第三节 记账凭证

一、记账凭证的含义及分类

记账凭证是由会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制，用来确定交易或者事项应借、应贷的会计科目和金额（会计分录），作为记账直接依据的会计凭证。

在实际工作中，不论是外来原始凭证还是自制原始凭证，它们都来自各个方面，格式和大小不一，而且没有标明应借、应贷的会计科目，如果直接据以登记账簿，容易发生差错。为了便于记账，防止差错，在登记账簿以前，一般先要根据原始凭证或汇总原始凭证填制记账凭证，填明交易或者事项的应借、应贷科目和金额，再据以登记账簿，并将原始凭证或汇总原始凭证作为记账凭证的附件。

1．按其适用的交易或者事项分类

记账凭证按其适用的交易或者事项，可以分为专用记账凭证和通用记账凭证两类。

（1）专用记账凭证。专用记账凭证是用来专门记录某一类交易或者事项的记账凭证。专用记账凭证按其所记录的交易或者事项是否与现金和银行存款的收付有关，又分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种。

①收款凭证是专门用来记录引起库存现金、银行存款等货币资金增加的交易或事项（收款业务）的专用记账凭证，它是根据引起库存现金、银行存款增加的交易或事项的原始凭证填制的，其格式见表3-6。

②付款凭证是专门用来记录引起库存现金、银行存款等货币资金减少的交易或事项（付款业务）的专用记账凭证，它是根据引起库存现金、银行存款减少的交易或事项的原始凭证填制的，其格式见表3-7。

③转账凭证是专门用来记录与库存现金、银行存款等货币资金收付款无关的交易或事项（转账业务）的专用记账凭证，它是根据与库存现金、银行存款等货币资金收付款无关的交易或事项的原始凭证填制的，其格式见表3-8。

（2）通用记账凭证。通用记账凭证是适用于所有交易或事项的记账凭证。采用这种记账凭证的企业单位，不论收款业务、付款业务还是转账业务，统一采用一种格式的记账凭证，其格式见表3-9。

2．按其所包括的会计科目是否单一分类

记账凭证按其所包括的会计科目是否单一，可以分为复式记账凭证和单式记账凭证两类。

（1）复式记账凭证。复式记账凭证是将一项交易或事项涉及的应借、应贷的各个会计科目都填列在一张记账凭证中，因而也称多科目记账凭证或多项记账凭证。前述各种专用记账凭证和通用记账凭证，都属于复式记账凭证。

（2）单式记账凭证。单式记账凭证又叫单科目记账凭证，它要求将某项交易或事项所涉及的每个会计科目分别填制记账凭证，每张记账凭证只填列一个会计科目，其对方科目只供参考，不凭以记账。也就是把某一项交易或事项的会计分录，按其所涉及的会计科目，分散填制两张或两张以上的记账凭证，其格式分别见表3-10、表3-11。

3．按其是否经过汇总分类

记账凭证按其是否经过汇总，可以分为非汇总记账凭证和汇总式记账凭证两类。

（1）非汇总记账凭证。非汇总记账凭证，顾名思义就是没有经过汇总的记账凭证，前述内容中所介绍的专用记账凭证和通用记账凭证都是非汇总记账凭证。

（2）汇总式记账凭证。汇总式记账凭证是根据非汇总记账凭证按一定的方法汇总填制的记账凭证。汇总式记账凭证按汇总方法的不同，可分为分类汇总记账凭证和全部汇总记账凭证两种。分类汇总记账凭证是根据一定期间的记账凭证按其种类分别汇总填制的，如汇总收款凭证、汇总付款凭证以及汇总转账凭证；全部汇总记账凭证是根据一定期间的全部记账凭证汇总填制的，如科目汇总表。

