分造成的，事先应该更加充分和准确地收集需求。

3.有答案后代入题目，从前向后思考验算

对于“问事先”这种方式，在从后向前思考找到解决办法后，还建议大家做一个“验算”——把初步答案代入题设，再从前向后思考一下：是否之前做了这件事，就可以避免现在的问题？如果思考验算通过了，那么就可以开开心心地把这个答案写下来，转移到下一道题。

1.3.3 经典例题

例题1.17

某个项目相关方常常在项目上提出变更。下列哪项是项目经理可以在项目开始时采用的管理此情形的最好方法？

A.向这个相关方说不，阻止他提出更多变更

B.尽早让项目相关方参与到项目中

C.找相关方老板交流，找出方法让相关方去其他项目

D.请求将相关方从相关方清单中删除

【思路解析】“管理此情形”是题目中一个常见的说法，意思是解决和控制这个问题，要在项目开始时控制这个问题，就是典型的“问事先”。

相关方经常在项目上提出变更，这种情况对我们执行项目当然是不利的，如果是“问现在”，项目经理应该让相关方遵循变更管理计划，或者通过沟通来控制他的预期。但“问事先”就不是这个思路了，我们要看看在项目开始的时候做什么可以避免这个问题。

首先我们分析根本原因，为什么相关方现在不断提出变更？最大的可能是他前期没有参与，他的意见没有充分表达出来。因此，选择B“尽早让相关方参与到项目中”就可以避免这个问题。赘述。

有了初步答案后，我们再从前到后思考“验算”一下，发现行得通，确实是解决这个问题的好方式。

新考纲在“领域一，人员”的任务9“与相关方协作”中，专门强调了要“评估相关方的参与需求”“使相关方的需要、期望和项目目标趋于一致”，我们从本题中可以得到印证。

【参考答案】B

陈老师注

在读完本书后，我希望你能做到一点——对于这道题，即使不看题干只看选项也能得出正确答案，因为这道题的四个选项中，有三个是明显不符合PMI价值观的。

我们看A“向这个相关方说不，阻止他提出更多变更”，这个做法是不好的，外部相关方提出变更请求，我们当然不是有求必应，可以按照流程经过讨论、分析和审批不支持他的请求，但是不能阻止他提出变更请求，这是相关方的权利。选项C想要找领导把这个人踢走，看起来很痛快，但这种最痛快的方法往往都是PMI价值观不提倡的。选项D要把这个相关方从清单里删除，这个做法本身既错误又无法实现，另外，删除、忽略、阻止、强制……这样的方式往往都是不符合PMI价值观的。所以，如果对价值观掌握到位，我们可以坚决地把A、C、D这三个选项排除掉，从而直接解决这道题目。

例题1.18

在项目开工大会上，发起人要求对范围、进度和资源进行多项变更。项目团队发现规划工作没有正确完成。若要防止这个问题，项目经理应该事先实施的最佳实践是什么？

A.根据项目基准更新文档

B.定期安排与所有关键项目相关方召开规划会议

C.向项目发起人发送项目会议纪要

D.将项目发起人的请求登记在问题日志中

【思路解析】“若要防止这个问题，项目经理应该事先实施的最佳实践是什么？”读题的时候要把“防止”和“事先”勾画一下，这就是典型的“问事先”。

开工大会是发布项目管理计划、展现相关方对项目支持和承诺的会议，本来这时相关方应该已经对计划达成共识，项目团队认领任务准备执行了，结果发起人还要对多项内容进行调整，这说明我们的项目管理计划没有获得发起人的认可，项目的规划工作没有做好。

那么我们就看看，以下哪一件事情可以帮助我们把规划工作做好并且获得相关方的认可。应该是B“定期安排与所有关键项目相关方召开规划会议”，通过定期开会，让包括发起人在内的关键相关方持续参与进来，进行充分讨论，从而体现相关方的想法，帮助我们把规划做得更好，并且达成共识。

代入选项B从前到后“验算”一下，发现确实可以解决这个问题，答案得到确认。

【参考答案】B

例题1.19

法律要求一个新项目进行环境影响评估后才可以继续执行。这将导致进度延迟和成本超支。若要避免这个问题，项目经理应该事先做什么？

A.将使用实施整体变更控制过程获得的结果纳入到执行计划中

B.请求作为例外情况按现状实施项目，然后考虑在未来项目的范围内增加环境影响

C.将该风险纳入风险登记册中，然后在该风险变成现实时重定进度基准

D.执行风险分析以指出这种可能性，并记录当风险变成现实时需要遵循的方法

【思路解析】这是典型的“问事先”。法律要求新项目进行环评后才可以继续执行，使项目进度，延迟、成本超支，这个问题的根本原因是事先没有识别到要进行环评的可能性，所以当环评要求出现之后就造成了被动。

