2.1 统计表概述
为实际需要，常常要把工农业生产、科学技术与日常工作中所得到的相互关联的数据，按照一定的要求进行整理、归类、并且按照一定的顺序把数据排列起来，制成表格，这种表格称之为统计表。
统计表是由纵横交叉线条所绘制的表格来表现统计资料的一种形式，能用简明的表格形式，将大量统计数字资料加以综合组织和安排，使资料系统化、标准化，显得紧凑、简明、醒目和有条理，避免繁杂的文字叙述，有助于展示数据的结构、分布和特征，便于人们阅读、对照比较，说明问题，从而更加容易发现现象之间的相互关系、变化规律。利用统计表还便于资料的汇总和审查，便于计算和分析。因此，统计表是统计分析的重要工具。
2.1.1 统计表的构成
统计表一般由表头、标目、线条、数字和必要的文字说明以及附注5部分组成。
表头一般应包括表号、总标题和表中数据的单位等内容。表号是表的序号，按先后顺序排列。如果只有一个表，可以不用表号。标题是指统计表的总名称，不可缺少。标题应简明、确切地概括出统计表的内容，一般需要表明统计数据的时间、地点以及何种数据，即标题内容应满足3W要求。数据的计量单位相同时，一般把单位放在表格的左上角。不同时，可放在表格里注明。制表日期可放在表的右上角，表明制表的时间。
标目是表的栏目。根据位置与作用，标目可分成横标目和纵标目，分别表明每一横行和每一纵栏内数据的意义。横标目说明被研究事物的主要标志及其分组，纵标目说明横标目的各项指标。标目排列一般有一定的次序，例如时间先后、数量大小、空间位置、重要性、习惯等。横标目、纵标目和数字连起来能够成为一句话，以便进行口头表述。以图2-1的内容为例，“指定传染病（包括性病）”的“病例数”为“393”人，“严重遗传性疾病”的“病例数”为“87”人。横标目、纵标目有时可以变换。栏目多时要编号，一般按甲、乙、丙，按(1)(2)等次序编号。为便于统揽整个大表或便于小表的扩展，表的“合计”项往往紧邻横标目或纵标目。统计表可设计“备考”或“附注”栏，以便必要时填入不属于表内各项的事实或说明。
线条包括3条基本线：顶线、底线、纵标目分割线，所以有时把统计表称为“三线表”。顶线和底线可以稍粗。表中如有合计或两重纵标目，可用横线隔开。正规的统计表左上角不用斜线，表的两侧不用边线（左右开口）。如果不复制到Word文档，Excel中的统计表对表线则无特殊要求。
数字使用阿拉伯数字，必须准确无误，位数对齐，小数位数一致。手写的统计表，为了避免涂改和看表时不至于错行错列，“0”要填写，无数字用“-”标识。机打的统计表，则无严格要求。在Excel中，为了使界面清爽，可以隐藏“0”值，也可以自动标识“-”。
在使用统计表时，必要时可在表的下方加上注释，特别要注明资料来源，以表示对他人劳动成果的尊重，方便读者查阅使用。
统计表各部分的名称如图2-1所示。
图2-1 统计表结构
2.1.2 统计表的分类
统计表有广义和狭义之分。广义的统计表包括调查表、资料的登记表、整理表、报表、统计分析结果的描述表，凡是属于“表”的东西都叫统计表。狭义的统计表则专指统计分析结果的描述表。本书所指统计表为狭义的统计表。
统计表形式繁简不一，通常是按项目的多少，分为简单表与复合表两种。
按一个特征或标志分组的统计表，叫简单表，如图2-2和图2-3所示。
图2-2 简单表样式1
图2-3 简单表样式2
按两个及其以上特征或标志分组的统计表，叫复合表，如图2-4和图2-5所示。
图2-4 复合表样式1
图2-5 复合表样式2
2.1.3 Excel统计表的设计
1．统计表布局实例
设计统计表要符合科学、实用、简练、美观的原则，尽量做到重点突出，主次分明，层次清楚，简单明了，数据准确可靠，文字和线条尽量从简。一个复合表可以用多个简单表来表示，多个简单表也可以用一个复合表来表示，但不能把复合表弄得纷繁复杂，难以阅读和理解。即便是一个简单表，也要科学设计，力求简明实用。
