第五节　应用文的构思与撰写

“凡作文之道，构思为先”，就是说，在写文章之前，我们要考虑为什么而写、写什么、怎么写等许多问题。这种潜心准备、酝酿文稿的思维过程，就叫作构思。它对写作的速度和质量有很大影响。一般认为，应用写作常常是“受命而作”，即写作的目标、要求已经确定，只要求执笔者用恰当的形式表现出来，而不用“随意发挥”，甚至写作者不必动脑筋，只是机械地“记录”而已。实际上应用写作要求更高。它要求写作者由被动转变到积极构思，认真写作，具有较强的责任感和投入极大的热情。在某种意义上，应用写作比自由创作更难，在写作时更要精心准备和构思。

文章是由内容和形式两部分构成的，构思与撰写也就围绕这两方面进行，其过程包括立意、选材、谋篇等方面。

一、立意

（一）什么是立意

所谓立意，实际上就是确定应用文的主旨。文章的主旨一般称文章的主题，即一篇文章的中心思想和基本观点。它是一篇文章的根本。“古人作文一篇，定有一篇之主脑。主脑非他，即作者立言之本意也”（明·李渔《闲情偶寄》）。

应用文的主题与文学作品、理论文章、宣传材料有较大的不同，它考虑的是有没有用途、发文目的是否明确，若没有实际需要，那就不要写、不要发。制发应用文所强调的目的或用意，必然反映在应用文主题的属性中，应用文的主题其实就是贯穿于全文的行文的主要意图和目的。应用文的主题又称为应用文的主旨。这样称呼一是体现了应用文主题的特点，二是适用于各类应用文主题的阐述。不论是简单的只有几行字的干部任命书，还是上万字的会议报告，其主题都可以用“行文主旨”来概括。例如，某单位关于学习中国共产党十九大精神的通知，主要是通过阐明开展学习十九大精神的意义、内容、要求、方法、步骤、注意事项等来对本单位的学习做出安排。这些就可以称为这个通知的主旨。

主旨在应用文中是贯穿首尾、支配一切的中心。意在笔先，主旨先行。写作时，主旨确立了，然后才能取材、布局谋篇、遣词造句，最终形成一个整体。若发文主旨即行文的目的和意图不确定，就无法下笔。

（二）应用文立意应遵循的原则

1.正确

这有两层意思：一是指作者要明确写作目的，正确领会写作意图；二是指所确定的主旨必须体现党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，并同现有的公文相衔接，能够真实地反映客观实际，按客观规律办事，切实解决问题。虽然是“受命而作”，但也要认真想一想，深入理解，准确表达。即一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施切实可行。

2.新颖

一篇应用文只观点正确是不够的，如果是老生常谈，也没有意义。要新颖，有新意，也就是在正确的基础上有所发现、有所创造、有所前进，针对发展的现实提出问题，提出新的意见和解决办法，给人以新鲜感。

3.深刻

深刻是指有深度，能够通过现象看到本质，即使是过去写过的事情，也要有精当的分析，讲出新的道理，挖掘别人看不到的或者虽然看到了但未达到的认识深度。这是与新颖的主旨有同等意义的独创见解。

4.明确

应用文是要人家照着做的，其主旨必须确切无疑，必须“一语道破真实情况”，要概念清楚、观点明确、态度毫不含糊，不能首鼠两端。主旨不明确，缺乏针对性，不敢面对现实，绕着问题走，或者不能“对症下药”，不能解决问题，都是在立意时应该避免的。

5.集中

指主题突出，观点鲜明，主旨单一，不能多中心。应用文一般都是“一文一事”，要把那些与主旨较远的意思排除，使之中心突出。

要立好意，一是选好角度。对一个事实，从不同的角度可以有不同的认识。只有找到最佳角度才能发现事物最有意义的方面。二是善于挖掘。对一个事物的认识，就事论事地看，难以发现其深刻的意义；将它放到一个大的背景下，放到全局工作中去看，深入挖掘，就容易“以小见大”，发现其深刻意义。

二、选材

写文章必须详细地占有材料，材料是文章的根基，没有材料，就不会产生文章的主题，也表现不了主题，文章便无从说起。所谓材料，就是指构成一篇文章的事实、论据、道理和引语。

在应用文写作中，材料的选取工作包括收集、鉴别、选择、使用四个环节。这里主要介绍前三个。

（一）材料的收集

1.文章材料的来源

文章的材料，来源于社会实践。源头是客观存在的事物和人们对它的认识。材料有两类：一类是直接材料，即通过作者的观察、体验、感受，直接得到的材料。要得到这些材料，必须深入实际，参加社会实践。一方面要在工作和生活中养成观察、积累的习惯，多留心各种事物，关心国家大事；另一方面要深入下去进行有计划、有目的的调查研究，收集材料。另一类是间接材料，即通过别人的文章——各种简报、报告、文献资料，以及书籍、报刊、网络等取得的材料。它是别人从实践中得来的，所以叫间接材料，也是我们要收集的。