上述记账凭证的分类如图3-3所示。

图3-3 记账凭证分类示意图

二、记账凭证的基本内容

由于记账凭证所反映的交易或事项的内容不同，因而在具体格式上也有一些差异。但所有的记账凭证，都必须满足记账的要求，必须具备下列一些共同的基本内容（记账凭证要素）：

（1）填制单位名称；

（2）记账凭证名称；

（3）填制凭证的日期和凭证编号；

（4）经济业务的内容摘要；

（5）会计科目（包括一级、二级或明细科目）的名称、记账方向和金额（即会计分录）；

（6）所附原始凭证的张数；

（7）制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。

以自制的原始凭证或者汇总原始凭证代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。

三、记账凭证的填制方法

（一）专用记账凭证的填制方法

1．收款凭证的填制方法

收款凭证是用以反映引起货币资金增加的交易或事项的记账凭证，其格式见表3-6。收款凭证必须根据审核后的引起库存现金或银行存款增加的交易或事项的原始凭证编制。收款凭证可分为库存现金收款凭证和银行存款收款凭证两类。由于引起库存现金或银行存款增加的交易或事项是记入“库存现金”或“银行存款”科目借方的，因此收款凭证的左上方可注明借方科目名称，中间栏目设置摘要、贷方科目以及金额栏目，同时必须明确审核及经办人的责任。此外，应在收款凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。

表3-6 收款凭证

2．付款凭证的填制方法

付款凭证是用以反映引起货币资金减少的交易或事项的记账凭证，其格式见表3-7。付款凭证必须根据审核后的引起库存现金或银行存款减少的交易或事项的原始凭证编制。付款凭证可分为库存现金付款凭证和银行存款付款凭证两类。由于付款凭证的设证科目是贷方科目，在付款凭证左上方所填列的贷方科目应是“库存现金”或“银行存款”科目，在凭证内所反映的借方科目应填列与“库存现金”或“银行存款”相对应的科目，金额栏填列交易或事项实际发生的数额，在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数，并在出纳及制单处签名或盖章。

表3-7 付款凭证

3．转账凭证的填制方法

转账凭证是用以记录与货币资金收、付无关的交易或事项的凭证，其格式见表3-8。转账凭证是由会计人员根据审核无误的不涉及货币资金的交易或事项（转账业务）的原始凭证填制的。在借贷记账法下，填制转账凭证时应将交易或事项所涉及的会计科目全部填列在凭证内，且借方科目在先，贷方科目在后，将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内，其借、贷方金额合计数应该相等。同时，制单人应在填制凭证后签名盖章，并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数。

表3-8 转账凭证

（二）通用记账凭证的填制方法

通用记账凭证是用以记录各种交易或事项的凭证，其格式见表3-9。采用通用记账凭证的企业单位，不再根据交易或事项的内容分别填制收款凭证、付款凭证和转账凭证等专用记账凭证。一般说来，涉及货币资金收、付的交易或事项的记账凭证，由出纳员根据审核无误的原始凭证在收、付款后填制；不涉及货币资金的交易或事项的记账凭证，由有关会计人员根据审核无误的原始凭证填制。在借贷记账法下，填制通用记账凭证时，将交易或事项所涉及的会计科目全部填列在凭证内，借方在先，贷方在后，将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内。借、贷方金额合计数应相等。制单人应在填制凭证完毕后签名盖章，并在凭证右侧填写所附原始凭证的张数。

表3-9 记账凭证

在企业单位会计工作中，记账凭证的选择应根据企业规模、货币资金收付业务量的大小等进行。一般来说，规模较大、货币资金收付的交易或事项频繁的企业单位，为了加强货币资金的管理，需要单独反映货币资金收付情况，便于及时提供货币收付指标，则应采用专用记账凭证；若企业单位规模较小、货币资金收付的交易或事项不多，则可采用通用记账凭证。

（三）单式记账凭证的填制方法

单式记账凭证按一项交易或事项所涉及的每个会计科目单独填制一张记账凭证，每一张记账凭证中只登记一个科目。单式记账凭证按照其单独反映每项交易或事项所涉及的会计科目及对应关系，又分为“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”，其格式分别见表3-10和表3-11。

