1.3　递交准确的公司年度总结报告

制作公司年度总结报告时，递交的内容必须是准确无误的。

下面以修改“公司年度总结报告”为例，介绍删除与重新输入文本、查找与替换文本以及添加批注和修订的操作。

1.3.1　删除与重新输入文本

删除错误的文本并重新输入，是文档编辑过程中的常用操作。删除文本的方法有多种。

在键盘中有两种删除键，分别为【Backspace】键和【Delete】键。【Backspace】键是退格键，它的作用是使光标左移一格，同时删除光标左边的文本或删除选中的文本。【Delete】键用于删除光标右侧的文本或选中的文本。

1. 使用【Backspace】键删除文本

将光标定位至要删除的文本右侧，或者选中要删除的文本，按【Backspace】键即可将其删除。

2. 使用【Delete】键删除文本

选中要删除的文本，然后按【Delete】键即可将其删除；或将光标定位在要删除的文本左侧，按【Delete】键即可将其删除。具体操作步骤如下。

步骤01 打开“素材\ch01\公司年度总结报告.docx”，选中要删除的文本内容，如下页图所示。

步骤02 按【Delete】键即可将其删除，然后重新输入内容，如下图所示。

1.3.2　查找与替换文本

查找功能可以帮助用户定位所需的内容。用户可以使用替换功能将查找到的文本或文本格式替换为新的文本或文本格式。

1. 查找文本

查找分为查找和高级查找两种。

（1）查找

查找的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【查找】选项，如下图所示。

小提示

用户也可以按【Ctrl+F】组合键来执行查找。

步骤02 打开左侧【导航】任务窗格，在文本框中输入要查找的内容，这里输入“企业”，文本框的下方提示有“14个结果”，在文档中查找到的内容都会用黄色高亮显示，如右上图所示。

步骤03 单击【导航】任务窗格中的【下一条】按钮，则定位到下一条匹配项，如下图所示。

（2）高级查找

高级查找的具体操作步骤如下。

单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【高级查找】选项，弹出【查找和替换】对话框，用户可以在【查找内容】文本框中，输入要查找的内容，单击【查找下一处】按钮，查找相关内容。另外，也可以单击【更多】按钮，在弹出的【搜索选项】和【查找】区域下，设置查找内容的条件，以快速定位查找的内容，如下图所示。

2. 替换

替换功能可以帮助用户快捷地更改查找到的文本或批量修改相同的文本。替换的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，或按【Ctrl+H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，如下图所示。

步骤02 在【替换】选项卡中的【查找内容】文本框中输入需要被替换的内容（这里输入“企业”），在【替换为】文本框中输入要替换的新内容（这里输入“公司”），如下图所示。

步骤03 单击【查找下一处】按钮，定位到从当前光标所在位置起，第一个满足查找条件的文本的位置，并以灰色背景显示。单击【替换】按钮就可以将查找到的内容替换为新内容，并跳转至查找到的第二个文本的位置，如下图所示。

步骤04 用户可能需要将文档中所有相同的内容都替换掉，单击【全部替换】按钮，Word就会自动将整个文档内查找到的所有内容替换为新的内容，并弹出提示框显示完成替换的数量，如下图所示。单击【确定】按钮关闭提示框。

1.3.3　添加批注和修订

批注和修订可以提示文档制作者修改文档，以改正错误或优化内容，从而使制作的文档更专业。

1. 批注

批注是文档的审阅者为文档添加的注释、说明、建议和意见等信息。在把文档分发给审阅者前设置文档保护，可以使审阅者只能添加批注而不能对文档正文进行修改。批注可以方便工作组的成员之间进行交流。

（1）添加批注

批注是对文档的特殊说明，添加批注的对象是包括文本、表格和图片在内的文档内的所有内容。Word通过有颜色的框将批注的内容框起来，背景色也将变为相同的颜色。默认情况下，批注显示在文档外的标记区，批注与被批注的文本使用与批注颜色相同的线连接。添加批注的具体操作步骤如下。

步骤01 在打开的素材文件中选中要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【新建批注】按钮，如下图所示。

步骤02 在出现的批注框中输入批注的内容，如下图所示。单击【答复】按钮可以答复批注，单击【解决】按钮可以显示批注完成。

步骤03 如果要修改批注的内容，可以直接单击需要修改的批注，即可编辑该批注，如下图所示。

（2）删除批注

当不需要文档中的批注时，用户可以将其删除。删除批注常用的方法有以下3种。

方法1：选中要删除的批注，此时【审阅】选项卡下【批注】组的【删除】按钮处于可用状态，单击该按钮，在弹出的下拉菜单中单击【删除】选项，如下图所示。删除之后，【删除】按钮处于不可用状态。

小提示

单击【批注】组中的【上一条】按钮或【下一条】按钮，可查找要删除的批注。

方法2：选中需要删除的批注或批注文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【删除批注】，如下图所示。

方法3：如果要删除所有批注，可以单击【审阅】选项卡下【批注】组中的【删除】按钮下方的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击【删除文档中的所有批注】选项，如下图所示。

2. 修订

启用修订功能后，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改操作都会被标记出来。这样能够让文档作者跟踪多位审阅者对文档做的修改，并可选择接受或者拒绝这些修改。

（1）修订文档

修订文档首先需要使文档处于修订状态。

步骤01 打开素材文件，单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【修订】按钮，即可使文档处于修订状态，如下图所示。

步骤02 对处于修订状态的文档所做的所有修改都将被记录下来，如右上图所示。

（2）接受修订

如果修订是正确的，就可以接受修订。将光标放在需要接受修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【接受】按钮，如下图所示，即可接受该修订，然后系统将选中下一条修订。

（3）拒绝修订

如果要拒绝修订，可以将光标放在需要拒绝修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击【拒绝并移到下一处】选项，如下图所示，即可拒绝修订，然后系统将选中下一条修订。

（4）删除所有修订

单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击【拒绝所有修订】选项，如右图所示，即可删除文档中的所有修订。

至此，我们就完成了公司年度总结报告的修改。