3.4 谈判时间和谈判地点的选择

【案例3-11】

选择一天中适当时刻

我国南方一家集团公司与北欧的一家著名的跨国公司谈判时，因为谈判文本数据问题，资金比例、换算问题，资金到位时间问题，出现了严重的分歧，谈了好几次都闹得不可开交的场面。为了避免谈判破裂，南方这家集团公司请来了谈判分析专家。谈判分析专家认真分析了谈判的场地、人员安排、时间，发现了一个被人忽视的问题，谈判时间不合理，违反了人体生物钟，导致北欧公司的谈判对手情绪不好，心情急躁，所以不容易达成谈判协议。谈判开始时，南方这家集团公司把谈判时间设定在上午8点开始，11点半结束，午宴；下午2点开始，5点半结束，晚宴。而北欧人喜欢上午9点工作，10点喝咖啡；下午3点工作，4点喝咖啡；晚上8点工作，9点听音乐。南方这家集团公司把谈判时间提前了1个小时，谈判中间也没有喝咖啡的时间。让还没有睡醒的北欧公司谈判人员感到很吃不消，由于精神状态不好，情绪受到了影响，所以谈判不顺利。南方这家集团公司的谈判分析专家建议将时间修改一下，上午9点开始谈判，10点喝咖啡，结束谈判；下午3点开始谈判，4点喝咖啡，结束谈判；晚上8点开始谈判，9点听音乐，结束谈判，自由活动。根据这个谈判时间，双方很快就有亲近感了，情绪也很平稳，顺利签订了合作协议。

3.4.1 选择谈判时间

从“时间就是金钱，效益就是生命”的观点来看，精心选择好谈判时间是很有必要的。选择谈判时间可以从以下两个方面考虑：

1）选择谈判时间的长短要考虑的因素

①谈判准备的程度。如果已经做好参加谈判的充分准备，谈判时间安排得越早越好，而且也不怕马拉松式的谈判；如果没有做好充分准备，不宜匆匆忙忙开始谈判，俗话说不打无准备之仗。

②谈判人员的身体和情绪状况。如果参加谈判的人员多为中年以上的人，要考虑他们身体状况能否适应较长时间的谈判。如果身体状况不太好，可以将一项长时间谈判分割成几个较短时间的阶段谈判。

③市场形势的紧迫程度。如果所谈项目与市场形势密切相关，瞬息万变的市场形势不允许稳坐钓鱼台式的长时间谈判，谈判就要及早及时，不要拖太长的时间。

④谈判议题的需要。对于多项议题的大型谈判，不可能在短时间内解决问题，所需时间相对长一些；对于单项议题的小型谈判，没有必要耗费很长时间，力争在较短时间内达成一致。

2）选择谈判时间要讲究策略

【案例3-12】 安辰公司是一家家居装饰公司，在业界有着非常好的口碑。安辰公司与另外一家装修公司合作了一个项目。但是，双方对一些问题争执不下，约定另择时间谈判。安辰公司的经理在周五的时候宣布：周六放假一天，原本为休息日的周日则继续上班。很多员工不理解经理的做法，但也不敢有什么异议。

周日，公司的工作异常紧张，经理召集所有谈判人员整理资料，准备周一一早杀对方个措手不及。果然，在周一的谈判桌上，安辰公司的谈判人员大获全胜。而对方公司的谈判代表则被逼得言语混乱，谈判甚至一度中断。

①对于主要的议题或争执较大的焦点问题，最好安排在总谈判时间的3/5时提出来，这样既经过一定程度的交换意见，有一定基础，又不会拖得太晚而显得仓促。

②合理安排好己方各谈判人员发言的顺序和时间，尤其是关键人物关键问题的提出应该选择最成熟的时机，当然也要给对方人员足够的时间表达意向和提出问题。

③对于不太重要的议题、容易达成一致的议题可以放在谈判的开始阶段或即将结束阶段，而应把大部分时间用在关键性问题的磋商上。

④己方的具体谈判期限要在谈判开始前保密，如果对方摸清己方谈判期限，就会在时间上用各种方法拖延，待到谈判期限快要临近时才开始谈正题，迫使己方为急于结束谈判而匆忙接受不理想的结果。

