2.接打电话有讲究

秘书接打电话的频率非常高。例如，有的秘书就坐在总经理办公室外间，负责接听、过滤所有打到总经理办公室的电话。这类秘书要先确认对方身份、来电目的等信息，再决定是否将电话转接给总经理。作为公司的一张活名片，秘书接打电话是否足够专业，甚至可以决定对方对本公司、对领导的第一印象。

接电话的时候，铃响两到三声的时候接起来最合适。在通话的过程中一定要保持微笑，人是很神奇的动物，即便看不见对方，也能听出来对方是在笑着说话还是在皱着眉头说话。人也是非常容易互相感染情绪的动物，即便你心情不好，只要听见电话那头热情地说“您好，请问您是哪位”，也会不由自主地舒缓心情。反过来，即便你原本心情舒畅，只要听见电话那头不耐烦地问“哪位”，也会觉得像被迎头泼了一盆冷水。

电话旁边要常备纸笔，边打电话边做记录。电话响起，一边接起，一边顺手拿起笔在来电记录表上记录。来电时间是什么时候？谁打来的？找谁？有什么事？联系方式是什么？这些信息都要记录清楚（见表3-4）。

表3-4 来电记录表

挂了电话之后，对于重要事项，要立刻向领导请示或汇报；对于一般事项，可以先做好记录，再统一做汇报。

接电话需要注意的细节很多，打电话的时候需要做的准备就更多了。

打电话要遵守KISS原则，KISS就是Keep It Simple and Short，也就是让你的通话内容简单明了。最好在打电话之前写个草稿，整理清楚思路，确定这几个关键点：

● 打电话的目的；

● 要沟通哪些问题，逐条写清楚；

● 对方可能会提出哪些问题，这些问题怎么解答；

● 什么时候打电话比较方便。

打完电话，最好让对方先挂。尤其是给领导打电话的时候，不能电话挂得比领导还快，那边刚说完这边就挂了电话是非常不礼貌的。给领导打电话的时候还要注意一些细节。

● 能发信息就不要打电话，现在很多人都不爱接电话。不过，一些年龄较大的领导可能不是那么喜欢发微信或短信，更喜欢有事就打电话沟通。大部分年轻领导不喜欢接电话，尤其不喜欢秘书遇到一点小事就给他们打电话。

● 如果是重要的事情、发信息说不清楚的事情、必须面谈或电话沟通的事情，就先发个信息，问一下对方是否方便通电话，得到对方肯定的答复后再打过去。

● 接完领导打来的安排重要工作的电话之后，要用文字整理出来待办事项，再以信息的形式发给领导确认，以免产生理解偏差。

● 非工作时间尽量不要打电话，每个人都有自己的生活，都不愿意在自己休息的时候被别人打扰。

● 给领导打电话的时候，如果第一遍没人接，隔5～10分钟再打一次，如果还是没有人接，就不要再打了，先发个消息说明情况。领导可能没听见来电，等他发现的时候，如果觉得有必要，一定会给你回电话。