2.6　设置文本的段落格式

掌握在Word 2016中设置段落格式、缩进和版式等效果的方法

文档的段落格式设置主要包括段落的对齐方式、缩进距离、行间距与段间距等。其中大部分设置可通过“段落”功能组来完成，而部分设置必须在“段落”对话框中进行。

2.6.1　使用工具组设置段落对齐方

段落的对齐方式是指段落中的文本在文档中的分布方式，主要有左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐5种方式，在“开始”选项卡的“段落”功能组中都有对应的按钮，如图2-48所示。

文档默认的段落对齐方式是两端对齐，将文本插入点定位到某个段落中，然后在“段落”功能组中单击相应的按钮，即可设置段落的对齐方式。下面详细介绍各种对齐方式的作用和效果。

◆　左对齐：不管右侧是否有空隙，段落中的文本都以左侧边距为基准线进行对齐，如图2-49所示。

◆　右对齐：无论左侧是否有空隙，段落中的文本都以右侧边距为基准线进行对齐，如图2-50所示。

◆　居中对齐：段落中的所有文本内容以文档的中心线为基准进行对齐，无论两端是否有空隙，如图2-51所示。

◆　两端对齐：在一行中的空隙小于一个字符宽度时，段落中的文本以左右两边的边距为基准线进行对齐，如图2-52所示。

◆　分散对齐：一行中无论有几个字符，都将平均增大字符之间的间距，使其填满整行。如果一行中只有一个汉字和一个标点，则汉字靠近最左侧边线，而标点则靠近最右侧边线，如图2-53所示。

2.6.2　设置段落缩进和间距

为了使段落与段落之间的区别更加明显，在Word文档中通常都会对段落的缩进和间距进行设置。

1.设置段落缩进方式

缩进方式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种，其具体含义如下。

◆　首行缩进：只将段落的第一行文本按照设定的缩进量向右缩进一定的距离，如图2-54所示。

◆　悬挂缩进：段落的第一行无缩进，而从第二行起到段落结束，每行向右缩进设定的字符宽度，如图2-55所示。

◆　左缩进：整个段落的左端缩进设定的字符宽度，并保持首行缩进或悬挂缩进的格式不变，如图2-56所示。

◆　右缩进：整个段落的右端缩进设定的字符宽度，并保持首行缩进或悬挂缩进的格式不变，如图2-57所示。

段落缩进方式可通过标尺上的滑块、“段落”功能组中的“减少缩进量”按钮和“增加缩进量”按钮，以及“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡进行设置。其中“段落”功能组中的“减少缩进量”按钮和“增加缩进量”按钮只能为当前文本插入点所在的段落设置左缩进格式，每单击一次按钮，缩进量就会减少或增加一个字符宽度。

在“视图”选项卡的“显示”功能组中选中“标尺”复选框，可在文档的上方和左侧分别显示出一条带刻度的标尺。在文档上方的标尺中有3个滑块，拖动相应的滑块可设置段落的各种缩进方式，如图2-58所示。

也可在“开始”选项卡的“段落”功能组中单击“对话框启动器”按钮，在打开的“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏中对段落的缩进格式进行更细微的设置，如图2-59所示。

◆　“左侧”和“右侧”数值框：通过这两个数值框可调整段落的左缩进和右缩进的值，以0.5个字符为单位。值为负数时表示段落文本内容向页面边距外移动的距离。

◆　“特殊格式”下拉列表框：单击该列表框下拉按钮，可从弹出的下拉列表框中选择段落的首行缩进或悬挂缩进的特殊格式。

◆　“缩进值”数值框：在“特殊格式”下拉列表框中选择一种格式选项后，可在该数值框中设置具体的缩进量，取值必须大于“0”。

◆　“对称缩进”复选框：选中该复选框后，其上方的“左侧”和“右侧”数值框将变为“内侧”和“外侧”数值框。其设置方式和效果与左缩进和右缩进相似。

2.设置段落间距

有时候为了使文档的结构看起来更美观、更合理，可以采用加大段落前后距离的方法来使段落与段落之间的区别更加明显。段落间距的设置可通过“段落”功能组中的“行和段落间距”按钮或“段落”功能组中的“段落和间距”选项卡中的“间距”栏进行设置。

将文本插入点定位到需要设置间距和段落中，单击“段落”功能组中的“行和段落间距”按钮，在弹出的下拉菜单中的上半部分用于设置段落的行间距，如选择“1.15”选项，表示将段落的行间距设置为默认间距的1.15倍，如图2-60所示。

该菜单下半部分的两个命令用于设置段落的段前与段后间距。当前段落本身无段前段后距离时，两个命令分别为“增加段前间距”和“增加段后间距”；当前段落已经设置段前段后距离时，两个命令分别为“删除段前间距”和“删除段后间距”，如图2-61所示。选择相应的命令即可为当前段落添加或删除段前段后距离，其默认值为12磅。

在该菜单中选择“行距选项”命令，可打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，在其中可对段落间距和行间距进行更详细的设置，如图2-62所示。