2.收集材料的原则

一要详尽。材料详尽，就是收集的材料要多、要细。“多”就是千方百计“贪多务得”；“细”就是要精、具体。要现状，也要历史；要核心，也要背景；要事实，也要数字；要内部的，也要外部的，甚至国外的；要正面的，也要反面的；要典型的，也要一般的。有了详尽的材料才能全面了解情况，做出正确的判断，用时才有选择的余地。

二要有一定的方向和范围。虽然说收集材料要尽量多，但人的精力和视野毕竟有限，特别是处于信息爆炸时代的今天，谁也不可能详尽地掌握所有的知识和信息。在收集材料时要有一定的方向、范围。常用的有两种方法：一种是按专业收集，另一种是按单位、部门、系统收集。

三要经常分类整理。收集材料时都是个别的、分散的，在收集的过程中要随时归类，进行整理，分析研究，方便使用。

（二）材料的鉴别和选择

无论是哪种类型的材料，并不是都有用，需要进行鉴别和选择。一是看材料的真伪，二是看是否符合政策法规。只有根据真实的材料得出的结论才可靠、可信。相反，虚假浮夸的材料会影响人们对事物做正确的判断，导致错误的结论；不符合党和国家政策法规的材料，如果被正面引用，会扰乱视听，造成不良后果。构思阶段的选材工作，指的是在大量占有材料并经过鉴别的基础上，作者根据主旨的需要，对材料进行筛选和使用。写作时如果求全贪多，不加选择地把材料写进文章，良莠不分，精粗并存，文章的主题是难以得到准确表达的。

材料选择的原则如下所述。

1.围绕主旨，适合文种

主旨确定以后，材料的选择就必须围绕主旨，按主旨的需要来取舍材料。与主旨有关且能说明主旨的材料就取，与主旨无关或关系不大的则舍。材料的取、舍，与文种的关系很大。如报告、请示、调查报告、情况通报等选用的材料就要详尽，通知、通告选用的材料就应简略。

2.典型

典型材料就是具有代表性的、能反映应用文主旨的本质和事物规律性的材料。社会生活是复杂的，事物的表现形式多种多样，材料也是丰富的，如不加筛选，随便用几个事例来说明某个问题或某种观点，不仅不利于应用文主旨的表述，而且会影响应用文的效能与权威。

3.新颖

我们正处在建设中国特色社会主义现代化强国的伟大实践中，这是前无古人的壮举，无经验可以借鉴，要求我们面对发展的情况，提取和选择能反映时代特点的新材料、新经验，并给以科学的总结和概括，真正做到解放思想，勇于实践，开创新的局面。

对于一些经过鉴别、认为可用的材料，还要根据文章的主旨和文种的需要，合理剪裁，精心安排，做到详略得当，主次分明，观点和材料统一，有效地表达主旨。

三、谋篇

（一）什么是谋篇

谋篇即安排文章的结构。应用文的结构，指的是应用文各个部分的布局和相互联系。结构安排得是否合理，将直接关系到应用文的质量。人们通常把主旨称为应用文的灵魂，把材料称为应用文的血肉，那么结构就是应用文的骨架，一个人如果骨架有问题，其形象可想而知。同样，结构安排不好，应用文同样是“立”不起来的。

安排好应用文的结构，不仅是写作技巧问题，也是思想方法和思想认识问题，和作者的思路有着十分密切的关系。应用文的结构是否合理、严谨，取决于作者对客观事物的认识是否正确、清晰、严密。对事物的认识不全面、思维混乱，要想安排合理的结构是不可能的。安排好应用文的结构，是一项艰苦的创造性劳动。每个应用文写作者，都要下功夫把结构安排好，使写出来的应用文更好地发挥效用。

（二）常见的结构方式

1.总分式

这是较常见的层次安排方法。开头作总的概括，然后分别进行叙述。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。通知、通报、计划、调查报告等经常采用这种方法。如某个地区的年度计划，开头先提出全年工作总的指导思想，然后分别对经济、改革、政法、党建、精神文明建设等项工作提出工作目标。采用这种方法要注意各个分述部分层次分明，不互相包容；要顺序合理，避免轻重倒置；要详略得当。

