3.2 行政管理制度建设
3.2.1 制度的组成及内容
一个完整的、可操作的行政管理制度应包含以下三个要素。
（1）制度基本内容。制度基本内容包括制度的制定目的、适用范围、约束条例和考核条例等。
（2）制度操作流程。依据基本内容绘制操作流程图，通常可通过Visio实现。
（3）制度操作表单。制度基本内容与操作流程所涉及的表单通常可用Word、Excel绘制。
根据管理活动的特点、性质及其范围大小等，管理制度的文体基本上可分为以下几种。
（1）章程。章程是指严格依据法律法规要求，规范公司行为和治理结构等方面的管理制度。
（2）条例。条例是规范某一类对象、某一系统（过程）、某一系列活动的综合性管理制度。
（3）职责。职责是针对工作这一特定对象制定的管理制度，包括对各管理层次、各级、各类岗位职责与相关工作的描述。
（4）守则。守则是确定员工行为规范的管理制度。
（5）办法。办法是确定某一方面或特定管理对象、过程、活动的方法和要求的管理制度。
（6）制度。制度是规范某一方面经营、管理活动行为准则的管理制度。
（7）规定。规定是确定特定对象、过程、活动规范、准则的管理制度。
（8）细则。细则是为实施制度、规定、守则、办法而制定的更为具体的管理制度。
3.2.2 制度的编制程序
1.制度编制需求的识别与确认
行政管理人员要全面分析和识别制度编制的需求，了解相关法律法规、本部门有关职责、公司及各子公司目前相关制度建设和执行情况，尤其要找出目前存在的问题，并参考其他企业的同类制度，填写制度需求识别与征求意见单，如表3-1所示。
表3-1 制度需求识别与征求意见单
编号：
2.征求意见
在制度初稿编制完成后，行政管理人员必须在公司范围内征求意见，各单位主管领导必须在反馈意见单上签字。
3.前期研讨
为了工作方便，提高效率，行政管理人员可以组织与制度相关的部门开展研讨活动，以会议纪要的形式确认研讨结果，不再另行征求意见。
4.制度初审
制度初审的内容包括采纳反馈意见情况，与其他专业制度的衔接情况，制度重要程度的判定是否正确，制度编写格式是否规范，有无相应的流程与表单，有无检查计划和培训计划表，有无制度需求识别与征求意见单（或相应会议纪要），有无制度履历表（如表3-2所示，首次编制不需要），有无制度建设管理办法履历表（如表3-3所示）等方面。行政部制度审核人员要形成书面的审核意见，填写制度审核单（如表3-4所示），并随同制度文本一起按下列方式提交公司审定：
表3-2 制度履历表
注：“说明一栏”主要阐述修改的主要内容。
表3-3 制度建设管理办法履历表
表3-4 制度审核单
（1）经行政部初审确认为“很重要”等级的制度须在公司经理办公会上审定；
（2）确认为“重要”等级的制度在公司例会上审定；
（3）确认为“一般”等级的制度可在公司例会上审定或组织相关的专业部门进行会签（会签人员由编制制度的部门确立）。
凡未经行政部初审或未征求意见的制度，不得提交公司领导审定或会签。
5.批准下发
“很重要”和“重要”等级的制度须经总经理审核批准方可下发，属于“一般”等级的制度须经公司相关主管领导审核批准方可下发。
3.2.3 制度编写的内容要求
一般来说，行政管理制度包含三部分内容。
（1）第一章为总则。总则的内容包括制度的编制目的、适用范围、有关术语的定义、职责分工等。
（2）最后一章是附则。附则的内容包括该制度实施的有关要求，与该制度相关的其他专业管理制度、流程、表单名称，该制度的附件，与相关制度的关系等。
（3）中间章节。中间章节用来规定制度的步骤、方法以及管理要求等主体内容。
3.2.4 制度编写的格式要求
对于行政管理制度编写的格式，行政管理人员最好作出明确的规定。以下为某企业的制度编写格式要求。
某企业的制度编写格式要求
（1）制度正文按照章、节、条、款、目的格式编写。正文的章、节、条分别用“第×章”“第×节”“第×条”表示。其中，正文的“条”不分章、节，采用连续顺序号表示；正文的“条”下设“款”，款下设“目”，“款”“目”分别用阿拉伯数字“1.、2.、3.……”和“（1）、（2）、（3）……”表示；“目”之下的级别用“①、②、③……”表示；再之下可以用英文字母“a、b、c……”表示。
（2）页面设置。所有制度均用A4纸纵向编制，不分栏，不设页码；上、下页边距分别为3.4厘米、2.4厘米，左、右页边距分别为3.0厘米、2.6厘米；正文行间距一般为1.5倍行间距。