例2-1 某医院用麦芽根糖浆治疗急慢性肝炎254例，疗效资料在文件“第2章统计表.xlsx”的“统计表设计”工作表中，如图2-6所示，试指出其缺点并加以改进。
图2-6 有问题的原表
解题思路：原表标题过于简单，标目安排不合理，横标目、纵标目和数字连起来不能成为一句话，难以表述，不好“读”表，应调整布局。
解题过程：在原标题中增加时间、地点，将“疗效”作为横标目，“例数”和“百分比”作为纵标目，增加“合计”栏，结果如图2-7所示。
图2-7 修改后的表
2．制作Excel统计表
Excel是强大的表格工具，框线绘制轻松方便，数据处理和分析易如反掌，因而，很多人喜欢在Excel中制作统计表。需要注意，为易于介绍，本书很多实例用表并未严格按照统计表的规范制作，特别是未按“三线表”样式制作。
例2-2 某年某地钩端螺旋体病患68例，其中15岁以下、16～44岁、45岁以上分别为8例、50例、10例，试将这些数据制成一个统计表，以说明发病的年龄分布情况。
解题思路：首先要根据数据进行表格设计，绘制好框线，再设置公式进行自动计算。
解题过程：设计表格，添加框线，隐藏背景框线，输入函数公式。
（1）设计表格。从题目提供的数据来看，统计表只有“年龄”一个分类标志，所以把“年龄”作为横标目。为了对分布情况一目了然，增加一栏“百分比”。将表格安排在文件“第2章统计表.xlsx”的“统计表设计”工作表中，如图2-8所示。
图2-8 统计表雏形
（2）添加框线。操作过程为：
➊ 选择K14:M14区域。
➋ 单击“开始”选项卡。
➌ 在“字体”组，单击框线按 
旁的下拉按钮（倒三角形按钮）。
➍ 在下拉菜单中选择“上框线和粗下框线”命令。
➎ 再选择K10:M10区域。
➏ 在右键快捷菜单中选择“设置单元格式”命令。
➐ 在弹出的“设置单元格式”对话框中单击“边框”选项卡。
➑ 在左侧“样式列表”框中，选择一种粗框线。
➒ 在右侧“边框”组，单击上框线按钮。
➓ 在左侧“样式列表”框中，选择一种细框线。
在右侧“边框”组，单击下框线按钮。
单击“确定”按钮。
操作过程及结果如图22-9所示。
图2-9 添加框线
（3）隐藏背景框线。操作过程为：
➊ 单击“视图”选项卡。
➋ 在“显示”组中，去掉勾选“网格线”复选框。
操作过程及结果如图22-10所示。
（4）输入函数公式。操作过程为：
➊ 选择L14单元格。
➋ 单击“公式”选项卡。
➌ 在“函数库”组中，单击自动求和按钮 
。
➍ 单击编辑栏的确认按钮 
。
操作过程如图2-11所示。
➎ 在M11单元格，输入函数公式“=ROUND(LL11/$L$14*100,1)”。将M11单元格的公式向下填充到M14单元格格，并在“自动填充选项”中选择“不带格式填充”选项。结果如图2-12所示。
图2-11 插入求和公式
图2-12 公式自动计算的结果
2.1.4 对Excel表照相
在表格制作和数据计算方面，Excel独具优势；在文字表达方面，Excel却难望Word项背。因此，人们喜欢在Excel中制作统计表，在Word中使用统计表，以扬长避短。通过“Ctrl+C”组合键、“Ctrl+V”组合键、右键快捷菜单、功能组的菜单命令等方式，可以将Excel统计表轻松复制到Word中。Excel的照相机功能，有异曲同工之效。
图2-10 隐藏背景框线
1．启用照相机功能
在Excel 2016中，照相机功能是隐藏的，需添加加到“自定义快速访问工具栏”或“自定义”选项卡中。这里以添加到“自定义快速访问工具栏”为例。具体操作过程为:
➊ 右击Excel 2016“自定义快速访问工具栏”或功能区。
➋ 在快捷菜单中选择“自定义功能区”命令。
➌ 在弹出的“Excel选项”对话框的的左侧列表中选择“快速访问工具栏”选项。
➍ 在“从下列位置选择命令”下拉框中选择“不在功能区显示的命令”选项。
