1.3 任务实施

1.3.1 公文格式基本要求

国家标准规定的党政机关公文格式基本要求如表1-1所示。A4型公文用纸的页边与版心尺寸要求如图1-2所示。

1.3.2 公文组成

公文由“版头”“主体”“版记”三部分组成，如图1-3至图1-5所示。

1.3.3 相关参数计算与页面设置

首先进行页面设置，根据GB标准确定上、下、左、右页边距的值，页眉、页脚位置，以及每页行数和每行字符数等。

1．GB标准公文的版面要求

（1）页边距。GB标准公文A4型公文用纸的页边与版心尺寸要求如图1-2所示。可见：

①公文总宽度和总高度（成品幅面尺寸）为210mm×297mm。

②版心尺寸为156mm×225mm。

③天头（上白边）为37mm，即为上边距的尺寸。

④订口（左白边）为28mm，即为左边距的尺寸。

计算“右边距”和“下边距”：

①右边距=公文总宽度210mm－版心宽度156mm－左边距28mm，由此计算出右边距应为26mm。

②下边距=公文总高度297mm－版心高度225mm－上边距37mm，由此计算出下边距应为35mm。

（2）行数和字数。每页22行，每行28个字符。

（3）字体字号。三号仿宋体字。

（4）页脚距边界的值。GB中规定，页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条“一字线”，一字线上距版心下边缘7mm，如图1-2所示。

根据计算，页脚距边界的距离设置为25.53mm时，最符合GB的要求（因计算比较复杂，只要记住这个值即可）。

（5）页眉和页脚设置为“奇偶页不同”。

2．页面设置

新建一个文件名为“发改办高技16号.docx”的空白文档，根据GB标准和前面的计算，进行如图1-6至图1-9所示的页面设置。

注意：Word文档的默认字体格式是五号宋体字。在图1-9（b）中进行了字体、字号设置后，当前文档的默认格式就变成了三号仿宋字。如果设置后单击了图1-9（a）左下方的【设为默认值】按钮，则会将修改保存至NORMAL模板，后面所有新建文档的默认字体格式变为设置后的字体格式。

3．公文编制前准备

（1）下载并安装“方正小标宋”字体。

（2）安装Photoshop图像处理软件。

1.3.4 编制公文版头

1．版头格式要求

公文首页红色分隔线以上部分称为版头，主要由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色分隔线等要素组成。版头格式如图1-10所示。

（1）份号。份号就是每份文件的序列号，一般情况下涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位三号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（2）密级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的密级由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家秘密的程度来划定，密级分为秘密、机密、绝密三种。

如需标注密级和保密期限，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下，保密期限中的数字用阿拉伯数字，密级和保密期限用★分隔，如“机密★1年”。

（3）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“加急”等。电报格式的公文紧急程度分为四级，从急到缓依次为特提、特急、加急、平急。

紧急程度的格式与密级和保密期限格式相同，位于密级和保密期限下一行。

（4）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，也可直接使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，颜色为红色，GB中没有具体规定其字体和字号，字体推荐使用小标宋体字，字号以醒目美观为原则。

（5）发文字号。由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别。如“鄂政办发〔2017〕18号”，即为湖北省人民政府办公厅2017年第18号文件。

发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布，年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位，用六角括号〔〕括起；发文顺序号不编虚位，不加“第”字。上行文中因为有签发人，这时发文字号居左空1字编排。

（6）签发人。上行文中需标识签发人姓名。签发人居右空1字编排，签发人用三号仿宋体，姓名用三号楷体字标注。

（7）分隔线。发文字号之下4mm处居中设置一条与版心等宽的红色分隔线。

相关知识

《党政机关公文处理工作条例》规定，现行党政机关公文种类主要包括以下15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这15种党政机关公文根据行文关系或行文方向，又可划分为上行文、下行文、平行文三类。其中，上行文指下级机关向所属上级机关的一种行文；下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关的一种行文；平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