（3）字体及字号。
①页眉文字用5号标准仿宋字体。
②制度首页表头的“公司名称”“制度名称”“编制部门”用4号黑体，表头的其他部分用小4号标准仿宋字体。
③正文章、节、条的顺序号用4号黑体加粗，正文的其他部分一律用4号标准仿宋字体；“附件×”用4号宋体加粗。
④制度中的附件（主要包括流程和表单）可根据实际需要选择合适的字号，标题用宋体，其他文字用标准仿宋字体。
（4）制度正文的每个段落的首行都要缩进两个字符；“第×章”“第×条”后面空一个字符；“总则”和“附则”的两字之间均空一个字符；“附件×”在页面左端顶部顶格写，不空字符；章、节的标题以及表单、流程均居于页面中间，其他文字两端对齐。
3.2.5 制度的修订流程
行政管理制度的修订流程如图3-1所示。
图3-1 行政管理制度的修订流程
3.2.6 制度的废止
企业对原制度进行修订后，便需要废止原制度。对不能适应现实状况的制度进行废止，要按如下流程进行：制度编制部门（制度责任部门）提出废止制度的书面申请，并填写制度需求识别与征求意见单，然后提交行政部审核，之后提交经理办公会或公司例会审定，最后决定是否废止。
3.2.7 制度的督导执行
1.制度的贯彻
公司制度下发一周之内，各相关专业管理部门要组织相关人员学习。需要制定具体的实施细则的，应在15个工作日内完成。在公司制度下发一周内，各相关部门要组织相关人员进行学习和贯彻执行。
2.制度的培训
制度下发前，制度责任人要编写制度培训教案和培训计划，填写制度培训计划单，并提交行政部。在制度下发的15天内，行政部应会同制度责任部门对相关人员进行培训。表3-5是一份制度执行情况检查计划及制度培训计划表的示例。
表3-5 制度执行情况检查计划及制度培训计划表
3.制度的执行
各级人员必须严格执行相关制度，各部门在检查制度的执行情况时，必须记录所有环节，且记录一定要真实、全面，要留下管理的所有“痕迹”，将其作为检查、督导和明确责任的依据。
4.制度执行过程中特殊情况的处理
（1）在制度的执行过程中，如果认为制度脱离实际、难以落实，相关责任人要及时与制度起草部门或行政部书面沟通，如无这种情况就要对制度在本部门的落实负责。
（2）在制度的执行过程中，如果发生重大情况，确实不能按制度执行，制度的执行部门或相关部门必须履行请示报批程序，经制度责任人同意后可灵活处理，并要详细记录，存档备查。
5.制度落实的督导检查
（1）相关责任人在下发制度时，应附一年内制度执行情况的检查计划：制度下发执行的前三个月，制度责任人每月都要对各相关部门制度执行情况进行全面检查；制度下发三个月后，起草部门要至少每三个月检查一次制度的落实情况，每次检查都要填写制度检查（制度评审）报告单（如表3-6所示）或形成书面报告，交给制度管理部门的制度建设人员。
表3-6 制度检查（制度评审）报告单
（2）制度检查主要内容包括制度是否得到严格贯彻执行，制度本身存在什么问题。
3.2.8 制度的评审
1.定期评审
企业应规定在某一固定时间，如每年12月初，由行政部组织公司各专业管理部门对公司的制度进行一次评审，并将评审结果填入制度检查（制度评审）报告单。
2.不定期评审
发生下列情况时，行政部应适时组织对公司制度体系或有关制度的评审活动。
（1）国家宏观经济政策调整、重要法律法规实施、竞争对手或竞争态势发生变化等影响公司经营环境的重大改变发生时。
（2）公司资源配置、经营方向和领域、组织结构等发生重大变化时。
（3）公司对本公司的经营、管理策略进行重大调整时。
（4）其他改变公司外部或内部经营条件的事件发生时。
3.制度评审结果的运用
（1）行政部应识别并确定公司制度建设的需求，确定公司有关制度的培训、编制、修改、执行、中止、废止等事项，并确定公司制度管理、改进、创新的空间和实施措施。
（2）行政部应编制公司制度管理与建设的评价报告。在每年的12月底，行政部应根据制度定期和不定期的评审结果，结合制度日常检查和相关信息，编制公司制度管理和建设的综合评价报告，并提交总经理。
（3）行政部应将制度评审的结果作为公司各部门进行年终评比的主要依据。
3.2.9 制度的存档管理
行政部应要求各部门指定专人负责制度的存档管理工作，要求各部门用专门的档案盒（袋）存放各类制度。每项制度应体现管理“痕迹”，每项制度的档案应包括如表3-7所示的基本内容。
表3-7 每项制度的档案内容