因此，彻底的解决办法就是D“执行风险分析以指出这种可能性，并记录当风险变成现实时需要遵循的方法”，用风险管理的标准术语表述就是“事先识别出这种风险，并且为它制订应对策略”。

我们代入答案正向思考“验算”一下，如果事先已经执行了风险分析，识别出来法律变化的可能性，就可以制订出相应的应对策略：比如准备好环评所需的各种资源和材料，一旦法律提出要求就可以迅速执行，或者预留一定的成本和进度储备，一旦要求做环评可以直接动用这些应急储备等，这些方式都可以避免出现现在进度延迟、成本超支的情况。

注意选项A把变更的结果纳入到执行计划中，这个做法本身是对的，但选项A是现在应该做的，而不是事先避免的方法。选项B希望不遵守法律要求，不合规。选项C前半句思路正确，但后半句的应对方法不完整、不完善。

【参考答案】D

例题1.10

项目经理最近发现，自己所管理的项目出现进度滞后，费用超支等问题，但是没有人及时汇报这些情况。项目经理做好下面哪一项工作就可以避免类似问题？

A.变更管理计划

B.沟通模型分析

C.沟通管理计划

D.相关方分析

【思路解析】我们必须认清提问中所指的问题，才能找到对应的根本原因。现在的问题是进度滞后、费用超支吗？不是，是没有人及时汇报这种负面状况。缺少必要的汇报是一个信息传递问题，归属于沟通管理领域，因此，要从根本上解决信息传递的问题，需要制订并实施合理的沟通管理计划。

代入正向思考“验算”一下：如果事先制订了沟通管理计划，那么就应该规定了项目绩效出现问题时的汇报责任人和汇报时限，执行沟通管理计划就可以避免出现汇报缺失的问题。

可以看到，PMI非常注重用程序来解决问题，根本原因一般都归结到制度、计划和流程上，而不是归结为某个人的主观想法。

【参考答案】C

为加深印象，用两道题目来对比一下“问现在”和“问事先”的不同思路。

例题1.11

在项目执行期间，某些任务所花的时间比预期长，团队成员之间存在一些分歧，并且发起人要求迅速采取行动来解决这个问题。项目经理应该怎么做？

A.制定团队章程

B.与团队一起审查团队章程

C.与人力资源部门和团队一起开会讨论这个问题

D.实施冲突管理过程

【思路解析】本题是“问现在”，既然这个冲突已经发生，并且发起人要求尽快解决，项目经理现在应该怎么做？答案是D“实施冲突管理过程”，也就是介入冲突，加以解决。具体方式很可能要使用冲突管理五种手段中的强迫/命令，因为只有这种手段能够最快解决问题。

注意不要选择C，团队既然已经分配给了项目，项目经理就应该首先承担起解决冲突问题的责任，人力资源部门作为职能部门不应该开始时就介入。

【参考答案】D

例题1.12

在项目执行期间，某些任务所花的时间比预期长，团队成员之间存在一些分歧，以至于发起人要求迅速采取行动来解决这个问题。项目经理事先应该怎么做，才能避免这个问题？

A.制定团队章程

B.与团队一起审查团队章程

C.与人力资源部门和团队一起开会讨论这个问题

D.实施冲突管理过程

【思路解析】如果换一种方式，问项目经理事先应该怎么做才能避免团队成员之间出现严重冲突，也就是“问事先”。这时候就不能选择D“实施冲突管理过程”了，因为冲突管理是解决已有冲突的手段，而不是避免冲突的手段。

那么，哪个选项是避免冲突的良好方式呢？答案是A“制定团队章程”，团队章程是统一团队的价值观，帮助团队建立共识的文件，其中应该规定了团队的基本规则、沟通方式以及冲突的处理原则（比如团队可以约定尽可能私下解决冲突，遇到冲突要对事不对人等）。也就是说，如果之前已经完成了制定团队章程这个工作，团队的冲突就不应该扩大到如此负面的程度。

新考纲的“领域一，人员”中，至少有三个任务和冲突管理有关——任务1“管理冲突”、任务2“领导团队”和任务12“定义团队的基本规则”。从相应的驱动因素中我们可以看到，PMI非常强调分析冲突发生的背景，评估适当的冲突解决方案，通过团队章程以及类似的契约性共识（团队合同、社会合同）来影响团队成员和相关方，并且营造遵守基本规则的环境，管理和纠正违反基本规则的行为。

【参考答案】A

这两道题清楚地展现了“问现在”和“问事先”这两种问法之间的差别，我们在此前做题时可能已经隐隐约约有所感受，经过上面的梳理，我们的思路变得更加清晰和系统化，这样的逻辑分析，经常可以帮我们直接从答案中排除掉一半左右的选项。