任务一　物业行政部门岗位设置和职能

一　物业行政部门岗位设置

物业行政部门岗位设置通常如图1-1所示。

图1-1 物业行政部门岗位设置图

二　物业行政部门职能

（一）行政事务管理

（1）负责企业行政管理各项规章制度的修订和完善。

（2）负责公司内部的上传下达工作，协助、配合各部门正常开展工作。

（3）负责各种文书起草和文书档案管理工作。

（4）负责各种会议准备、组织、记录和会后总结等工作。

（5）负责公司印章保管工作。

（6）负责公司办公设施设备的管理及办公用品、员工工作服的管理工作。

（7）负责企业文化建设。

（8）负责总务管理工作，即员工后勤保障工作，主要有员工膳食、卫生保洁、宿舍管理、安全门卫、企业用水和用电、网络通信、公务用车的调度和年检等工作。

（二）劳动人事管理

（1）负责企业人力资源管理各项规章制度的修订和完善。

（2）负责企业人力资源规划方案的制作。

（3）负责员工招聘、录用、培训、绩效考核、薪酬管理、晋升、激励及职业生涯规划等工作。

（4）负责员工劳动合同管理和劳动纠纷处理，办理员工的聘用、调动、离职、解聘及劳动关系维护等工作。

（5）组织员工的职称与技术等级评定工作。

（6）编制员工的日常行为规范并监督实施管理。

（7）负责企业员工档案管理。

（8）负责企业人力资源信息系统的维护工作。

（三）部门内部管理

（1）制定并执行部门内部工作计划和工作流程。

（2）完成本部门员工的培训、聘任和绩效考核等管理工作。

注：以上这种物业行政部门岗位设置情况通常适用于小型物业服务企业，如果是大型物业企业一般都设有人力资源管理部，全面负责人力资源规划及劳动人事管理工作，不在行政部里设置人事主管岗位。

三　物业管理行政服务的职能

物业管理行政服务工作是集服务、参谋、协调、综合等功能于一体的一项重要工作，多由物业服务企业的总经理办公室、行政人事办公室或综合办公室承担。

（一）服务职能

《物业管理条例》指出，物业管理指物业服务企业依照合同约定，对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护相关区域内的环境和公共秩序的活动。可见这些活动都是服务于业主的，物业管理隶属于第三产业，物业服务企业属于服务行业。因此物业管理行政服务的主要职能就是服务，行政服务工作必须由原来的以领导为中心转变为协调统一的以服务为中心。

（二）参谋职能

从行业、市场、国家政策及机构人员调整等方面都需要物业管理行政部门人员予以关注，并及时收集反馈信息，为领导决策提出可行建议。

（三）协调职能

物业管理行政服务工作不仅要做好领导关系的沟通协调工作，更要协调好物业服务企业各部门之间的关系，同时兼顾外部关系的协调和沟通工作。

（四）综合职能

第一，物业管理行政服务工作内容错综复杂，物业行政事务包括日常管理事务与各项服务。如：相关文书的起草与收发、行政部印章管理、文书档案管理、会议管理、办公物品管理、来客接待管理、公务车辆管理、安全、纠纷、福利、卫生、后勤补给及保障等方面的日常工作都是行政事务，都要由行政服务部门人员来完成。

第二，物业管理行政服务人员接触的对象具有综合性，即在日常工作中要与各种层次、各种部门及社会各界人士交流沟通，所以具有综合职能。

四　行政服务人员必备素质

（一）政治、文化素质

政治、文化素质指具有政治的坚定性和敏感性；有强烈的事业心和责任感；思想境界高与品德修养好；具有人文修养与广博的文化知识等。

（二）基本业务素质

基本业务素质指从事本职工作所需要的知识与能力，具有文字处理能力、计算机应用能力及沟通协调能力等。

（三）身心素质

身心素质指从业人员身体健康、性格开朗、生活乐观、兴趣广泛、有激情和活力、思维敏捷且统筹协调能力强。

（四）团队意识

团队意识指积极与人合作，发扬互助互帮精神，体现团队力量。