2.递进式

即按照表述内容，一层进一层，步步深入；或者前后是因果关系。会议决议、调查报告、通报等多采用这种方式。如《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》包括构建社会主义和谐社会的重要性和紧迫性；构建社会主义和谐社会的指导思想、目标任务和原则；坚持协调发展，加强社会事业建设；加强制度建设，保障社会公平正义；建设和谐文化，巩固社会和谐的思想道德基础；完善社会管理，保持社会安定有序；激发社会活力，增进社会团结和睦等几个部分，全篇层层相衔，步步深入，把建设社会主义和谐社会的意义、目标、途径、要求表述得清晰分明。

3.并列式

即各层次之间是并列关系，报告、讲话、纪要、通知等常采用这种结构。如《关于研究广东省重点建设项目有关问题的会议纪要》在叙述完会议概况后，就“关于中国东方汽车有限公司生产轻型面包车项目的问题”“关于开辟国际航线的问题”“关于顺德大程控交换机项目筹建问题”等分段叙述，层次清晰，让人一看即明。

在实际运用中，以上三种形式并非界限分明，而常是几种形式相互交叉结合使用。

（三）段落

段落是应用文结构的基本构成单位，也叫自然段。它一般小于层次，往往几个段落才能构成一个层次；有时一个段落就是一个层次，即使如此，段落和层次也不是一回事。主要区别是：层次侧重于思想内容的划分，段落则侧重于文字表述的需要。划分段落，主要是为了使层次的内容更加清晰，有利于理解应用文的内容，并起到转折、过渡和强调的作用。如邓小平同志1978年12月13日在中共中央工作会议闭幕会上的讲话《解放思想，实事求是，团结一致向前看》中讲道：

思想不解放，思想僵化，很多的怪现象就产生了。

思想一僵化，条条、框框就多起来……

思想一僵化，随风倒的现象就多起来了。不讲党性，不讲原则，说话做事看来头、看风向，满以为这样不会犯错……

思想一僵化，不从实际出发的本本主义也就严重起来……

不打破思想僵化，不大大解放干部和群众的思想，四个现代化就没有希望。

以上整个说的是思想僵化所带来的问题，作者在表述时，连用了几个“思想一僵化”分段表述，不仅清晰，而且强调了解放思想的重要性，使读者更容易领会和牢记讲话的精神。

划分段落的方法主要有三种：一是按中心意思分；二是按条项内容分；三是按事物发展阶段分。划分段落时应注意：一是单一性、完整性。一段只能说一个意思，而且要完整，不能把几个互不相干的意思混到一起。二是段与段之间要意思贯通，衔接自然。

四、撰写

（一）列提纲

提纲是文章的基本思路和写作纲要。编写提纲没有特别固定的样式，一般要求搭出文章的框架，写清每部分各个层次的安排及内容要点、大致篇幅。

（二）拟稿

列好提纲之后，就可以进入具体写作过程，大体有以下几方面。

1.标题

标题是一篇文章给人的第一印象，有人把它比作眼睛。好的标题犹如画龙点睛，既能显示应用文的主旨或包含的主要内容，又具有提示作用，引发读者的兴趣。标题有时一开始就拟好了，有时也可以待写好文章之后再加上。

（1）标题要准确、醒目、精练、规范。

1）准确是应用文标题的基本要求。标题是从文章内容中概括出来的，所以要把文章内容的要点抓住、抓准，并加以提炼，做到题文一致。标题过宽过窄、文不对题，都会影响思想内容的表达和文章整体的和谐统一。

2）醒目是指标题在揭示主旨时要鲜明突出，这就要避虚就实，尽可能避免抽象化、一般化，同时在形式上要巧妙安排，增强吸引力，否则容易落入俗套，失去特色和提示作用。

3）精练指标题在概括表达文章内容时，要言简意赅，易于理解，便于记忆，突出文章的主旨。

4）规范即什么文种用什么类型的标题，特别是公文的标题必须用规范的格式，完整地体现发文机关名称、文件内容和文件种类等。

（2）应用文的标题的基本形式。

1）公文式标题，一般由发文单位、事由、文种三部分组成，其中事由常用介词“关于”引出。如《公安部关于清理收缴枪支的通告》。这种类型的标题，主旨鲜明，表达准确，程式性较强，是应用文体中最常见的标题形式。

2）新闻式标题，包括单行标题、双行标题和三行标题三种形式。应用文中常见的是单行和双行标题两种形式：一种是正题；另一种是由引题、正题或正题、副题组成，如《繁荣·活跃·稳定·上升——2019年国内市场预测》，虚实结合，层次分明。

