1.2 工作簿和工作表管理
在Excel 2010中，工作表是一个由行和列组成的表格，工作簿是工作表的集合。工作簿是存储并处理数据、数据运算公式、数据格式等信息的文件。用户在Excel 2010中处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xlsx，文件名就是工作簿名。工作表是用来存储和处理数据的最主要的文档，所有对数据进行的操作都是在工作表上进行的。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此，可以在一个工作簿中管理各种类型的相关信息。工作表名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上（见图1-1）。
1-2 工作簿管理和工作表管理
Excel软件向下兼容，如果要在Excel 2003中打开扩展名为.xlsx的文件，则必须安装兼容软件。
1.2.1 工作簿管理
1. 新建工作簿
Excel 2010中新建工作簿有以下4种方法。
方法一：在启动Excel 2010后，将自动建立一个全新的工作簿——工作簿1。
方法二：选择“文件”菜单中的“新建”命令来创建。
方法三：按“Ctrl+N”组合键。
方法四：通过快速访问工具栏中的“新建”命令来创建。
2. 打开工作簿
打开一个已经保存过的工作簿，可以用下面的任意一种方法。
方法一：使用快速访问工具栏中的“打开”命令。
方法二：使用“文件”菜单中的“打开”命令。
方法三：在“文件”菜单中单击最近使用过的文件，即可打开相应的工作簿。
方法四：在“我的电脑”或者资源管理器中找到需要打开的工作簿，双击即可将其打开。
Excel 2010允许同时打开多个工作簿，可以在不关闭当前工作簿的情况下打开其他工作簿；可以在不同工作簿之间进行切换，同时对多个工作簿进行操作。
3. 保存工作簿
（1）保存未命名的新工作簿。单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令（或按快捷键“Ctrl+S”），在弹出的“另存为”对话框中，确定保存位置和文件名后，单击“保存”按钮。
（2）保存已有的工作簿。单击“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令（或按快捷键“Ctrl+S”）即可。
4. 隐藏和取消隐藏工作簿
打开“视图”选项卡，在“窗口”功能区单击“隐藏”图标即可隐藏该工作簿。
在“视图”选项卡功能区，单击“取消隐藏”图标，在出现的“取消隐藏”对话框的“取消隐藏工作簿”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”按钮即可重新显示该工作簿。
5. 保护工作簿
打开“审阅”选项卡，在“窗口”功能区单击“保护工作簿”图标，为工作簿设置密码，进行保护。
1.2.2 工作表管理
1. 选择工作表
单击某个工作表标签，可以选择该工作表为当前工作表；按住“Ctrl”键后分别单击工作表标签可同时选择多个工作表。
2. 插入新工作表
方法一：单击工作表标签区的“插入工作表”按钮，即可在当前位置插入一张新的工作表。
方法二：用鼠标右键单击插入位置右边的工作表标签，再选择快捷菜单中的“插入”命令，将出现“插入”对话框，如图1-2所示，选定工作表后单击“确定”按钮。
图1-2 “插入”对话框
如果要添加多张工作表，则先按住“Shift”键，同时选中与待添加工作表相同数目的工作表标签，然后再右击打开快捷菜单选择“插入”命令。
3. 删除工作表
方法一：选择要删除的工作表，单击“开始”选项卡，选择“单元格”功能区的“删除工作表”命令。
方法二：鼠标右键单击要删除的工作表，选择快捷菜单中的“删除”命令。
4. 重命名工作表
方法一：双击要重命名的工作表标签，输入新的工作表名称即可。
方法二：鼠标右键单击要重命名的工作表标签，选择快捷菜单中的“重命名”命令，输入新的工作表名称即可。
5. 移动或复制工作表
移动工作表的方法是：单击工作表标签，选定工作表，然后按住鼠标左键拖曳光标到目标位置即可。如果要复制工作表，则应在按住鼠标左键拖曳光标到目标位置的同时按住“Ctrl”键。
6. 工作表标签添加颜色
给工作表标签添加颜色的步骤如下。
（1）用鼠标右键单击想要改变颜色的工作表标签。
（2）从弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令。
（3）打开主题颜色面板，如图1-3所示，选择颜色后，即为工作表标签添加上颜色。
图1-3 设置工作表标签颜色
1.2.3 编辑工作表
1. 选定工作区域
1-3 编辑工作表
Excel 2010在编辑工作表或执行命令之前，首先要选择相应的单元格或单元格区域。表1-1所示为常用的选定工作区域的操作。
表1-1 常用的选择操作
2. 插入与删除单元格
选择想要插入与删除单元格的位置，单击鼠标右键，选择“插入”可以插入一个单元格，选择“删除”可以删除一个单元格，如图1-4～图1-6所示；也可以通过选择“开始”选项卡下“单元格”分组里的“插入”→“插入单元格”命令完成。
图1-4 插入与删除单元格
图1-5 插入单元格
图1-6 删除单元格
3. 插入与删除行和列
选定想要插入行或列的位置，单击鼠标右键，可以在该行的前面或该列的左边插入一行或一列。选定想要删除行或列的位置，单击鼠标右键，可以删除一行或一列，如图1-7所示。
