1.1　PPT入门必知

演讲需要PPT，这对于职场中人来说，就像是吃饭少不了筷子一样，已经成为常识。而且，在我们的日常生活中，也越来越多地接触到PPT的应用。接下来，介绍一些最基础的PPT知识。

1.1.1　PPT是什么

有人认为PPT就是幻灯片，也有人认为PPT是PowerPoint的缩写，其实不然。在认识PPT究竟为何物之前，我们先来简单介绍一下PowerPoint。

PowerPoint是美国名校伯克利大学的Robert Gaskins博士发明的一款图形演示文稿软件。后来，微软公司通过收购的方式将PowerPoint收入麾下，并最终把它发扬光大。

PowerPoint文件在命名时遵循了微软公司当时的命名规则——扩展名不能超过3个字母，文件名不能超过8个字母。所以，很自然地就把PowerPoint的前中后三个字母提取出来成为扩展名“.ppt”。为了方便，人们约定俗成地将演示文稿简称为PPT。所以PPT是使用PowerPoint做出来的文件，也就是演示文稿，而演示文稿中的每一页叫作幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。

随着软件的研发，又衍生出一个系列，如PPS（PowerPoint Show）等；在新的微软系统中，已经没有了扩展名只能包含3个字母的限制，所以从PowerPoint 2007开始就更改为4个字母的扩展名了，如.pptx，这个x是基于xml而来的。新的文件格式可以减少文件大小，并且文件恢复功能得到了进一步加强。

下面列出常见的几种PPT文件格式。

1.1.2　为什么要使用PPT

在生活和工作节奏越来越快捷的信息时代，PPT正逐渐成为人们工作、生活中的重要组成部分，尤其在工作汇报、企业宣传、产品推介、婚礼庆典、项目竞标、管理咨询等领域发挥着重大的作用。为什么PPT的应用领域如此之广，下面我们就来探究一下，PPT究竟有什么不可抗拒的功效。

1.制作方便

相对而言，PPT制作比较简单，非常容易排版，使用也比较灵活，便于修改，面对不同的受众对象可以方便地对幻灯内容进行不同的调整。

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为什么选择使用PowerPoint来制作PPT

PowerPoint应该是最方便进行排版制作的软件，也是最方便进行放映的软件。

2.形式生动活泼

PPT的精髓在于沟通，它的形式比较生动。可以通过在PPT中使用图片、表格、音频、视频、动画等内容，将演讲的形式丰富起来，将视觉、听觉和演讲者的语言多种方式综合，同时发挥作用，而不是单纯地用文字来表达自己的观点。这样能更加方便有力地展示我们要表达的内容，也有助于受众更加快速地领会其中的内容。

3.帮助整理思绪

PPT所展示的内容可能不需要特别的全面和详尽，但是它一定要包括演讲者所要传达内容的主线。

在PPT中通过突出重点，简化内容，理顺思路，以比较直观的方式来为客户讲一个故事，故事的storyline就是PPT的outline。其之所以直观，就是因为它可以充分利用各种图形组合来进行逻辑的表达，尤其是结构逻辑。

这样做不仅让创作者在PPT制作前期能够更集中精力构思具体的表达内容的逻辑，还能为演讲者（创作者和演讲者为不同人的情况）提供清晰的思路。幻灯片中展示的更加简单和条理化的内容，更能方便受众理解，从而增强了与受众的互动，提高了沟通的效率。

4.弥补其他演讲方面的不足

使用PPT这种视觉化的方式，不仅可以让沟通更便利，让细节得到更好的展现，让自己显得更酷，还可以让其成为自己的保护伞，用以掩饰演讲者自身的不足，比如可以转移观众的视线，跳过不够逻辑的结构，可以让自己的声音不那么单调。

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避免为做PPT而做PPT

虽然PPT的功效很大，整体上来说能把复杂的问题简单化，但在制作PPT之前首先要问自己两个问题——能不用PPT就达到这个效果吗？需要多少时间才能做出预期的效果，有效避免为做PPT而做PPT。

1.1.3　PPT的分类

要做好PPT其实是非常讲究的，首先需要考虑的就是PPT要做成什么类型的。如果分类不清楚，就很容易混淆概念，比如PPT尽量字要少。这个原则对吗？如果没有分类的概念，肯定不能得出正确的结论。

PPT的分类从内容、功能和形式三个方向出发。下面来详细介绍一下PPT的分类。

1.PPT按内容分类

按内容分类是指根据PPT需要呈现的内容进行分类，主要分为以下几种。

（1）商务类

商务类PPT基本上是为商业服务的，常用于公开演讲、商务沟通、经营分析、页面报告等正式工作场合。从内容上，它可以承载很多内容。例如，下级向上级的汇报总结，老板对整个企业政策的宣传，产品或服务向客户的推广，企业的介绍等。从风格上来看，商业PPT需要简洁，清晰，不要有任何啰唆的言语，如下图所示。