◆　“段前”与“段后”数值框：分别用于设置段落之前和之后的空白距离，单位可以是“行”或“磅”。如果两个段落都设置了段前与段后间距，则两个段落之间的空白距离为前一个段落的段后距离与后一个段落的段前距离的总和。

◆　“行距”下拉列表框：在此下拉列表框中有“单倍行距”、“1.5倍行距”、“最小值”和“多倍行距”等6个选项。当选择“多倍行距”、“最小值”或“固定值”选项时，可在右侧的“设置值”数值框中设置行距的实际值。

读者提问　Q+A

Q：为什么插入的图片在文档中显示不完全，只有很小的一部分呢？

A：多数情况下是由段落格式造成的。如果将段落的行距设置为固定值，且设置的段落间距的高度小于图片的高度，则插入的图片只能显示与行距值相等高度的部分，超出部分将不能显示，可通过调整段落间距值或更改图片的版式来解决。

2.6.3　为段落添加项目符号

项目符号是一种较为特殊的段落格式，它可以在段落前面添加一个特定的符号，并且为这种段落设置一种完全不同的段落格式以示区别。如果有几个不分先后顺序的并列段落，则可为它们添加项目符号。

在Word 2016中添加项目符号的方法为：选中文本，在“开始”选项卡的“段落”功能组中单击“项目符号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单“项目符号库”栏中选择一种项目符号样式，如图2-63所示。

Word内置的项目符号样式在很多时候并不能满足用户的实际需求，此时用户可根据自己的需要定义新的项目符号样式，如更改项目符号显示的图标，调整项目符号的位置等。在“段落”功能组中单击“项目符号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定义新项目符号”命令，即可打开“定义新项目符号”对话框，如图2-64所示。

在“定义新项目符号”对话框中单击“符号”按钮，打开“符号”对话框，在其中可以选择很多漂亮的符号作为项目符号显示的图标，如图2-65所示。也可单击“图片”按钮，打开“插入图片”对话框，将搜索的图片作为项目符号显示的图标，如图2-66所示。

在已经应用项目符号样式的段落中右击，在弹出的快捷菜单中选择“调整列表缩进”命令，打开“调整列表缩进量”对话框，在其中可对“项目符号位置”和“文本缩进”等参数进行设置，如图2-67所示。

◆　项目符号位置：调整项目符号与文档左边距的距离，默认为“0厘米”，数值越大，其距离左边距越远。

◆　文本缩进：调整文本与左边距的距离，默认为“0.74厘米”。当“项目符号位置”数值框的值大于“文本缩进”数值框的值时，文本始终紧贴于项目符号的右侧。

2.6.4　设置段落编号

在默认情况下，以“1.”、“A.”、“一、”、“①”等可表示顺序的字符开头的段落末尾按【Enter】键，在下一行行首会自动产生如“2.”、“B.”、“二、”、“②”等字符，这就是Word的自动编号功能。

如果要在没有顺序标识的段落中应用编号，可将文本插入点放置到相应的段落中，在“段落”功能组中单击“编号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择一种编号样式即可，如图2-68所示。

与项目符号类似，编号样式也可由用户自定义。例如，用户在编写员工纪律文档时，想要Word自动为其编号并生成如“第×条”样式的编号（其中的“×”为“一”、“二”、“三”……），可通过如下设置达到目的。

操作演练：自定义编号样式

素材第2章 员工纪律.docx

效果第2章 员工纪律.docx

Step 01　定位文本插入点

打开“员工纪律”素材文件，在正文的第一段中单击，将文本插入点定位到该段中。

Step 02　打开“定义新编号格式”对话框

单击“编号”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“定义新编号格式”命令。

Step 03　选择编号样式选项

在打开的“定义新编号格式”对话框的“编号样式”下拉列表框中选择“一，二，三（简）…”选项。

Step 04　定义编号文字

在“编号格式”文本框中“一”字符的左右两侧分别输入“第”和“条”文本，单击“确定”按钮。

Step 05　调整编号位置

在编号文本上右击，在弹出的快捷菜单中选择“调整列表缩进”命令，在打开的“调整列表缩进量”对话框中将“编号位置”数值框的值设置为“0厘米”，然后单击“确定”按钮。

Step 06　为其他段落应用编号格式

保持文本插入点定位在已设置编号的段落中，双击“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“格式刷”按钮 ，待鼠标光标变为 形状后，使用鼠标拖动的方式选择需要应用编号格式的段落即可。

2.6.5　设置文档的大纲级别

当文档中的内容比较多而且有包含关系时，可以为其设置大纲级别。将文本插入点定位到需要设置大纲级别的段落中，或选择需要设置大纲级别的段落，在“段落”功能组中单击“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框，然后单击“大纲级别”列表框后面的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中为其选择大纲级别，如图2-69（左）所示。

当设置完大纲级别后，打开“导航”窗格，切换到“标题”选项卡中即可查看设置的大纲级别，如图2-69（右）所示。