2．份号、密级和紧急程度编排

在Word中使用表格可以使版面更加规范整齐，更易定位和编辑管理。此处对份号、密级和紧急程度的编排应采用表格完成。

操作步骤

（1）插入一个1列3行的表格，设置表格的宽度为公文版心宽度156mm，即指定宽度15.6cm，如图1-11所示。

（2）因为要求发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，所以设置表格的行高为35mm/3行≈11.6mm，即设置表格每行高度为1.16cm，如图1-12所示。

（3）设置表格字体格式为黑体三号，输入份号、密级等内容。

（4）将表格边框设置为无边框。

操作如图1-11至图1-13所示，效果如图1-14所示。

3．发文机关标志编排

在表格下一行输入发文机关标志文字，设置其字体为“方正小标宋简”，字号为48磅（字号大小根据版面设置）。因一般字体都是方块字，为增加美观性，可适当设置缩放比。字符的缩放比是指字高不变，字宽可变。经实验和计算，设置缩放比为“68%”比较美观。缩放比设置如图1-15所示，缩放前后效果对比如图1-16所示。

4．发文字号和分隔线编排

发文字号：在发文机关标志文字下空出两行，选中两空行并将其格式设置成“正文”样式。光标定位在标识文字下的第3行，输入“×发改办高技〔2017〕16号”文字，居中对齐。六角括号“〔〕”可通过插入符号获得。

分隔线：在发文字号下方4mm处要求绘制一条与版心等宽的红色分隔线，要精确制作这样一条符合GB要求的反线，可通过“边框”命令实现。

（1）选中发文字号所在行，在【开始】选项卡【段落】选项组中，单击【边框】右侧三角形按钮打开【边框和底纹】对话框，设置如图1-17所示的边框样式，颜色为红色，宽度为“1.5磅”；单击“预览”下方的下边线，则在下方绘制出一条红色线条。

（2）单击【选项】按钮，打开【边框和底纹选项】对话框，在“距正文间距”栏中设置“下”为“4毫米”（确定设置后，系统自动将其转换成磅值），如图1-18所示。

1.3.5 公文主体

1．公文主体格式要求

（1）标题。编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行排布，多行排列时应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关。编排于标题下空1行位置，三号仿宋字体。

（3）正文。三号仿宋字体，编排于主送机关下1行。公文首页必须显示有正文。

（4）发文机关署名、成文日期和印章。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位，右缩4字编排。注意：对于右缩4个字符，建议不要使用空格实现，应当使用“段落”中的“右缩进”设置。

印章加盖端正，居中正压署名和日期，顶端应距正文1行之内，如图1-19所示。

相关知识

印章加盖分两种情况。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

2．制作电子公章

（1）公章规格要求。根据国家相关规定，企事业单位、社会团体等公章，一律为圆形，直径为4.2cm，圆边宽0.12cm。公章中央为五角星，星尖直径1.4cm，五角星外刊单位名称，自左而右环行，字体可使用简化宋体。

（2）制作电子公章。电子公章制作过程如图1-20所示。

①绘制公章外圆。绘制直径4.2cm，圆边宽0.12cm，线条颜色为红色，无填充颜色的圆。

②编制艺术字。插入艺术字“××省发展和改革委员会”，设置文本填充和轮廓颜色为红色，设置文本效果为上弯弧（选择【绘图工具】→【格式】→【艺术字样式】→【文本效果】→【转换】→【上弯弧】命令）；拖动周围控点调整艺术字大小和形状，使文字约占3/4圆弧。