3.2.10 行政公文管理制度的内容
行政公文管理制度应明确行政公文管理的范围、程序、内容，具体包括：
（1）关于行政公文的起草、撰写、审核、批准、传阅（抄送）、存档和销毁的规定；
（2）不同公文的行文规范和格式要求；
（3）关于发文内容、落款和印章的规定；
（4）关于行政公文的可追溯性的规定；
（5）外来文件的管理（上级部门、下级单位、平级单位和外来文件等）办法，包括接收、传达、确认、落实、反馈等；
（6）行政公文管理过程要与企业文化相匹配。
3.2.11 办公用品管理制度的内容
办公用品管理制度应明确办公物品管理的范围、程序、内容，具体包括：
（1）办公用品管理的目的（目标）和任务；
（2）办公用品的范围和分类；
（3）办公用品的采购程序及供方选择程序；
（4）关于办公用品的入库、保管、领用、更换、报废等过程控制的规定；
（5）关于非一次性耗用办公用品的规范化使用和节约耗材（能源）的规定；
（6）办公用品使用说明书、操作手册等附带资料的管理办法；
（7）办公用品管理过程要与企业文化相匹配。
3.2.12 档案管理制度的内容
档案管理制度应明确档案管理的范围、程序、内容，具体包括：
（1）档案管理的目的（目标）和任务；
（2）档案的范围和分类；
（3）关于档案的入档、保管、借阅、销毁等过程控制的规定；
（4）不同档案保存环境和期限的要求；
（5）档案管理过程要与企业文化相匹配。
3.2.13 会议管理制度的内容
会议管理制度应明确会议管理的范围、程序、内容，具体包括：
（1）会议管理的目的（目标）和任务；
（2）关于外部会议的信息收知、分类、传达，参会申请，会议反馈等过程控制；
（3）关于内部固定会议（例会）的召开类型、形式，参会人员、时间、地点变化的记录，会议记录，落实情况及效果分析的规定；
（4）关于临时会议的召开原因、类型、形式，告知方式、会议记录，落实情况及效果分析的规定；
（5）会议管理过程要与企业文化相匹配。
3.2.14 后勤事务控制制度的内容
后勤事务控制制度应明确后勤事务控制的范围、程序、内容，具体包括：
（1）后勤事务控制的目的（目标）和任务；
（2）后勤事务控制实施、监督、检查等各责任部门和责任人；
（3）公共环境的基础建设配置和管理应符合企业特点和实际需要；
（4）生产（经营）环境配置应当符合生产（经营）需要，符合相关法律法规，以方便企业和服务客户为原则；
（5）关于支持性设施如通信、运输（车辆）、餐饮、娱乐、安保等及相关责任人员的规定；
（6）后勤事务控制过程要与企业文化相匹配。
3.2.15 文件控制制度的内容
文件控制制度应明确文件控制的范围、程序、内容，具体包括：
（1）受控文件的类别，包括行政管理体系文件、外来文件、其他受控文件等；
（2）文件的编制、会签、审批、标识、发放、修改、回收程序，其中，对外来文件还应当有收集、购买、接收等规定；
（3）关于实施行政管理体系的相关部门、人员及场所使用的受控文件应为有效版本的规定；
（4）关于文件的保管方式、保管设施、保存期限及销毁的规定。
3.2.16 记录控制制度的内容
记录控制制度应明确记录控制的范围、程序、内容，具体包括：
（1）行政管理过程所形成记录的填写、确认、收集、归档、保存等程序；
（2）关于记录的保管方式和保存期限的规定；
（3）关于行政管理体系实施部门、人员及场所使用的受控记录表格应为有效版本的规定。
3.2.17 企业文化控制制度的内容
企业文化控制制度应明确企业文化控制的范围、程序、内容，具体包括：
（1）企业文化责任部门的建立、建设和职能，企业文化责任人的职权、职责和义务；
（2）企业文化控制的目的（目标）和任务；
（3）企业文化应符合企业特点，并有客观性、发展性、指导性、约束性、整体性、群体性、传播性和传承性；
（4）企业文化战略实施的计划、过程和记录；
（5）企业文化理念识别系统情况，包括价值观念（核心理念）、各类经营管理理念、宣传口号以及员工认知和认同程度；
（6）企业文化行为识别系统情况，包括组织对内、对外行为，团体对内、对外行为，个体对内、对外行为以及员工认知和认同程度；
（7）企业文化视觉识别系统情况，包括工作（生产、经营）、生活各类标志、色彩，体现企业特性的其他视觉识别，以及员工对视觉识别系统的认知和认同程度；
（8）理念、行为、视觉识别系统要相互匹配；
（9）企业文化贯穿于企业管理各个层面，并发挥指导作用。