2.3　知识讲解——保护Word文档

文档编辑完成后，可以通过“标记为最终状态、用密码进行加密和限制编辑”等方法，对文档设置保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

2.3.1　标记为最终状态

将文档标记为最终状态，就是让读者知道此文档是最终版本，并将其设置为“只读”文档。将文档标记为最终状态的具体操作如下。

光盘同步文件

素材文件：光盘\素材文件\第2章\年度培训计划.docx

结果文件：光盘\结果文件\第2章\年度培训计划01.docx

视频文件：光盘\视频文件\第2章\2-3-1.mp4

Step01：打开素材文件“年度培训计划.docx”，进入“文件”界面，1　单击“信息”选项卡；2　单击“保护文档”按钮；3　在弹出的下拉列表中选择“标记为最终状态”选项，如下图所示。

Step02：弹出“Microsoft Word”对话框，并提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”，单击“确定”按钮，如下图所示。

Step03：弹出“Microsoft Word”对话框，并提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击“确定”按钮，如下图所示。

Step04：此时，1　文档的标题栏上显示“只读”字样；2　如果要继续编辑文档，必须首先单击“仍然编辑”按钮，如下图所示。

2.3.2　用密码进行加密

在编辑文档时，可能会有一些隐私需要进行适当的加密保护，此时，就可以通过设置密码为文档设置保护。具体操作如下。

光盘同步文件

素材文件：光盘\素材文件\第2章\年度培训计划.docx

结果文件：光盘\结果文件\第2章\年度培训计划02.docx

视频文件：光盘\视频文件\第2章\2-3-2.mp4

Step01：打开素材文件“年度培训计划.docx”，进入“文件”界面，1　单击“信息”选项卡；2　单击“保护文档”按钮；3　在弹出的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项，如下图所示。

Step02：弹出“加密文档”对话框，1　在“密码”文本框中输入密码“123”；2　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step03：弹出“确认密码”对话框，1　在“重新输入密码”文本框中输入密码“123”；2　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step04：再次打开文档，弹出“密码”对话框，1　在“密码”文本框中输入设置的密码“123”；2　单击“确定”按钮，才可打开文档，如下图所示。

Step05：如果要取消密码保护，进入“文件”界面，1　单击“信息”选项卡；2　单击“保护文档”按钮；3　在弹出的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项，如下图所示。

Step06：弹出“加密文档”对话框，1　在“密码”文本框中清除之前设置的密码“123”；2　单击“确定”按钮，即可取消密码保护，如下图所示。

2.3.3　限制编辑

文档编辑完成后，可以使用“限制编辑”功能，限制其他用户的编辑权限，保护文档的安全性和完整性；也可以对编辑完成的文档进行强制保护。

光盘同步文件

素材文件：光盘\素材文件\第2章\年度培训计划.docx

结果文件：光盘\结果文件\第2章\年度培训计划03.docx

视频文件：光盘\视频文件\第2章\2-3-3.mp4

1.设置编辑权限

通过限制编辑可以对其他人的编辑权限进行一定的限制，如限制对限定的样式设置格式，仅允许对文档进行修订、批注，不允许进行任何修改等。设置编辑权限的具体操作如下。

Step01：打开素材文件“年度培训计划.docx”，进入“文件”界面，1　单击“信息”选项卡；2　单击“保护文档”按钮；3　在弹出的下拉列表中选择“限制编辑”选项，如下图所示。

Step02：在文档的右侧弹出“限制编辑”窗格，在格式设置权限”组中选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，如下图所示。

Step03：在“限制编辑”窗格中，1　选中“2.编辑限制”组中的“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，2　在下方的下拉列表中选择“批注”选项，此时他人打开文档时，只能进行批注，不能修改文档内容和样式，如右图所示。

专家提示

日常工作中，一些只允许浏览或批注的重要资料就可以使用“限制编辑”功能进行权限设置。

2.启动强制保护

设置限制编辑后，还可以通过启动强制保护，为文档设置密码，防止恶意用户修改或删除文件。启动强制保护的具体操作步骤如下。

Step01：在“限制编辑”窗格中，在“启动强制保护”组中单击“是，启动强制保护”按钮，如下图所示。

Step02：弹出“启动强制保护”对话框，1　在“新密码”和“确认新密码”文本框中均输入密码“123”；2　单击“确定”按钮，如下图所示。

Step03：单击“保存”按钮，此时，对文档进行编辑时，就会在“限制编辑”窗格中提示用户“只能在此区域中插入批注”，如下图所示。

Step04：如果要取消强制保护，在“限制编辑”窗格中单击“停止保护”按钮，如下图所示。

Step05：弹出“取消保护文档”对话框，1　在“密码”文本框中输入之前设置的密码“123”，2　单击“确定”按钮，即可取消文档的强制保护，如右图所示：