1.2　熟悉PowerPoint 2016

现在提到PPT，大部分人都知道要使用PowerPoint来制作。PowerPoint是Office办公软件系列中的重要组件，它拥有强大的制作和播放控制功能，可以快速创建动态演示文稿，用于会议或培训时轻松共享信息。用户不仅可以在投影仪或者计算机上进行演示；也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更为广泛的领域中；此外，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议，或在网上给观众展示演示文稿。

本节来熟悉一下PowerPoint 2016的新功能、启动程序的方法，以及新的操作界面。

1.2.1　PowerPoint 2016的新特性

Office作为办公软件的霸主，在功能特性上早已经发展得炉火纯青，加上其高度的专业性，一般很难在整体上有太大颠覆性的改变。与PowerPoint 2013相比，PowerPoint 2016的变化可以分为两大类。首先是配合Windows 10的改变，其次才是软件本身的功能性升级，下面分别进行详细讲解。

1.配合Windows 10的改变

随着Windows 10的推出，Office系列也迎来了三年一更新的节点。微软在Windows 10上针对触控操作有了很多改进，而Office 2016也随之进行了适配。

可以说，Office 2016是针对Windows 10环境从零全新开发的通用应用（UniversalAPP）。无论从界面、功能，还是应用上，都和Windows 10保持着高度一致，它在计算机、平板电脑、手机等各种设备上的用户体验是完全一致的。尤其针对手机、平板电脑触摸操作进行了全方位的优化，并保留了Ribbon界面元素，是第一个可以真正用于手机的Office。计算机和手机上的PowerPoint 2016效果分别如下图所示。

如果说Office 2016有机地将计算机、平板电脑、手机等各种设备的用户体验融为一体是一个巨大改变，那么再加上云端同步功能，可堪称革命性的进步了。

举个简单的例子，如果你正在使用Windows 10在计算机上查看某个PPT效果，但突然有事儿需要外出，路上便可以拿出Windows 10Mobile手机，接入OneDrive，继续查看该PPT，而且就是从你刚才离开的幻灯片继续查看，阅读体验近乎完全一致，只是屏幕大小不同而已，这就是通用应用的威力！

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本书中的PowerPoint 2016

Office 2016还在大规模地向iOS、Android、Mac OS X平台挺进，尤其是在移动平台上，第一次真正有了移动办公的样子。不过，微软方面表示，“除了触屏版本之外，Office 2016将会维持用户一直以来非常熟悉的Office操作体验，它依然是最适合配有键盘和鼠标的PC平台”。所以，本书仍以电脑版的PowerPoint 2016为主来进行讲解。

2.便利地进入界面

打开PowerPoint 2016的主界面后，充满浓厚Windows风格的主页让老用户们觉得很熟悉。在左面是最近使用的文档列表，而右边更大的区域则罗列了各种类型PPT的模板供用户直接选择，这种设计更符合普通用户的使用习惯。

3.主题色彩新增彩色和深灰色

PowerPoint 2016在主题色彩方面新增加了可选项，包括彩色、深灰色和白色3种主题，其中彩色是默认的，深灰色的主题比较素雅，白色主题和2013版本的效果类似，彩色主题则显得与系统更加和谐。

4.界面扁平化新增触摸模式

在新建空白演示文稿后可以发现，PowerPoint主编辑界面与之前的变化并不大，对于用户来说都非常熟悉，而功能区上的图标和文字与整体的风格更加协调，依然充满了浓厚的Windows风格，同时将扁平化的设计进一步加重，按钮、复选框都彻底扁了。

Office 2016为了与Windows 10相适配，在顶部的快速访问工具栏中增加了一个手指标志按钮，用于鼠标模式和触摸模式的直接切换，不同的界面显示效果略有不同。

下图所示为新增的触摸模式，可以发现触摸模式下选项栏的字体间隔更大，更利于使用手指直接操作。而在鼠标模式下选项栏则更窄，字体间距也小，显得更加紧凑，这也为编辑区域节省了更多的空间，更利于阅读。

5.Clippy助手回归——“Tell Me”搜索栏

十多年前，如果你用过Office，一定会记得那个“大眼夹”——Clippy助手，如下图所示。它虽然以小助手的身份出现，但是能真正帮忙的地方却少之又少，显得多余不说，有的时候甚至是很烦人的（不过这并不妨碍它的Q萌形象深入人心），所以在Office 2007中便取消了该功能。

在Office 2016中，微软带来了Clippy的升级版——Tell Me。Tell Me是全新的Office助手，它就是选项卡右侧新增的那个输入框。Tell Me其实不像看起来那么简单，它提供了一种全新的命令查找方式，非常智能。它可在用户使用Office的过程中提供多种不同的帮助，比如将图片添加至文档，或是解决其他故障问题等。

6.PowerPoint 2016的“文件”菜单

单击“文件”选项卡，即可进入自Office 2007以来便重点推广的BackStage后台。这次的Office 2016版本重点对“打开”和“另存为”的界面进行了改良（“打开”界面如下图所示），存储位置排列、浏览功能、当前位置和最近使用的排列都变得更加清晰。

