2.3　了解PPT制作的一些原则

在设计制作PPT的过程中不能盲目地在幻灯片上堆积素材，否则就容易变得臃肿不堪，造成主题混乱，让人无法抓住重点。笔者根据多年制作PPT的经验，结合一些好PPT制作的规律，为大家总结了设计PPT应遵循的相关原则。

2.3.1　主题要明确

无论PPT的内容多么丰富，最终的目标都是为了体现PPT的主题思想。所以，在制作之初就要确定好这个目标。

一个PPT只许有一个目标，也就是说，一个PPT只为一类人服务，针对这类观众制作相应层次内容的PPT。如果在一个PPT中说了两个重点，比如在一个PPT中既讲管理，又讲技术，那么在讲管理时，专攻技术的观众就会停留在一段真空时段里，因为他们根本不了解，也没有办法参与，从而可能对演讲产生乏味感。反之如果对管理比较了解的人面对技术方面的东西，也会产生相同的问题。

主题确定后，在PPT的制作过程中还需要注意以下三个方面，才能保证表达的是一个精确无误、鲜明、突出的主题。

◇　明确中心，切实有料。在填充PPT内容时，一定要围绕已经确定好的中心思想进行。内容一定要客观事实，能有效说明问题，引人深思，切忌让PPT变得空洞。

◇　合理选材，材中显旨。在选择PPT素材时，一定要考虑所选素材对说明PPT主题是否有帮助，尽量选择本身就能体现PPT主题的素材，切记“宁缺毋滥”。

◇　精准表达，凸显中心。这一点主要体现在对素材加工方面，无论是对文字的描述，还是图片的修饰，或者是动画的使用都要符合主题需要，否则变得华而不实就完全没有必要了。

2.3.2　逻辑要清晰

一个成功的PPT必定有一个非常清晰的逻辑。只有逻辑清晰、严密，才能让制作出的PPT内容命中要害，无懈可击，让观众明白并认可你的PPT。前面也讲了很多构思PPT逻辑的方法了，下面就来简单总结一下吧。

首先围绕确定的主题展开多个节点（最好采用）；然后仔细推敲每一个节点内容是否符合主题；再将符合主题的节点按照PPT构思过程中所列的大纲或思维导图罗列为大纲；接着再从多个方面思考节点之间的排布顺序、深浅程度、主次关系等；最后再从这些方面进行反复的检查、确认，以保证每一部分的内容逻辑无误。

一点通

制作提纲好方法

做提纲时，用逻辑树将大问题分解成小问题，小问题用图表现。在制作PPT时，无论是主要问题，还是各个小问题都应该根据PPT所要表达的核心主题逐次展开。

2.3.3　结构要完整

在上个小节中我们讲到PPT的组成结构，而此处所说的结构完整，不仅是要求PPT整体的外在形式结构完整，更重要的还包括内容结构的完整。

在考虑PPT逻辑后，我们还要清楚应该以什么结构来展现PPT中的内容。下面介绍几种可供参考的结构形式。

（1）总分式

先对PPT主题进行概述，然后从各个不同的角度，用不同的内容来阐述或论证需要凸显的主题。这种关系还可以演变为“分—总”或“总—分—总”的结构方式。选用这种结构的PPT需要具有比较充分、全面的素材，如果不够全面，可能导致PPT的说服力不够充分。

小提示

“总—分—总”式结构

“总—分—总”式结构分为演讲的简介，传递主旨和结论，这样重复的诉说可以让听众充分理解演讲者的意图，并对之留下深刻印象。三者所占的分量一般是简介10％，主旨85％，结论5％。

（2）对照式

将整个PPT分为两个部分，并且让这两个部分的内容具有对比性，或使用这部分内容来烘托另一部分内容。这中结构的PPT相对而言不需要非常繁复的素材内容，只要能让PPT内容达到衬托效果即可，但一定要保证被衬托的部分不能脱离PPT的主题。

（3）递进式

递进式结构也是将PPT分为几个部分，然后将这些分布依次按由浅到深的顺序排列。这种结构的PPT的逻辑性更强，思维更加严密，在选用素材时更多地需要考虑PPT的受众群体对内容的接受度。

2.3.4　内容要简明

PPT虽然和Word文档及PDF文档有些相似的地方，但是它并不能像这些文档一样，一味地堆放内容。人们之所以会选择用PPT来呈现内容，是因为PPT的使用可以节省会议时间、提高演讲水平、清楚展示主题。所以，PPT的制作一定要内容简洁、重点突出，这样才能有效地抓住观众的眼球，提高工作效率。在制作过程中，应主要从配色、布局两方面着手。详细内容将在下一课进行讲解。

小提示

保证信息的完整

信息简明是好，但PPT无论是用来讲故事还是用来讲观点，所呈现的内容，无论是一句话、一段话还是整个PPT的信息都应该有头有尾，切不可缺斤少两，否则就会让观众无法彻底了解整个PPT的中心思想，达不到PPT演示的目的。

2.3.5　不要使用太多的幻灯片

用于演讲类的PPT，由于听众的注意力应该集中在演讲者身上，而不是PPT上。如果幻灯片太多，就会分散听众的注意力。

前苹果公司首席宣传官盖伊·川崎（GuyKawasaki）提出了一个幻灯片制作和演讲原则——一二三原则（123原则），即一个PPT不能超过10张幻灯片，演讲总长不能超过20分钟，而且幻灯片的字体要大于30号。他说，

“不管你的想法是否能够颠覆世界，你必须要在有限的时间里，用较少的幻灯片和精练的语言将其精华传达给听众。”

“一二三原则”主要针对产品发布会一类的PPT，事实上不可能所有PPT都能只用10页就能完成的，如培训教学类PPT的页数通常就较多。所以一些行内人士又总结出了另外一条原则——二二原则（20-20原则）。这条原则指的是，演讲中你要有20张幻灯片，并且每张幻灯片只演讲20秒。其目的与“一二三原则”一样，就是迫使PPT做到简练，避免听众听得不耐烦，还可以用充裕的时间来进行演讲中更加重要的安排。

这些原则都是针对演讲类PPT提出的，如果是其他类型的PPT可能不适用。不过，能够用尽量少的幻灯片清楚地说明你的主题总是好的。

2.3.6　模板的格式要与演讲内容协调

在选择PPT模板时，要选择能突出幻灯片内容的模板，不要选择图案复杂、色彩鲜艳而杂乱、底色与文字颜色没有反差的模板，这样既不能突出幻灯片内容，也容易让观众感觉视觉疲劳。一个完整的演示文稿模板的主题样式不要过多，1～3个即可。