1.5　典型的高效率工作流

以上是提高效率的思路和方法，接下来，我们看一个“年度计划落实到每日行动”的具体例子，其中，每日计划主要借鉴了邹小强在《只管去做》中提出的“4D工作法”[3]。

1.5.1　从年度目标到每日计划

希望我们都不会遇到这种“套娃计划”：2020年的计划中有2019年未完成的本打算在2018年完成的事情。

个人认为完成计划的关键因素就是要把年度计划这种宏观的大计划落实到每日这种具体的时间单位中去。制订完年度计划后，需要将其分解为“项目”或“习惯”，最终细化成一步步的行动。也就是说，每日计划中待办事项的来源就是从年度计划中分解的项目或习惯，以及后续临时添加的任务。

需要注意的是：每日计划中有且只有可控的变化，这样才能解放我们的大脑。

• 项目：有明确截止时间和目标的事项的集合。

• 习惯：你准备要改变（养成或去掉）的固定的行为模式。

• 可控的变化：通过做一些事情可避免发生的事项。

• 不可控的变化：无论做什么都避免不了的事项，如临时通知开会。

假设我们用一张纸来做每日计划，应该是图1-11所示这样：左侧是固定的日程，右侧有四个区域，分别放着今天应该立即去做的任务、计划去做的任务、委派给他人做的任务和尽量不做的任务。其中，“健身1小时（椭圆机+俯卧撑）”任务是从我的年度计划中分解下来的。通过这张计划表，我们可以非常直观地看到当天有哪些空闲时段，以及今天必须要完成的任务，还能看到写作这种项目的具体任务，避免因没有头绪而放弃去做。

图1-11　每日计划（4D工作法）

1.5.2　数字化应用

纸质计划虽好，但也有着诸多弊端，在无纸化办公的大趋势下，我们有必要采用数字化的方式实现从年度计划到每日计划的过程。这里以Things这款App为例，如图1-12所示。

图1-12　Things与年度计划

首先，将新一年的目标归类，作为Area放入Things，由年度计划分解出的项目或习惯分别放入归属的Area，并在空闲时间逐步分解为可以执行的动作，如图1-13所示。

图1-13　可以执行的动作

然后，将有具体截止时间的内容放入系统自带的日历中，Things可以自动调取日程信息并与计划今天要做（标星）的任务放在一个视图中（和纸质的每日计划如出一辙），如图1-14所示。

图1-14　任务视图

通过给任务添加不同的标签，如该任务是“授权+跟进他人的进度”，以后可以快速定位到以某人为主的项目。添加习惯标签表明这个任务是循环任务，直到养成习惯为止等。

最后，按周期对项目进行总结和复盘，将结果归档至DEVONthink，完成整个闭环。