在“打开”和“另存为”界面，原来的“计算机”被改成了“这台电脑”。并且将原本位于“计算机”之下的“浏览”模块转移到了左侧的最下方，也就是将二级菜单提升为一级菜单。由于大部分用户习惯将文档保存在本地电脑中，这样的做法可以直接浏览本地位置，减少了一次选择，所以增加了易用性，也更符合我们日常的使用习惯。

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推荐大家使用云存储方式

保存或另存为新文档时，OneDrive的存储路径依旧放在了首要的位置，然后是网络位置，接下来才是本地。这和当下流行的云存储相吻合，微软也在不断推荐大家使用云存储的方式，不用再借助任何USB等第三方介质进行文件的传输。我们只要保存在云端，便可以非常方便地在任何设备上随时随地登录个人账户，进而编辑浏览自己的文档了。

另外，微软对于存储方式的运用还是比较灵活的。如果用户在未主动保存文件时退出程序，软件会默认把文件保存在本地，并没有首选OneDrive。还有就是默认的每10分钟自动保存也是保存到本地位置。这是考虑到非在线版Office用户大多数都是老用户，这种设定符合一直以来的使用习惯。

7.简化文件分享操作

Office 2016将共享功能和OneDrive进行了整合。在“文件”菜单的“共享”界面下，可以将PPT直接保存在OneDrive中，然后邀请他人和我们一起来查看、评论、编辑PPT。除了OneDrive，还可以通过电子邮件、联机演示或直接发送到博客的方式共享给他人。

在“打开”界面中也可以直接打开OneDrive下的文件了。可以说在Office 2016中，微软对与OneDrive的整合已经到了非常贴心的地步。

8.改进后的设计方案

现如今，PPT幻灯片是对外展示的不二之选，但同时也造成了大量整天做PPT的工作人员。

PowerPoint 2016没有一味地增加更多的模板，而是调整了展示方式。在首次启动的时候会贴心地弹出一些最常用的模板提示，并给出各自的不同色调样式，直接就能开始演示文稿的制作。另外，在选择幻灯片的主题后，还可以通过“设计”选项卡“变体”工具组中的选项和菜单命令来调整模板的整体效果，如下图所示。

9.全新的演示者视图

PowerPoint 2016加入了全新的演示者视图，也就是要进行PowerPoint展示时需要打开的视图。在演示者视图下，幻灯片的内容可以被正常投射到屏幕上，但是在演示者的计算机上却可以出现更多的提示区域，用来添加备注和信息，让演讲者在演示过程中查看事先准备好的内容，边看边讲，这样可以减少出现错误的概率，同时也降低了演讲难度。

10.墨迹书写功能

在PowerPoint 2016中添加了一个相当强大而又实用的功能——墨迹书写功能，使用这个功能可以让PPT实现一些画图软件的功能，而且绘制完的“墨迹”还能转化为形状。这就方便了我们手动绘制不规则图形等。

1.2.2　启动PowerPoint 2016

看到PowerPoint 2016增强了这么多方面的功能，你是不是也想快点尝试一下。那么就赶紧运行下载而来的Office 2016安装引导包吧，这个过程很简单，而且期间无须任何干预，程序就会自动完成安装。

安装Office 2016以后，Office的所有组件就会自动添加到“开始”菜单的“所有程序”列表中。此时，可以通过“开始”菜单来启动PowerPoint 2016程序了。

不过，在Office 2016版本中，启动PowerPoint后不会直接以创建空白演示文稿的方式启动，需要在启动软件的界面中根据自己的需要选择启动类型，如空白演示文稿或内置的模板PPT。下面以启动PowerPoint 2016并新建空白演示文稿为例进行演示，具体操作方法如下。

Step 01　1　在计算机桌面上，单击任务栏左侧的“开始”按钮；2　在弹出的快捷菜单中选择“所有程序”命令，打开程序列表，如下图所示。

Step 02　在程序列表中选择“PowerPoint2016”命令，如下图所示。

Step 03　进入PowerPoint 2016新建界面中，单击“空白演示文稿”按钮，即可创建一个空白演示文稿，如下图所示。

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启动PowerPoint 2016的其他方法

启动PowerPoint 2016程序是使用该程序的前提操作，如果桌面上有PowerPoint 2016程序的快捷方式图标，则可以通过双击该图标来启动PowerPoint。

1.2.3　认识PowerPoint 2016界面

在对PowerPoint 2016进行操作前，为了让用户在以后的操作中得心应手，首先需要对程序界面有所认识，掌握各区域的作用，以及相关命令按钮的位置与作用。

启动PowerPoint 2016后，即可看到其工作界面，主要由快速访问工具栏、标题栏、功能区、编辑区、幻灯片窗格、备注栏、状态栏和视图栏等几部分组成，如下图所示。下面分别对每个区域的名称、作用等因素以表格的形式进行说明，如下表所示。

续表