③绘制五角星。通过插入形状绘制五角星图形，设置填充和轮廓颜色为红色，调整大小使直径为1.4cm。

对制作好的公章进行抓图（PrtSc键），粘贴到画图工具中进行裁剪，并保存成图像文件“gzh.jpg”。

（3）公章抠图处理。上述制作的公章带有白色背景，为使用方便，下面使用Photoshop进行抠图处理。

①在Photoshop中打开“gzh.jpg”文件，单击【选择】菜单下【色彩范围】命令，打开【色彩范围】对话框，如图1-21所示。

②此时光标变为，在图像任一白色背景处单击鼠标吸取，单击【确定】按钮。

③图像中所有白色区域被选中，如图1-22所示。

④使用快捷键“Ctrl+Shift+I”对当前选区进行反选，即选中图像中除白色之外的颜色作为选区，如图1-23所示。

⑤按“Ctrl+C”组合键复制当前选区，新建一个图层，按“Ctrl+V”组合键粘贴选区到新建图层；删除原图层。

⑥将文件另存为“公章.png”。

1.3.6 版记编排

1．版记格式要求

版记位于公文最后一页，由抄送机关、印发机关、印发日期、分隔线组成（新版GB标准中已将版记中的主题词部分去除）。

（1）抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。

字体格式用四号仿宋体字，编排在印发机关和日期之上一行，左、右各空1字编排。各机关之间用逗号分隔，最后一个机关后标句号结束。

（2）印发机关和印发日期。印发机关是指公文的印制主管部门。印发机关和日期用四号仿宋体字，编排在末条分隔线上，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数字，年、月、日标全，后加“印发”二字。

（3）分隔线。分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间分隔线用细线（推荐高度为0.2mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与版心下边缘重合。

版记格式如图1-24所示。

2．使用制表位实现同行中不同部分格式编排

整个版记内容都要求左、右各空1个字符编排。对于“抄送”内容，通过设置【段落】对话框中的左、右缩进即可实现。而对于印发机关和印发日期，因为它们是同一行中的两部分内容，单纯使用简单的字符缩进无法实现，此处引入“制表位”概念，使用制表位可轻松实现同行中不同内容的格式编排。

（1）输入印发机关名称，设置段落左右缩进各1个字符，按“Tab”键，在印发机关名称后插入制表符“”，输入印发时间。

（2）将鼠标指针移到标尺任意位置上，双击鼠标，则在鼠标双击处生成一个制表位“”；双击此制表位打开【制表位】对话框，如图1-25所示。

（3）在如图1-25所示对话框中，单击【全部清除】按钮，将已有的制表位位置清除，在“制表位位置”下输入“27字符”，“对齐方式”选择“右对齐”。设置后效果如图1-26所示。

说明：制表符位置设置为27字符，是因为公文标准中一行字符为28个，此行右缩进1个字符，即从页面最左边到需要对齐的右缩进位置为27个字符。

3．版记分隔线（反线）制作

版记里的反线不能使用边框的方法来制作，这是因为版记中的抄送、印发机关等都采用了左、右缩进，若采用边框线的方法制作反线，这条反线也会缩进，无法达到GB要求的贯穿版心效果。对此，可以通过绘制直线，并使用图形锁定标记来完成。

（1）使用插入形状的方法在“抄送”所在行上方（位置不必精确，下面会做精确设置）绘制一条红色直线（建议按住“Shift”键绘制），设置其粗细为“0.35毫米”，宽度为“156毫米”（与版心同宽）。

（2）选择【文件】→【选项】命令，打开【Word选项】对话框，勾选【显示】→“始终在屏幕上显示这些格式标记”下的“对象位置”复选框，如图1-27所示。

（3）选中绘制的直线，会看到直线所在段落前面出现“”标记，它是图形锁定标记，表示图形将随“”对应段落的移动而移动。将鼠标移到此标记上，按住鼠标左键不放，移动鼠标，将“”标记移到“抄送机关”段的前面，这样不管直线在何处，它的移动只会受到“抄送机关”段落的影响。将光标定位在“抄送机关”前面，按回车键感受一下。

（4）直线版式设置。选中直线，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择【其他布局选项】命令，打开【布局】对话框；在【位置】选项卡下，设置“水平”和“垂直”位置如图1-28所示。

