1.4 拓展实训

实训1：制作多部门联合发文公文

公文事项涉及数个部门，由这些部门联合签署的公文，称为联合发文。联合行文就是同级机关、部门或单位联合发文的形式。同级政府、同级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行政职能的事业单位可以联合行文。上下级机关不可联合行文。

由于工作需要，由“中共海临市委宣传部、海临市公安局、海临市广电新闻出版局”三个机关单位联合发布名为“关于加强全市消防宣传工作的通知”的公文，效果如图1-40所示。通过完成本实训案例，掌握多部门联合发文机关红头制作方法、签发人编排。

1.联合发文机关红头制作

1）双行合一法

双行合一法适合联合发文的部门仅为两个的情况，如图1-41所示。

操作步骤

（1）选择【开始】→【段落】→【中文版式】→【双行合一】选项，弹出【双行合一】对话框，输入“中共海临市委宣传部海临市公安局”，在下方“预览”栏中可以看到将要生成双行合一的效果，如图1-42（a）所示。

（2）因为上行文字比下行文字多，需要使用空格调整到适合的宽度，如图1-42（b）所示。

（3）按GB要求对标识文字进行字体、字号等格式设置，效果如图1-41所示。

2）eq域法

双行合一法适合发文机关为两个的情况，对于联合发文部门有三个及以上的情况，可以使用eq域中的数组开关“\a”来实现。利用该方法可实现眉首中各种标识内容的制作。

操作步骤

（1）按“Ctrl+F9”组合键插入域标志（注意：此处的{}不能手工键盘输入），输入如图1-43所示域代码内容。在花括号后输入“文件”二字。

注意：“eq”后必须有一个空格；域函数和开关等不区分大小写；域代码中的括号、逗号等都用西文标点；单位之间用逗号分隔。

（2）按“F9”键更新域，显示域结果。

（3）设置字体格式。设置“文件”二字为“方正小标宋简”，58磅。选中域，设置字体为“方正小标宋简”，38磅。字符缩放都设置为“68%”。域效果如图1-44所示。

（4）对齐部门名称。可以看到三个部门名称因为字数不同，所以出现不对齐情况。通过调节字间距使其与最多字符的一行两端对齐。下面介绍字符间距计算方法。

为便于计算，建议汉字大小使用磅值。标识中单位名称的字体和字号必须一致，一般最多字符的一行中的文字不设置字符间距。可推导出某行的中文字符间距的简化计算公式，如式（1-1）所示。

式中　Nj——基准行（最多字的行）中的中文字符个数。

Ni——其他第i行的中文字符个数。

B——字号磅值。

S——字符缩放比。

Ji——第i行的字符间距。

（5）经过计算，第1、2行的字符间距分别为“1.615磅”“10.336磅”。计算公式分别如式（1-2）和式（1-3）所示。设置字符间距后的对齐效果如图1-45所示。

3）表格法

此方法操作简单，不管联合发文的部门有多少，字数如何不同，都能实现所需效果。

操作步骤

（1）插入一个3行2列的表格，将第2列合并为一个单元格。

（2）在第1列单元格中输入部门标识文字，第2列输入“文件”二字，设置相应的字符格式。

（3）将第1列单元格设置为“右对齐”，将第2列设置为“左对齐”。

（4）按照上面计算的结果，调整第1、2行的字符间距。

（5）选中表格，右击，在弹出的快捷菜单中选择【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框，设置【行】→【尺寸】→【指定高度】为固定值2.1厘米，如图1-46所示。

（6）调整表格宽度为正好能放下文字，设置表格居中对齐，效果如图1-47所示。

（7）隐藏表格边框线。

2.签发人制作

签发人是上行文，也就是报送上级机关的公文中，发文机关的负责人签署姓名。联合行文中的签发人应该是每个单位的负责人签署的姓名，称为会签。“签发人”位于发文字号所在行右侧空1字位置，三号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用三号楷体标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一位，一般每行排列两个签发人姓名。效果如图1-48所示。

提示：

（1）上排签发人使用“段落”→“右缩进1字符”实现排版。

（2）下排签发人与发文字号在一行，使用1.3.6节介绍的“制表位”的方法实现排版。

实训2：制作信函格式公文

公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式，主要用于发布、传达、要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。

信函格式效果图如图1-49所示。

（1）发文机关标志。使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

（2）分隔线。发文机关标志下4mm处印一条上粗下细（武文线）的红色双线，距下页边20mm处印一条上细下粗（文武线）的红色双线，线长均为170mm，居中排布。

（3）份号、密级和保密期限、紧急程度。如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。

（4）发文字号。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为三号汉字高度的7/8。

（5）标题。标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。

（6）页码。首页不显示页码，只有两页的信函式公文，第2页可以不显示页码。

（7）版记。信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期和分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。

提示：

（1）发文标志下方“武文线”的制作。插入一条直线，设置线型为上粗下细型，设置直线宽度为170mm。选中直线，用鼠标右键单击，在弹出的快捷菜单中选择【其他布局选项】命令，弹出【布局】对话框，在【位置】选项卡中设置水平和垂直位置参数，如图1-50所示。

（2）最后一页中“文武线”的制作。插入一条直线，设置线型为上细下粗型，线宽为170mm。因为要求此文武线距下页边20mm，已知下边距为35mm，可计算出该直线应距版心“下边”15mm，如图1-51所示，因此设置如图1-52所示位置参数。

说明：图1-52中设置的直线垂直位置表示该直线在垂直方向上位于下边距（即图1-51中的“下边”）下侧15mm处。