第二节 建立业务关系

通过以上方式找到了潜在的客户后，接下来就该考虑怎样与客户建立业务联系并尽可能保持稳定的业务关系了。

一、对潜在客户进行资信调查

在正式与客户签订贸易合同之前，我们应克服急于求成的心态，对潜在客户的各方面做深入细致的调查，避免产生不必要的贸易纠纷，甚至是上当受骗，就像本章导入案例一样，从而给自己或公司带来无法挽回的经济损失。

1. 调查的内容

对潜在客户的调查包括其资信情况、经营范围、经营能力及客户所在国或所在区域的商业习惯等。

（1）资信情况，包括企业的资金和信用两个方面。资金是指企业的注册资本、实际资本、公积金、其他财产以及资产负债的情况等；信用是指企业的经营作风与习惯，比如，是否重合同、讲信誉，有无不良信用记录等，对中间商的资信情况更应重视。

（2）经营范围，主要是指企业经营的商品类别、企业的性质（是实际用户还是中间商、专营商或兼营商）。

（3）经营能力，主要是指企业的活动能力、销售的渠道、贸易关系、经营做法以及经营历史长短等。

（4）商业习惯，不同国家、不同地域的人，由于受不同的文化、价值观、风俗习惯的影响，会有不同的商业习惯。为了更有效地与潜在客户进行沟通，我们必须了解其特有的商业习惯。例如，想把产品出口到日本，出口商首先就要了解日本人特有的商业习惯，如他们强调人际关系，注重长期稳定的往来关系，做决策既慢又比较隐晦，还有他们特有的退货和回扣条件等，只有做到知己知彼、有的放矢，才能顺利地进入日本市场。

全面地了解客户的上述情况，对于我们拓展国外市场、扩大经营规模都是十分重要的。

2. 调查的途径

对客户的资信调查可以通过银行、工商团体、咨询机构、我驻外机构等途径进行调查，也可对客户进行实地考察。

（1）通过银行调查。通过国内往来银行，向对方的往来银行调查，是最常见的一种方法。这种调查通常是拟好文稿，附上调查对象的资料，寄给国内往来银行的资信部。国内往来银行根据要求，通过其国外的分支机构或其他往来银行在当地进行调查。

（2）通过工商团体和咨询机构调查。工商团体包括商会、同业公会、贸易协会等，通过这种渠道获得的信息需要我们仔细分析，有时可能得到的仅仅是纸面的“证明”，缺乏可靠性。向专业咨询机构获取信息较为客观，但费用比较高，例如，麦肯锡就是一家国际知名的咨询公司，其调查报告详细且高效。

（3）通过我驻外机构就地调查和在业务活动中对客户进行实地考察。委托我驻外机构就地调查和通过在业务往来活动中对客户进行实地考察所获得的材料，一般都比较具体可靠，对业务的开展有较大的参考价值。同时，从各兄弟进出口公司之间定期交流的客户资料，以及在发生重大情况时的临时通报中，可对客户的情况有更全面的了解，有利于做到互相配合、统一对外。

此外，国外出版的行业名录、厂商年鉴等刊物对了解客户的经营范围和活动情况也有一定的参考价值。

二、与潜在客户建立业务联系

对潜在客户的资信进行调研确认后，就可以着手与其建立业务联系了。建立联系的途径可以是派出业务代表到客户所在地直接洽谈，也可以通过信函方式快速与客户取得联系。随着通信科技的不断发展，信函的形式不断增多，从传统的书信、电报、电传发展到传真、电子邮件、电子数据交换（EDI）等，不仅提高了通信速度而且降低了通信成本，因此，外贸实践中通过信函与客户建立联系成为主要的选择。

（一）初次联系业务信函的主要内容

初次与客户取得联系，一般要说明客户信息的来源、写信的目的、表达建立良好业务关系的愿望，并希望对方尽快回复。通常，首先要告诉对方收信人的名称地址是如何被获悉的，然后告知对方发信人的公司性质、业务范围等，自我介绍一番，说明去函的目的，最后表达在未来业务中希望能与之合作的真诚愿望。当然，发信人也可以在去函中提出一些要求，例如，希望获得对方进一步的信息，说明交易的条件等。

1. 说明信息来源

阐述如何获悉收信人的资料，如通过老客户介绍、通过网络搜索等方式。

【例】

（1）We learned from the…that you are interested in…

（2）Mr. …has recommended you to us as a leading importer in…

（3）We have obtained your name and address from the…

（4）Our market survey showed that you are the largest importer of…

2. 说明去信目的

去信目的基本上都是表达扩大产品销售、建立良好经贸关系的愿望。

【例】

（1）In order to expand our products into…we are writing to you to seek cooperation possibilities.

（2）We are writing to you to establish long-term trade relations with you.

（3）We wish to express our desire to enter into business relationship with you.

3. 自我介绍

为引起对方的交易兴趣，在信函中要进行自我介绍，包括本公司的基本情况和产品的基本情况。前者主要包括公司性质、业务范围、宗旨以及以往业绩等情况，后者主要包括产品推荐，如质量特性、价格水平、销路情况等，同时也可附上产品目录、价目单或另行邮寄样品。

【例】

（1）We are a leading company with many years' experience in…

（2）We enjoy a good reputation internationally in the circle of…

（3）We have a good variety of…

（4）Our products are enjoying popularity in…

（5）To give you a general idea of our products, we are enclosing our catalogue for your reference.

4. 表达希望尽快取得回复

结尾部分表达希望对方尽快回复，如下单或告知相关意见。

【例】

（1）Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.

（2）We are looking forward to your specific inquiries.

（3）We are looking forward to your favorable reply.

（二）编写初次联系业务信函的注意事项

编写初次联系业务信函时，需要注意以下几点。

（1）切忌信函过长。客户的时间很宝贵，每天都有可能收到数百封邮件，如果收到一个不认识的人发来一封长篇大论的邮件一般都不会认真去看。而且很多外国人的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理电子邮件（E-mail），很多长篇大论的邮件，只要不是熟人发的，一般会被直接删除，或者是把其地址设为垃圾邮件。

（2）邮件需要一个明确的主题。一个不明确的主题，会使客户根本没兴趣去打开陌生人的邮件。主题内容要言简意赅，直接吸引客户通过主题去点开邮件，做到这一点需要加点技巧。

【例】如示范1.1，在给对方发出的电子邮件中，可以设置这样一个主题：“Re: Chair Imports Pty Limited / Home Depot vendor-chair / DEF Chair Co., Ltd.”。其中Chair imports Pty Limited代表了客户的公司名称，在写给对方的主题上首先加上对方公司名称，表示对对方的尊重；Home Depot vendor-chair明确表示发件人是北美第二大零售商Home Depot（家得宝）的供应商，既表明了实力，也易引起其兴趣；最后的DEF Chair Co., Ltd.代表自己的公司。

（3）切忌长篇大论的公司或工厂介绍。如果公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过。如上述信函，用一两句话点到重点，吊起外国客户的胃口，让其反过来咨询你各种问题，以达到吸引客户的目的，为以后的进一步交往做好铺垫，以后业务人员就可以继续跟进，一笔外贸业务就开始了。