（2）技术、知识培训类

技术、知识培训类PPT一般用于教育和指导，内容主要以教学内容为主，如新员工入职培训、课堂教学课件等。这类PPT的篇幅较多，内容繁杂。为了让讲述者能有条不紊地演说，观众能够清楚地接收信息，导航目录是必不可少的。为了让课件内容讲述起来更加连贯，一般情况下PPT都会用较多的超链接进行放映，如下图所示。

（3）杂类

这类PPT往往为了充分挖掘PPT的功能而做出一些其他的应用，比如个人相册、搞笑动画、交互式试题、分数统计、游戏等，没有想不到的东西，只有做不到的东西。这类PPT可以以一种轻松、诙谐的方式进行制作，尽量使内容看起来更生动，如下图所示。

2.PPT按功能分类

从功能上来区分，PPT的主要作用有演示辅助、自动演示和阅读文档，如下图所示。

（1）演示辅助

顾名思义，PPT演示辅助类是以视觉形式作为辅助。这类PPT主要用于在演讲中对所讲述的内容进行辅助，让受众更简单直接地接受和理解这些信息，为整个演讲起到画龙点睛的作用。一般与投影仪配合使用，需要演讲者进行演说，通常在培训、会议场合使用。也可将PPT打印成一页一页的幻灯片，可以将PPT保存到光盘中以进行分发，并可在幻灯片放映过程中播放音频流或视频流，如下图所示。

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演示辅助类PPT

目前，国内外的一些关于PPT设计理论原则其实基本就是针对演示辅助类PPT的。制作时，一般只提出一些要点，而没有详细的说明。

（2）自动演示

PPT用于演示辅助时是配角，而用于自动播放时，则成了主角。此时的PPT并不需要人讲解，可能需要投影出来，比如在会议开始前播放的一些背景资料，活动短片、产品展示或公司介绍的PPT等。也有不需要投影的，比如网上流传的照片集，励志幽默故事等。这类PPT通常都会图文并茂。有时还会配上音乐或声音解说，或者直接添加视频文件进行播放。

（3）阅读文档

阅读文档类PPT的作用类似Word文档和PDF文件，基本不需要投影出来，也不需要公开演讲，主要供受众自行浏览，所以内容比较充实。

这类PPT有两种形式，电子文件或打印文件。比如发给上司或客户的一份报告、研究结果、学生自习用课件。可能上司或客户等阅读者有疑问时候，制作者会对某一页或某一部分做一些解释，但通常都是给人阅读的。

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阅读文档类PPT与普通文档的区别

尽管用于文字排版的文档类型很多，不过偶尔用PPT制作文档也是个不错的选择。尤其是在一些公共场合放映宣传片，使用PPT可以给观众带来更强的视觉冲击力，观众在同时查看到同一信息时，也更能够引起共鸣。

3.PPT按形式分类

按形式分类，与其说是在对PPT进行分类，不如说是对幻灯片进行分类。因为这种分类方式主要依据幻灯片上内容的体现形式来进行区分，而一份PPT中有很多张幻灯片，每一张幻灯片上的内容都会有所不同，呈现形式自然也不同。按此类分法主要可分为以文本为主的文字型、以图片为主的图片型、以表格、图表为主的数据型。

其实，只要清晰了PPT的内容和功能分类，要决定采用何种形式的PPT分类也就简单了。因为每类PPT的设计都有侧重点和原则。

例如，总结报告类PPT主要用于对一段时间的工作进行总结，其内容一般包含工作的基本情况、工作成绩及不足、经验教训，主要着力点在如何把事情描述清楚，所以内容应该注重数字和文字说明，多采用文字型PPT，如下图所示。制作时必须考虑PPT的排版，文字和图片的结合，尽量不要用大幅图片，没有PPT背景，因为打印的时间和费用都很重要，成功的关键点是阅读者能充分理解你的想法，阅读比较愉快等。

例如，产品演示类PPT需要给用户冲击性的印象和吸引力，所以内容应该着重图片的选用、色彩搭配等，即便没有文字也没关系，多采用图片型PPT，如下图所示。如果PPT属于自动演示类，则可侧重于PPT动画展示的技巧。

例如，营销推广、分析类PPT主要用于品牌推广、产品宣传、数据分析，其中的内容主要对所要推广的内容进行详细而生动的描述，对数据进行合理有据的分析，一般需要对准确的数据进行表格对比，或使用图表进行阐述，多采用数据型PPT，如下图所示。

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任何PPT的评论和欣赏必须是基于它的分类基础上

了解PPT的功能分类尤为重要，对于国外PPT制作的先进理论和大师们的所谓原则都要消化吸收，以便使用到合适类别的PPT制作中。