1.各类信息勤收集

进入新公司，秘书要做的第一件事就是了解公司的基本情况并拿到带有每个人所属部门和职务等信息的公司联络簿（见表3-1）。

表3-1 公司联络簿

借助公司联络簿，秘书可以快速了解公司规模、管理层成员、组织架构、各部门人员配置等，还可以快速地把人和名字对上。如果公司没有现成的联络簿（这种情况非常少见），就要尽快自己做一个。公司联络簿制作起来很简单，以表3-1所示的模板为基础，再根据公司情况删减项目即可。例如，外企的员工喜欢互相叫英文名字，这时就要加一列英文名字。

除了公司联络簿，还要制作员工信息表（见表3-2），人力资源部门一般会有现成的表格，有机会可以留存一份。

表3-2 员工信息表

举个例子，小赵是我之前带的一位学员，刚开始做总经理秘书的时候手忙脚乱的，隔一会儿就给我发个信息：“小文老师，领导周末要带高管们出差，现在让我订票，我需要找他们要身份证号吗？”“我正在做公司介绍PPT，想体现公司高管受教育程度高，都是硕士、博士，可是我不知道他们的具体学历，只是之前开会的时候听领导说了一下，才知道他们的学历都很高，我需要找他们问一下吗？”“我们公司要出去团建两天，需要预订酒店，我刚来，不知道怎么安排，怎么办啊？”对于这些问题，我的答案都是一样的：“看员工信息表啊！”

在平时的工作中，领导可能会突然问一些难以迅速回答的问题：“咱们公司有多少位博士？”“咱们公司高管的平均年龄是多少？”显然，现场统计并不是解决这类问题的最佳方法，最佳方法是平时做好记录，需要的时候就拿出来算一下。

如果想要做得更好，平时和同事们对接的时候就要留意收集更多的信息，尤其是工作习惯和沟通习惯。例如，经过几次接触，你发现前台小李在上午10： 00～11： 00和下午3： 00～4： 00这两个时间段最好说话，在这两个时间段找她，她都很乐意帮忙。但是，她在上午11： 00～12： 00和下午4： 00～5： 00这两个时间段很难说话，最好不要去找她帮忙做任何事。这是因为，在这两个时间段，她都在忙着工作收尾，为下班做准备。再如，市场部的王总一般月初情绪高涨，沟通事情时也很有耐心；他到月末的时候情绪有些急躁，与他沟通事情时需要特别注意措辞和语气。

每个人的工作习惯不同，沟通习惯也有很大的差异。一般来说，年长的领导更喜欢直接打电话沟通，年轻一些的领导更愿意先用文字沟通，实在不行再打电话。这些重要的沟通习惯都需要在和他们打交道时有意识地记录下来，最终形成一张工作习惯和沟通习惯记录表（见表3-3）。

表3-3 工作习惯和沟通习惯记录表

知道了别人的工作习惯和沟通习惯，做事情就方便多了。如果有事情需要跟别人沟通，可以先翻翻过去的记录，看看在什么时候找他们比较合适，到底是发信息、打电话还是直接去办公室当面沟通效率比较高。

当然，对老秘书来说，这些信息都已经记到脑子里了，不需要时时翻阅了。

进入新公司，秘书除了要多收集各类信息，还要细化收集来的信息的颗粒度。一般来说，收集的信息越细致，越有针对性，对后期工作的帮助越大。

例如，出行行业通过细化信息颗粒度，解决了对乘客、司机、出发地、目的地等信息进行实时数据化和大规模动态匹配的问题。以前，乘客在哪里、想去哪里及司机在哪里等信息都没有被数字化，所以能否打到车、需要等多久都是概率问题。但是，地理位置定位、出行平台、派单算法等技术出现之后，海量的位置、需求、供给等信息就可以相互匹配，实现了动态网络的协同。不断迭代的算法可以减少乘客等待的时间，缩短司机空车行驶的距离，大大提高出行效率。

秘书也可以借鉴这种模式。例如，秘书平时注意收集各位领导的饮食习惯、个人爱好、家庭情况等，等到中秋节、春节发祝福语的时候，就知道应该使用哪种文体；领导在年终给大家发福利的时候，秘书也能提出有建设性的意见。

秘书在收集各类信息时要做到善用工具、随手记录。俗话说：“好记性不如烂笔头。”秘书最好平时留心观察，勤动手、勤记录。记录工具非常多，如印象笔记、石墨文档、幕布等，使用起来都非常方便。需要的时候，掏出手机就能做记录。