三、优化日程

适当的专注时长就是你可用的时间的长度。如果你只能挤出半小时做一个小项目，这就是你的专注时间。如果你每天早上可以投入一整块四小时时间，那么好好利用这一馈赠。

优化日程安排的能力是指通过制定计划给自己更多专注的机会。一个可行的办法是重排日程。你可以批量处理一些任务，或者重新安排会议和电话的时间，给自己留下一天中的大块时间不受干扰。

即使无法重新安排日程，仔细考虑每天的安排也是有益的。有些时间会在不经意间流逝，而仔细地制定计划能帮助你发现并利用这些时间。知道你将有30分钟的空闲时间意味着可以在此期间完成一些工作，否则时间可能就溜走了。

下面是具体的做法：

1.优化会议安排。如果你可以掌控会议和电话安排，试着将它们批量安排到一周或一天的某个时间段。我几乎把所有会议和电话都安排在后半周或下午进行。如果不能这样，我通常试着将电话安排在很早的时候，从而不会把我早上的时间切割成两半。

2.看看一周的安排。每周日想好一整周的安排，计划要完成什么工作，预估哪一天可以全神贯注，哪一天可能有更多碎片时间。在安排紧凑、能够最大限度专注的一天之后，接着安排比较零散、相对轻松的几天，要好过每天的强度都平均安排，结果某天因为计划有变而导致时间不够用要好。

3.制定每天的日程。如果你有一个相对简单的日程，只有很少的关键任务，那么你也许只要划定核心专注时间就好了。当我陷入一个几乎占据我所有时间的大项目时，就经常这样做。但如果你要在许多不同任务间来回切换，那么一个将每个小时都分配好的计划可能更好，让你知道接下来要做什么。

4.避免长期陷阱。许多忙碌的人会犯的一个错误是，相比于短期要做的事，他们更容易承诺遥远将来需要完成的任务。他们感觉自己当下太忙了，没办法接受更多任务，但几个月之后事情就会容易得多。然而从无例外的是，当长期任务变成了短期内要完成的事情，他们依然很忙，依然在从事一些不很重要的事。

5.利用拖延。我总是拖延大量的工作，但我拖延的主要是那些推迟完成也没有关系的工作。推迟不需要专注的工作要好得多，使你可以完成需要专注的困难工作。如果事情开始堆积起来，就把它们集中到一天，一口气把零碎的事情都做完。优化日程安排主要是为了计划未来。临时管理时间是很难的，因为必须要考虑到情绪状态，可能并不适合高强度集中注意力。而规划未来则容易得多，因为你可以平静地决定分配注意力的最佳方式。