3.3 使用保险柜：为财物管理上一道锁
W 旅游公司为了保证财产安全，采购了一批保险柜，用来专门保管库存资金、有价证券、银行票据、印章等重要财物。要想保护好企业的财物，除企业负责人要做好保险柜的硬件配置外，财务人员还须用好保险柜，这样才能真正发挥出保险柜的保护作用。
3.3.1 保险柜的配备与选择
老傅是B 公司的出纳，其工作时间已有30 年之久。谈及工作，老傅不禁感慨，以前财物都锁在办公室的抽屉里，安全系数低。现在，随着公司的快速发展，公司日常经济活动越来越多，需要保存的重要文件数量也持续增加。在这种情况下，为了做好财物管理，B 公司给老傅等财务人员配置了保险柜。
B 公司配备保险柜时，首先对每个财务人员进行了相关调研，根据每个财务人员的需要，来确定保险柜的容量大小及安全等级。自从有了保险柜，老傅心里踏实了许多，其工作也做得更加顺心。
在实际生活中，有很多出纳会根据自身情况向企业申请购买保险柜，而出纳在选择保险柜时，需要考虑以下三个方面。
◣计算存放物品的大约金额及所需容量；
◣选择保险柜的功能（防火、防盗或两项兼具）；
◣详细了解保险柜的保固期及售后服务是否健全。
市面上常见的保险柜品种及其优缺点如表3-1 所示。
表3-1 市面上常见的保险柜品种及其优缺点
保险柜也有安全级别，依次为A1、A2、B1、B2、B3、C 这六类，其中A1 的安全级别最低，C 的安全级别最高，出纳在挑选时可以根据自己的需求来选择。同时，若是想选择防盗性能较强的保险柜，出纳最好不要挑选具有应急钥匙孔的保险柜，虽然其钥匙孔的位置比较隐蔽，但如果被小偷找到，小偷就能轻而易举地打开保险柜。并且如出纳忘记密码或者丢了钥匙，保险柜只能通过外力打开。
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保险柜的四大维护方法：
◣保险柜应放置在隐蔽、干燥之处；
◣注意通风、防湿、防潮、防虫和防鼠；
◣保险柜外要经常擦抹干净，保险柜内财物应保持整洁卫生、存放整齐；
◣一旦保险柜发生故障，应到公安机关指定的维修点进行修理，以防泄密或失盗。
3.3.2 保险柜的开启与物品存放
对于出纳老傅而言，保险柜的开启也应由老傅自己负责，换言之，老傅之外的人员不能开启保险柜，就算老傅本人在场也不能由他人来开启保险柜。若清查小组的人需要对老傅的工作进行抽查，那么可以按照企业的内部规定，经领导批准后，在老傅在场的情况下开启保险柜。
通常情况下，老傅需要存入保险柜的财物如图3-11 所示。
图3-11 保险柜里存放的财物
老傅在存放财物的过程中，需要将物品按照种类造册登记，若有贵重物品，需要登记其质量、重量、金额等相关信息，账簿登记的内容应与所有财物核对相符。
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用保险柜放私人物品的行为并不违法，但可能会违反企业的规章制度。
如果用保险柜存放私人物品时，存在其他违法犯罪行为，当事人需要对自己的行为依法承担相应的法律责任。
3.3.3 保险柜的日常管理
要想做好保险柜的日常管理，最好的方法就是坚持“五专”原则，即专人管理、专人保管钥匙、专人开启、专人存取财务及设置专用密码。
1.专人管理
企业买回保险柜后，一般会将其安装在财务室的专用位置，即距离财物主管人员和使用者（出纳）较近的地方，由专人对其进行管理。
2.专人保管钥匙
一般情况下，企业会配备两把钥匙，一把交由出纳保管，另一把则封存起来，交由企业的安保部门或企业财务负责人保管。
例如，出纳老傅手中的这把专用钥匙主要供日常使用，不能随意交于他人保管，若因为老傅将钥匙交于他人保管而导致保险柜内的财务被盗窃，老傅就要负部分赔偿责任。
3.专人开启
保险柜必须由专人开启，其他人不能随意开启保险柜。
4.专人存取财物
保险柜中财物的存取，只能由专人进行。
5.设置专用密码
密码有简单与复杂之分，保险柜的密码应当设置安全性较高的专用密码，出纳需要牢记专用密码并做好保密工作，不得向他人泄露，防止被他人利用。同时，出纳还需定期对专用密码进行修改，从而降低密码泄露的风险。若出纳存在调动岗位、离职等情况，那么新的出纳接手岗位后，需要及时更换旧密码。
实操笔记
【材料分析题】如果出纳老傅的保险柜被盗了，他应该怎么办？
答案：首先，出纳老傅应该立即报警，并且保护好现场，等警察勘查完现场后，再清理财物被盗的办公区域。