3）基本式标题，指一般文章标题拟订方式，或直陈，或引用，或对仗，或提问，形式活泼，巧妙新颖。有些篇幅比较长的文体如调查报告等，文中还专门列有小标题。

应用文的标题，一要主旨突出，二要概括适度，三要形式新颖。

2.开头

一篇文章的开头在全文中起着“定调”的作用。“调”定好了，全文就会顺利展开并引起读者的兴趣；反之，就会文不达意，读者无法理解事情的脉络，也不爱读。

应用文的开头一般起句发意，下笔入题，切合文体，文风朴实，有助于主体部分自然展开。常用的有如下方式：

（1）概述式。

即用叙述的方法，概括地写出基本情况、问题，或写出基本的过程。这种写法多用于报告、总结、决定、决议等。如某市关于加强企业领导班子建设的报告的开头：

今年以来，市委坚持“配好班子出生产力”的指导思想，对全市149户国有大中型企业领导班子作了考核调整，共调整干部610人，占企业领导干部总数的33.6%。其中，被撤职、降职的占13.3%，从组织上加强了企业领导班子建设。

（2）目的式。

这种开头通常以简明的语言说明公文的目的，或概述情况，而后引出主旨。这种写法多用于通知、通告、决定、条例、规则等。如2014年修订的《党政领导干部选拔任用工作条例》的开头：

为认真贯彻执行党的干部路线方针政策，落实从严治党、从严管理干部的要求，建立科学规范的党政领导干部选拔任用制度，形成有效管用、简便易行、有利于优秀人才脱颖而出的选人用人机制，推进干部队伍革命化、年轻化、知识化、专业化，建设一支高举中国特色社会主义伟大旗帜，以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，信念坚定、为民服务、勤政务实、敢于担当、清正廉洁的高素质党政领导干部队伍，保证党的基本路线全面贯彻执行和中国特色社会主义事业顺利发展，根据《中国共产党章程》和有关法律法规，制定本条例。

（3）缘由式。

即以上级文件、领导指示或有关法规、规定作为行文的依据和出发点，多用于通知、通告等。如×××区《关于开展“学雷锋、迎冬奥”义务劳动和宣传日活动的通知》开头是：

今年3月4日至7日，全区将开展“学雷锋、迎冬奥”义务劳动和宣传日活动，以配合全市的统一行动。现将有关安排通知如下：

（4）直述式。

即开宗明义，直接切入正题，这种形式大都用于批复（答复）。如《关于××信息中心工程初步设计的批复》的开头：

×××局：

你局×××号文收悉。批复如下：

（5）结论式。

先对情况或工作进行总结，做出评价，提出看法，然后分别加以论述。这种开头多见于总结、报告等。例如：

我厂是一个小型冶金企业，年生产能力9000吨。20××年，由于客观情况发展变化，我厂生产暂时出现了新的困难。但是，我们没有接受有关部门的照顾，而是努力顺应客观变化，积极致力于微观搞活，增强企业自我消化能力，年终不仅没有发生亏损，还实现利润100万元，缴纳产品税100余万元。我厂能够很快地从困境中走出来，关键在于我们主动加强了财务管理，坚持向财务管理要效益。

（6）提问式。

先提出问题，然后引起下文。这种开头方式易引起读者的注意和思考，常见于调查报告的写作。例如：

近两年来，山西省新建、改建、扩建了一批集贸市场，这些市场投入使用后运行情况如何？为什么有的效益好，有的效益差？从中可以得到哪些启示？最近，我们采用实地考察和座谈研讨的方法，对这些问题进行了调查分析。

（7）寒暄式。

先问候、祝贺，传情达意，然后转入正题。这种开头常见于信函和祝酒词。例如：

尊驾光临，不胜荣幸！热烈欢迎××经理前来指导工作，相信在平等互利、真诚合作的基础上，我们这次洽谈一定会取得圆满成功！

写好开头，一要注意“开门见山”，避免背景交代过详、虚语套话过多、引据过多或缺乏概括的毛病；二要紧扣全文；三要概括凝练。

3.主体部分

主体部分是文章的核心部分，是人们写作的重点。开头部分提出问题，阐明观点，在此就要依照科学的方法，运用材料对所提出的问题和观点进行阐述和分析。

主体部分的写作要注意层次、段落的安排，以及文章各部分内容的过渡和照应。

过渡和照应是文章承前启后、前后呼应、脉络清楚、文气贯通的一种重要手段。

（1）过渡。

即层次之间及段落之间的转换、衔接，起承上启下的作用。一般在论述问题“由总到分”“由分到总”时，或者从一层意思转换为另一层意思时要使用过渡，使上下文连贯起来。没有过渡，有些段落之间的联系就不紧，意思跳跃太大，使人感到突然。