图1-7 插入与删除行或列
4. 合并单元格
选定区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，打开“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”中的“合并单元格”来合并单元格，如图1-8和图1-9所示。
图1-8 合并单元格（1）
图1-9 合并单元格（2）
1.2.4 美化工作表
1. 设置数据格式与对齐方式
1-4 美化工作表
（1）选中表格中需要设置的单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项。
（2）在此选项中，可改变数据在垂直和水平方向上的对齐方式，如图1-10所示。
2. 设置边框和底纹
选中表格中需要设置的单元格后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，即可设置表格的边框和底纹，如图1-11所示。
图1-10 设置数据对齐方式
图1-11 设置边框和底纹
3. 使用自动套用格式美化工作表
可以选择“开始”选项卡下“样式”分组里的“套用表格格式”命令完成。
4. 设置列宽和行高
设置列宽和行高的方法有3种。
方法一：将鼠标光标放在两列或两行的标签分界线上，拖曳鼠标光标调整列宽或行高。
方法二：用鼠标右键单击列表标签，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”或“行高”并调整其数值。
方法三：选择“开始”选项卡下“单元格”分组里的“格式”命令，再选择“列宽”或“行高”并调整其数值。
1.2.5 打印工作表
打印工作表是使用电子表格的一个关键步骤，也是一项日常工作。工作表创建好后，为了提交或留存查阅方便，经常需要把它打印出来，操作步骤一般是先进行页面设置，再进行打印预览，最后打印输出。
1-5 打印工作表
1. 设置打印区域和分页
选择要打印区域的方法：通过拖曳鼠标光标来选择要打印的区域，单击“页面布局”选项卡下“页面设置”分组里的“打印区域”按钮，再单击“设置打印区域”命令，选定区域的边框上出现虚线，表示打印区域已设置好，打印时只有被选定区域中的数据才能打印。
当工作表较大时，Excel 2010一般会自动为工作表分页，如果用户不满意这种分页方式，可以根据自己的需要对工作表进行人工分页。
分页包括水平分页和垂直分页。水平分页的操作步骤如下：单击要另起一页的起始行行号，单击“页面布局”选项卡下“页面设置”分组里的“分隔符”按钮，选择“插入分页符”命令，在起始行上出现一条水平虚线，表示分页成功。
垂直分页必须单击另起一页的起始列列标或选择该列最上端的单元格，分页成功后将在该列左边出现一条垂直分页虚线。如果选择的不是最左或最上的单元格，插入分页符将在单元格上方和左侧各产生一条分页虚线。
删除分页符可选择分页虚线的下一行或右一列的任一单元格，单击“页面布局”选项卡下“页面设置”分组里的“分隔符”按钮，选择“删除分页符”命令；也可以选中整个工作表或选中任一单元格，然后选择“分隔符”按钮下的“重设所有分页符”命令，即可删除工作表中的所有人工分页符。
分页后单击状态栏右侧视图切换按钮中的“分页预览”按钮，可进入分页预览视图。单击“普通”按钮，可以结束分页预览回到普通视图中。
2. 页面设置
Excel 2010具有默认页面设置功能，因此用户可以直接打印工作表。如有特殊要求，使用页面设置可以设置工作表的打印方向、缩放比例、纸张大小、页边距、页眉、页脚等。单击“页面布局”选项卡下“页面设置”分组右侧的按钮，打开图1-12所示的“页面设置”对话框，该对话框共有4个选项卡：页面、页边距、页眉/页脚和工作表。
（1）“页面”选项卡。在图1-12所示的“页面”选项卡中可以设置纸张方向、缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码等选项。
（2）“页边距”选项卡。可设置版心与页面4个边界间的距离、页眉和页脚的上下边距等，如图1-13所示。
（3）“页眉/页脚”选项卡。如果设置页眉和页脚，可单击“页眉”和“页脚”的下拉列表，选择内置的页眉和页脚格式，也可分别单击“自定义页眉”“自定义页脚”按钮，在相应的对话框中自己进行定义。设置好后单击“确定”按钮即可，如图1-14所示。
图1-12 “页面设置”对话框
图1-13 “页边距”选项卡
图1-14 “页眉/页脚”选项卡
（4）“工作表”选项卡。“工作表”选项卡如图1-15所示。
图1-15 “工作表”选项卡
打印区域：若不设置，则打印当前整个工作表；若需设置，则单击“打印区域”右侧的折叠按钮，在工作表中拖曳选定打印区域后，再单击“打印区域”右侧的折叠按钮，返回对话框，单击“确定”按钮。
打印标题：如果要使每一页上都重复打印列标志，则单击图1-15中的“顶端标题行”编辑框，然后输入列标志所在行的行号；如果要使每一页上都重复打印行标志，则单击“左端标题列”编辑框，然后输入行标志所在列的列标。
每页都打印行号和列标：选中图1-15中的“行号列标”复选框即可。
3. 打印预览
单击视图切换按钮中的“分页预览”按钮，进入“分页预览”视图，用鼠标光标拖曳分页虚线可直接改变分页的位置。
4. 打印输出
经过设置打印区域、页面设置、打印预览后，工作表可以正式打印了。打印方法如下：选择“页面设置”对话框中的“打印”按钮，或选择“文件”菜单下的“打印”命令，即可打印输出。