表3-10 借项记账凭证

表3-11 贷项记账凭证

四、记账凭证的填制要求

记账凭证应当根据经过审核无误的原始凭证及有关资料填制。各种记账凭证的填制，除了严格达到填制原始凭证的要求外，还必须注意以下几点：

（1）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制，但不得把不同内容或类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上，以保持科目对应关系清晰。

（2）除结账和更正错账的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。

（3）一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，给对方开具原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、交易或事项内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。

（4）记账凭证必须注明所附原始凭证的张数，以便复核所确定的会计分录是否正确，也便于日后查阅原始凭证。

（5）必须按国家有关部门统一规定的会计科目名称和核算内容，按实际交易或事项的内容，正确编制会计分录，以保证核算口径的一致，并便于综合汇总和信息交流。

（6）“摘要”栏应简明扼要填写交易或事项的内容，以便登记账簿，查阅凭证。

（7）正确填写记账凭证的日期。收、付款凭证应按货币资金收付的日期填写；转账凭证原则上应按收到原始凭证的日期填写。当一份转账凭证依据不同日期的某类原始凭证填制时，可按填制凭证日期填写。在月终时，若有些转账业务事项要等到下月初方可填制转账凭证，也可按月末的日期填写。

（8）记账凭证在一个月内应当连续编号，以便查核。在使用通用记账凭证时，可按交易或事项发生的顺序编号。采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的，可采用“字号编号法”，即按凭证类别顺序编号，例如收字第×号、付字第×号、转字第×号等。也可采用“双重编号法”，即按总字顺序编号与按类别顺序编号相结合，例如某收款凭证为“总字第×号，收字第×号”。一笔交易或事项需要编制多张记账凭证时，可采用“分数编号法”，前面的整数表示交易或事项的顺序，分母表示总张数，分子表示第几张。例如，第18项交易或事项需要编制两张记账凭证时，其编号分别为“18⅟2, 18㊣2”，其中“18”是凭证总顺序号，该笔交易或事项共有两张凭证，“18⅟2”是其中的第一张凭证，“18㊣2”是其中的第二张凭证。在使用单式记账凭证时，也可采用“分数编号法”。

（9）在采用收款凭证、付款凭证和转账凭证等专用记账凭证的情况下，凡涉及库存现金和银行存款增加的交易或事项（即收款业务）的，填制收款凭证；凡涉及库存现金和银行存款减少的交易或事项（即付款业务）的，填制付款凭证；不涉及库存现金和银行存款增加或者减少的交易或事项（即转账业务）的，填制转账凭证。但是，涉及库存现金和银行存款之间相互划转的交易或事项的，按规定只填制付款凭证，以免重复记账。此外，若一笔交易或事项既涉及库存现金（或银行存款）的增加或者减少，又有转账业务时，应相应地填制库存现金（或银行存款）收款凭证或者付款凭证和转账凭证。

（10）记账凭证填制完交易或事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计栏上的空行处划线注销。

（11）实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员的印章或者签字。

五、记账凭证的审核

为了保证记账凭证的正确性，企业必须建立记账凭证填制审核的责任制度，配备业务熟练、工作负责的会计人员做好记账凭证审核工作。没有经过审核的记账凭证，不能登记入账。记账凭证的审核内容主要包括以下几个方面：

（1）记账凭证是否附有合法的原始凭证、汇总原始凭证，其张数、金额、内容与记账凭证是否相符；

（2）记账凭证所确定的应借应贷会计科目和金额（会计分录）是否正确，一级科目金额与所属明细科目金额之和是否相等；

（3）记账凭证应填的各项内容是否填写齐全，有关人员是否签名盖章。

如果在填制、审核记账凭证时发现错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在“摘要”栏注明“注销×年×月×号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正×年×月×号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证予以更正。