➎ 在列表框中选择“照相机”选项。
➏ 单击“添加”按钮。
➐ 单击“确定”按钮。
操作过程如图2-13所示。
图2-13 启用照相机功能
2．使用照相机功能
例2-3 在文件“第2章统计表.xlsx”的“样表””工作表中，F1:J3区域为某校学生人数统计表，试将该表以图片的形式复制到Word文档。
解题思路：由于在Exccel 2016中已经启用了“照相机”功能，因而可以方便地使用“照相机”功能来复制统计表。
解题过程：操作过程如下。
➊ 选择需要复制的F1:J3区域。
➋ 单击“自定义快速访问工具栏”中的“照相机”按钮 
。
➌ 在Word文档需要插入内容的地方右击。
➍ 在快捷菜单中，选择“粘贴选项”中的一个选项，例如“图片”（鼠标移到各选项上时，会同步预览粘贴效果）。操作过程及结果如图2-14所示。
图2-14 使用照相机功能
注意
在Word“粘贴选项”中，第1项为“保留源格式”，是指粘贴时保留Excel表的原有格式。第2项为“使用目标格式”，是指粘贴时使用Word文档当前插入点的格式；第3项为“链接与保留源格式”，是指粘贴时保留Excel表的原有格式，数据还将随着Excel源数据的变化而变化；第4项为“链接使用目标格式”，是指粘贴时使用Word文档当前插入点的格式，数据还将随着Excel源数据的变化而变化；第5项为“图片”格式，没有Excel单元格格式和Word文档插入点的文字格式，数据也不会随着Excel源数据的变化而变化；第6项为“只保留文本”，没有表格的任何格式，数据也不会随着Excel源数据的变化而变化。通过“照相机”功能将图片粘贴在Excel中时，图片中的数据会随着Excel源数据的变化而变化。
2.1.5 隐藏区域或工作表的0值
在Excel中，往往使用函数公式进行统计。统计表中的“0”值多了，会增加视觉负担，显得碍眼，从手写时代进入机打时代后，可以使用一些技术手段来隐藏0值，包括自定义单元格格式、设置条件格式、设置Excel选项等方法。如果是函数公式生成的0值，还可在原公式添加“&""”强制让0值变为空文本。
例2-4 在文件“第2章统计表.xlsx”的“隐0显-”工作表中，有三科成绩统计表，如图2-15所示。表中有一些0值，试隐藏表中的0值。
解题思路1：Excel单元格格式是一个既基本又高级的功能，利用该功能，可以实现一些非常实用甚至神奇的效果，包括用于隐藏表中的0值。当然，如果所选范围为整张工作表，就是隐藏工作表中的0值。行号与列标交叉处是“全选”按钮 
，可选择整个工作表。Excel单元格自定义格式的代码结构分为4部分，中间用3个半角分号“;”分隔：正数格式；负数格式；零格式；文本格式。第二、三个分号之间无内容，则表示隐藏0值。
图2-15 三科成绩表
解题过程：操作过程如下。
➊ 选择要隐藏0值的区域，例如语文表中的B3:F6区域。
➋ 单击“开始”选项卡。
➌ 在“数字”组中，单击“数字格式”按钮。
➍ 在弹出的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。
➎ 在左侧列表中选择“自定义”选项。
➏ 在“类型”框中输入“G/通用格式；-G/通用格式;;@”或“？？？”。
➐ 单击“确定”按钮，完成自定义格式设置。
操作过程及结果如图2-16所示。
图2-16 自定义单元格格式以隐藏0值
解题思路2：Excel条件格式可以根据单元格内容有选择地自动应用单元格格式，单元格格式包括数字、字体、边框、填充，自动标识的功能非常强大，包括用于隐藏表中的0值。当然，如果所选范围为整张工作表，就是隐藏统计表中的0值。
解题过程：操作过程如下。
➊ 选择要隐藏0值的区域，例如数学表中的B10:F13区域。
➋ 单击“开始”选项卡。
➌ 在“样式”组中单击“条件格式”按钮。
➍ 在下拉菜单中选择“新建规则”按钮。