⑤在枯燥的谈判过程中适当安排一些文娱活动，既可活跃双方气氛，增进友谊，又可松弛神经，消除疲劳。但是文娱活动的安排也不能过多，如果谈判进行一周的话，安排一至两次文娱活动就可以了，且最好安排在谈判的第二天以及商谈焦点性问题的当天。此外，安排的活动内容不要重复，要尽量丰富一些；要注意不能使文娱活动成为谈判对方借此疲劳己方、实现其谈判目标或达到其他目的的手段。

【小贴士3-3】 如去外地谈判，或去国外谈判，则应避免长途跋涉后立即开始谈判，要在充分地休整之后再进行谈判，有时还要注意倒时差。

3.4.2 选择谈判地点

1）谈判场所的选择

谈判场所的选择包括两个方面：一是国家、地区的选择；二是具体谈判场所的选择。一般说来，前者应以通信方便、交通便利为首要条件；后者的选择要根据谈判的性质而定，正式谈判应选择安静和方便的场所，非正式谈判则不受限制。可供选择的谈判地点有3种，即主场谈判、客场谈判、中立地谈判。对谈判人员来说，选择不同的场所会产生不同的影响。谈判专家认为，谈判地点不论设在哪一方都各有利弊。

【案例3-13】 在美国的加利福尼亚州有一家歌兰蒂泵业公司。对他们来说，主场谈判是非常重要的，于是他们就在工厂里建了一系列的客房，并且有专人为来厂参观者服务。在这里，你可以参观工厂、治谈生意，而且完全不必为在厂期间住宿吃饭之类的事情操心。歌兰蒂创立了一个理想的谈判环境。来厂参观者完全摆脱了差旅的烦恼和总部的干扰。

美国专家泰勒尔的实验也表明：多数人在自己家的客厅与人谈话，比在别人的客厅里更能说服对方。这是因为人们一种常见的心理状态，即自己的“所属领地”里能更好地释放能量与本领，所以成功的概率就高。

2）谈判场所的布置

较为正规的谈判场所可以有3类房间：一是主谈判室，二是密谈室，三是休息室。

①主谈判室的布置。主谈判室应当宽大舒适，光线充足，色调柔和，空气流通，温度适宜，使双方能心情愉快、精神饱满地参加谈判。谈判桌居于房间中间。主谈判室一般不宜装设电话，以免干扰谈判进程，泄露有关的秘密。主谈判室也不要安装录音设备，录音设备对谈判双方都会产生心理压力，难以畅所欲言，影响谈判的正常进行。如果双方协商好也可配备。

②密谈室布置。密谈室是供谈判双方内部协调机密问题单独使用的房间。它最好靠近主谈判室，有较好的隔音性能，室内配备黑板、桌子、笔记本等物品，窗户上要有窗帘，光线不宜太亮。作为东道主，绝不允许在密谈室安装微型录音设施偷录对方密谈信息。作为客户在外地对方场所谈判，使用密谈室时一定要提高警惕。

③休息室布置。休息室是供谈判双方在紧张的谈判间隙休息用的，休息室应该布置得轻松、舒适，以便能使双方放松一下紧张的神经。室内最好布置一些鲜花，播放一些轻柔的音乐，准备一些茶点，以便调节心情，舒缓气氛。

【小贴士3-4】 有人说：在对方的办公室谈判对你更为有利。让我们思考一下，在对方的办公室我们能够获得多少与对方有关的信息呢？

——此人的兴趣爱好是什么？

——此人爱干净还是比较邋遢？

——此人在家具饰品方面的品位？

——此人在公司的地位？

——此人的办公室是靠近公司中掌权者的办公室呢？还是离得较远？

——人人都想靠窗，他占有多少靠窗的空间呢？

综合来看，谈判地点的选择顺序应该是：首先选择主场，但在实际操作中，对方往往会极力反对。双方都有主场的愿望时，为公平起见，可以选择中场（中立方、第三方）。相对来说，客场是最为不利的，客场应该在中场之后，作为最后的选择。谈判专家认为，谈判地点不论设在哪一方都各有利弊。选择的主要谈判场所都应当整洁、宽敞、光线充足，应该配备一些相关的辅助设备，如调制解调器插座、幻灯机、投影仪等。

