项目一　物业行政部门职能与工作岗位职责

职业要求

物业管理员在从业过程中，要求充分了解物业行政部门岗位设置要求，掌握物业行政部门的职能，能够编写物业行政部门工作岗位职责。

知识导图

学习目标

知识目标

1．了解物业服务企业行政部门的岗位设置和基本职能；

2．熟悉行政管理部门常用管理制度和通用表单；

3．掌握物业行政部门各个岗位的基本职责。

能力目标

1．能够对物业服务工作中发生的问题进行分析、归纳和总结；

2．能够配合部门主管拟写物业管理工作岗位职责。

案例导入

终于找回的重要机密文件

一天上午，某物业服务分公司行政秘书小李请该公司张总经理到阅文室看机密文件。张总经理说：“我正忙着呢，请你把文件送到我办公室来吧。”按规定，重要机密文件应在阅文室看，但领导说了，李秘书只好送了过去。当时张总经理正忙着接电话，就匆忙说：“先放在这里吧，等我看完了就送过去。”小李看到张总经理正在忙，便没有让他在档案文件借阅登记表上确认签字。当天下午小李去取该文件的时候发现张总经理又外出开会去了。几天后，上级机关要收回那份文件。李秘书找到刚刚开会回来的张总经理，要收回文件，可张总经理把此事忘得一干二净，说他没拿这份文件，是不是李秘书自己弄丢了。

若丢失了机密文件，可是个大事故，急得李秘书满头大汗，四处寻找。后来，幸好在张总经理的办公室里找到了该文件。李秘书应该从这件事中汲取哪些教训？

评析：

首先，从规范文书档案管理的角度，李秘书不该将机密文件带出借阅室（档案室），如果确实因特殊情况需要带出去，也不能忘记或者不好意思让借阅人在借阅登记表上确认签字。

其次，作为领导者，应该懂得并严格遵守文书档案借阅规章制度。如果在特殊情况下，收到此类文件后实在来不及阅读和归还，也应该及时妥善保管好。

知识探究

物业管理行政服务工作在物业服务企业的经营管理活动中具有重要作用，这项工作是协调各方面关系的纽带，是确保物业服务企业工作正常运转的关键环节。

物业管理行政部门是物业服务企业从事行政事务的组织机构，主要从事行政事务管理活动。行政事务是指国家机关、企事业单位和社会团体内部的日常管理事务与各项服务。如：相关文书的起草与收发、行政部印章管理、文书档案管理、会议管理、办公物品管理、来客接待管理、公务车辆管理、安全、纠纷、福利、卫生、后勤补给及保障等方面的日常工作都是行政事务。如果物业服务企业没有独立的人力资源部，那么物业行政部门通常还要兼顾人事管理，并在行政部门设有人事主管或人事专员、培训专员等岗位。本教材就是针对没有独立的人力资源部而言的。

日常事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作。文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务管理根据具体情况而定。作为行政部门必须按岗位职责分工明确，各司其职，并协调合作。