过渡方式视行文实际需要而定，可分别使用过渡段、过渡句、过渡词等。

过渡段，一般用在较长的应用文中，标志前后两段内容有较大的转换。

过渡句，如“现将情况报告如下”“下面分三个方面来说明”。

过渡词，如“总之”“因此”“可是”“相反”“综上所述”“由此可见”等。

（2）照应。

应用文的内容前后要关照和呼应，前面提到的问题后面有着落，后面说的内容前面有所提示，文章才能浑然一体。常见的照应方法有三种：

1）题文照应。应用文的内容，特别是开头，要照应标题；标题则要照应主要内容。批复、请示、报告这类公文文种的标题，要直接标出公文的核心内容。题文照应是应用文写作的基本要求之一，要做到这一点，关键是拟好标题，做到题文一致。

2）首尾照应。开头和结尾关联密切，有什么样的开头就应有什么样的结尾。

3）前后照应。文章后面的内容要与前面的内容照应，如果前面提到的问题后面“断了线”，这篇文章就不严密。

4.结尾

即全文的收尾部分。收尾部分写得好，给人以完整的印象。结尾一般应根据行文需要，“止于所当止”，有话则说，无话则止。如果主体部分已经将意思表达完整，就没有必要人为地加个结尾；但也不能草草了结或过于含蓄，这都会影响应用文的效果。常用的方式有：

（1）自然结束。

公文要阐明的问题说完了，全文也就自然结束。如《国务院关于同意在长沙航空口岸开展口岸签证工作的批复》（国函〔2006〕106号）一文：

湖南省人民政府：

你省《关于批准长沙航空口岸办理外国籍人员入境签证业务的请示》（湘政〔2006〕13号）收悉。现批复如下：

同意在长沙航空口岸开展口岸签证工作。

国务院

二〇〇六年十月十七日

（2）提出请求。

这种结尾都用于上行文，如请示、报告、函。

请示的结尾一般是：“以上意见妥否，请批复（示）。”

报告的结尾一般是：“特此报告，若有不妥，请指示。”

请求上级批转的报告，结尾一般是：“以上报告如无不妥，请批转各地或相关部门依照执行。”

（3）指出方向，发出号召或提出要求。

多用于通知、通报、决定。如下面一篇会议决定的结尾：

会议号召全县广大干部、党员和群众，要进一步克服“小富即安、小进则满”的传统观念，树立“抓住时机、发展自己”的思想，增强风险意识，力争在较短的时间内实现县委提出的十个方面上水平的目标。

（4）总结全文。

对全文主旨做简要的概括和总结，肯定成绩，找出差距。如某县改善招商引资工作环境的调查报告的结尾：

软环境得到“硬”化，促进了硬环境的改善。近两年来，先后投资470万元，在县城规划区内整修了8条公路，新装2000门程控电话，建起一栋高标准的外商接待楼，为合资企业的发展创造了基础条件。

（5）交代说明。

在文章的末尾交代说明有关问题和注意事项，以引起读者的注意。如一篇关于扶贫报告的结尾：

目前，这个村通过各种途径，切实安排落实了扶贫致富工作，已帮助困难户安排剩余劳动力32个，落实收入6718元，从而使这30户困难户今年的收入水平基本上也能达到富裕程度。

（6）强调意义。

对事物的性质和行文的意义在结尾处进行强调说明，以引起读者的重视。如中纪委《关于继续抓紧打击粮食部门的违法乱纪活动的通报》的结尾：

粮食是关系着国计民生的重要物资，打击粮食部门的违法乱纪活动，乃是打击经济领域犯罪活动的一个重要方面，各地区千万不可掉以轻心。必须组织强有力的队伍进行检查，而且要下决心查个水落石出。发现问题要及时处理，对犯罪分子要从严惩处。同时要整顿好职工队伍，加强思想政治工作，严格执行和建立健全各种规章制度，认真负责地加强管理，把打击粮食部门违法乱纪活动的工作抓出成效。

（7）呼应开头。

开头揭示主旨，结尾与之呼应。如一篇调查报告的结尾：

扬长避短，劣势可以转化成优势，这就是××市发展工业的结论。

（8）提出建议。

结尾针对文章主体部分论述、分析的情况，提出解决的意见和相应的措施以及贯彻、处理的要求。这种结尾方式在揭露问题、反映情况的调查报告中极为常见。

（9）祝愿式。

结尾处表示祝愿、祝贺或慰问，常见于信函、唁电、祝酒词等公关礼仪文书中。

总之，结尾要精练实在，有针对性，有新意，要避免那种喊口号、唱高调的“豪言壮语”式或一般口号式的结尾。