3）谈判桌摆放及座次安排

谈判双方座位的安排对谈判气氛、内部人员之间的交流、谈判双方的工作都有重要的影响。谈判座位的安排也要遵循国际惯例，讲究礼节。通常可以安排3种方式就座：

【小贴士3-5】 没有规矩，不成方圆。反过来，方圆又象征着规矩。在谈判中，桌子的形状体现着谈判各方的地位。谈判桌有圆形、椭圆形、方形、多边形、T字形等不同形状。椭圆形或圆形的谈判桌能够消除彼此间的顺序差异，没有首席，也没有末席，比较适合多边谈判。长方形谈判桌适合双方谈判。如觉得桌子方方正正，给人压抑的感觉，不妨换成圆桌，也许会有全新的感觉。

在国际商务谈判中，参与谈判的总数不能是13，注意避免这个数字；在座位安排时，按照以右为上的原则，主座右手边的位置仅次于主座，主座左手边的位置排在第三位，其他依次类推。座次安排妥当后，在每个位置前放置一个标牌，避免出错；如果条件允许，可以对入座的人员进行引导。

①长方形或椭圆形。双边谈判一般采用长方形或椭圆形谈判桌。通常主方、客方各坐一边，若谈判桌横放（见图3.1），则正面对门为上座，应属于客方；背面对门为下座，应属于主方。这种座位安排方法适用于比较正规、比较严肃的谈判。它的好处是双方相对而坐，中间有桌子相隔，有利于己方信息的保密，各方谈判人员相互接近，便于商谈和交流意见，也可形成心理上的安全感。它的不利之处在于人为地造成双方对立感，容易形成紧张、呆滞的谈判气氛，对调解双方关系有不利的影响，需要运用语言、表情等手段缓和这种紧张对立气氛。

图3.1 谈判桌横放示意图

谈判桌竖放的情况见图3.2所示。

②圆形。多边谈判一般采用圆形谈判桌（见图3.3）国际惯例上称为“圆桌会议”。采用圆桌谈判时，谈判各方围桌交叉而坐，尊卑界限被淡化了，彼此间气氛较为和谐、融洽，容易达成共识。不利之处是双方人员被分开，每个成员有一种被分割被孤立的感觉。同时也不利于己方谈判人员之间协商问题和资料保密。

③马蹄形。小型的谈判，也可不设谈判桌，直接在会客室沙发上进行，双方主谈人在中间长沙发就座，“主左客右”，译员在主谈人后面，双方其余人员分坐两边（见图3.4），呈马蹄形，这样双方交谈比较随和友好。但较正式的谈判，不宜采用这种方式。

图3.2 谈判桌竖放示意图

图3.3 谈判桌圆形摆放示意图

图3.4 谈判桌马蹄形摆放示意图

【案例3-14】 张先生是一家公司的总经理，最近和客户的合作有了很大的进展。为此，双方都希望在下次的谈判中尽可能地胜出，让自己拥有较大的优势。

张总经理认真地收集了对方的详细材料。经过整理，张总经理了解到谈判对方的首席代表是一个追求完美，对工作精益求精、一丝不苟，对自己要求严格的人，而且这个人对数字类的东西很敏感，做起事情来认真仔细，要求极高，下属员工都很佩服他。

看到了对方的这个特点，张总经理像是看到了黑夜中的一缕曙光，一切瞬间被照亮了。他原以为自己在这次谈判中会败下阵来，却通过对方追求完美的性格找到了他的致命弱点。

张总经理作为主场方，在安排座位的时候，故意把对方的首席代表有可能坐的位子固定下来，然后在他对面的墙上挂了一幅画，稍微把画斜了点儿，营造好了谈判前的客观环境氛围。随后，对方的首席代表坐到了事先安排好的位置，他面对着墙上那幅倾斜的画，心里有说不出的别扭。这个追求完美的人很难容忍这个疏忽，很想立刻冲上去把这幅画扶正，但是碍于自己不是主场方，上去扶正了显得很不礼貌，只有一直忍耐着，强迫自己不去看这幅画，避免因此受到影响。

在这场谈判中，对方的心情受到了影响，变得格外烦躁、焦虑，最后这个谈判被张总经理所在的主场方掌握了主动权。