➎ 在弹出的“新建格式规则”对话框中，选择“选择规则类型”列表中的“只为包含以下内容的单元格设置格式”选项。
➏ 在“只为满足以下条件的单元格设置格式”组，选择中间框下拉列表中的“等于”选项。
➐ 在右框中输入“0”。
➑ 单击“格式”按钮。
➒ 在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡。
➓ 在“颜色”下拉列表中选择“白色”（字体颜色与单元格底色同色就可以隐藏数字）。
单击“确定”按钮2次，完成条件格式设置。
操作过程及结果如图2-17所示。
图2-17 设置条件格式以隐藏0值
解题思路3：Excel选项是很多功能的“总开关”，其设置牵一发而动全身，关乎整个工作表，甚至整个工作簿。利用Excel选项，可以设置隐藏0值。这项功能是隐藏整个工作表的0值，不会只对特定区域隐藏0值。
解题过程：操作过程如下。
➊ 右击Excel 2016的“自定义快速访问工具栏”或功能区。
➋ 在快捷菜单中选择“自定义功能区”菜单。
➌ 在弹出的“Excel选项”对话框的左侧列表中选择“高级”选项。
➍ 在右侧，拖动垂直滚动条，在“此工作表的显示选项”组中，取消勾选“在具有零值的单元格中显示零”复选框。
➎ 单击“确定”按钮，完成设置。操作过程及结果如图2-18所示。
图2-18 设置Excel选项以隐藏0值
2.1.6 将0值或空单元格标为“-”
在一些统计表中，可能要求将0值或空单元格标示为短横线“-”。有3种处理方式。一是直接输入。这里面又有两种情况，包括逐个输入和定位查找、批量填充两种方法。二是输入“0”后，将“0”替换为“-”。三是设置单元格格式，将输入的“0”或公示计算产生的“0”显示为“-”。显然，前两种方式也较为快速，但实实在在的“-”可能会影响后续函数公式的设置与计算，加之源数据有变，又得重新操作，因而这两种方式不是首选。第三种方式较好，外显为“-”，实质是“0”，不会影响后续函数公式的设置与计算，源数据有变时又会自动适应，因而是最好的办法。下面就举例介绍第三种方式。
例2-5 在文件“第2章统计表.xlsx”的“隐0显-”工作表中，有某食堂上、下半年采购食材的汇总表，表中有一些0值，如图2-19所示，试将“0”显示为“-”。
解题思路1：使用会计格式将“0”显示为“-”。
解题过程：操作过程如下。
➊ 选择要将“0”显示为“-”的区域，例如上半年表中的I3:O6区域。
➋ 单击“开始”选项卡。
➌ 在“数字”组中，单击“数字格式”按钮。
➍ 在弹出的“设置单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡。
图2-19 某食堂某上半年采购汇总表
➎ 在左侧列表中选择“会计专用”选项。
➏ 在右侧“小数位数”框中，将数字改为“0”，或通过旁边的调节按钮调整至需要的小数位数。
➐ 在“货币符号（国家／地区）”下拉列表中选择“无”选项。
➑ 单击“确定”按钮，完成设置。
操作过程及结果如图2-20所示。
图2-20 设置会计格式将“0”显示为“-”
解题思路2：设置自定义格式将“0”显示为“-”。
解题过程：操作过程如下。
➊ 选择要将“0”显示为“-”的区域，例如下半年表中的I10:O13区域。
➋ 单击“开始”选项卡。
➌ 在“数字”组中单击“数字格式”按钮。
➍ 在弹出的“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。
➎ 在左侧列表中选择“自定义”选项。
➏ 在右侧“类型”框中输入“G/通用格式;-G/通用格式;"-";@”或“[=0]-;G/通用格式”。
➐ 单击“确定”按钮，完成设置。
操作过程及结果如图2-21所示。
图2-21 设置自定义格式将“0”显示为“-”
注意
自定义格式“[=0]-;G/通用格式”可解读为：如果数值“=0”，则格式为“-”，否则为一般格式。