说明：垂直方向绝对位置是相对而言的，若设置为“0毫米”，则直线和在同一水平线上，即正好在抄送行的上方，如图1-30所示。直线绝对位置对比如图1-29和图1-30所示。

（5）选中直线，使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”组合键复制两条直线；选中复制的一条直线，设置其粗细为“0.25毫米”；打开【布局】对话框，将“垂直”栏中的“绝对位置”设置为“20毫米”，其他设置同图1-28中的设置。

说明：“垂直”栏中的“绝对位置”设置为“20毫米”，是因为版心高度为225mm，每页设置为22行，即每行约10mm高，因为设置的直线位于两行下，所以设置20mm，如图1-31所示。

（6）同理，对另一条直线进行版式设置，将“垂直”栏中的“绝对位置”设置为“30毫米”，其他设置同上。

1.3.7 公文模板制作

由于公文格式大致相同，因此，可以创建带有提示信息的通用模板，从而大大提高公文的制作效率。如图1-32所示，在需要制作公文时，只需在相应位置输入具体内容即可。

（1）打开前面制作的公文，删除发文机关标识文字，按“Ctrl+F9”组合键插入域标记，在域标记内输入域代码“macrobutton nomacro[单击此处输入发文机关]”，所得内容均继承原来文字内容的格式。如图1-33所示。

（2）将光标移到该域代码上，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择【切换域代码】命令，即可得到带有相应格式的提示信息“单击此处输入发文机关”，如图1-34所示。单击该提示信息，使其处于被选中状态，输入发文机关标识即可替代该提示信息，这就是通过域代码制作的提示按钮，用来快速编辑文字内容。

（3）按照同样方法，制作其他要素的提示按钮，然后切换域代码，完成通用模板的编辑。

（4）保存为模板文件。选择【文件】→【另存为】命令，在【另存为】对话框中，选择文件类型为“Word模板（*.dotx）”，将其保存为模板文件即可。

相关知识

域、宏、样式、模板是Word四大核心技术。Word中的域和宏，能够将某些特殊的处理方法用函数或编程的形式交给用户，从而大大提高文字处理的灵活性、适应性和自动化程度。使用Word域可以实现许多复杂的工作，比如：自动编页码、图表的题注、脚注、尾注的号码；按不同格式插入日期和时间；通过链接与引用在活动文档中插入其他文档的部分或整体；自动创建目录、关键词索引、图表目录；插入文档属性信息；实现邮件的自动合并与打印；执行加、减及其他数学运算；创建数学公式；调整文字位置等。

1．什么是域

简单地讲，域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码，文档中显示的内容是域代码运行的结果。

域具有以下特性：

可更新。大多数域是可以更新的，当域的信息源发生了改变，可以通过更新域以显示最新结果，这使得文档动态地变，而不是一成不变的静止文档。

可格式化。域可以被格式化，可以将字体、段落和其他格式应用于域结果，使它融合在文档中。

可锁定。可以断开域与信息源的链接并转换为不会改变的永久内容，当然也可以解除域锁定。

2．域的构成

通过一个简单的域的例子，介绍域的构成。

例如，使用Date域在文档中插入当前日期。

（1）选择【插入】→【文本】→【文档部件】→【域】命令，打开【域】对话框，设置域“类别”为“日期和时间”，“域名”为“Date”，选择一种日期格式，勾选右下方“更新时保留原格式”复选框，如图1-35所示，单击【确定】按钮，结果在文档中插入了当前日期，如图1-36所示。

（2）用鼠标右键单击插入的日期，在弹出的快捷菜单中选择【切换域代码】命令，如图1-37所示；得到日期和时间的域代码，如图1-38所示。

以上面得到的日期域的域代码为例，介绍域的组成元素与语法含义，如图1-39和表1-2所示。

域代码一般由三部分组成：域名、域参数、域开关，域代码包含在一对大括号“{ }”中。

3．域相关快捷键

域相关的快捷键及其功能与说明见表1-3。