第3章 企业行政管理体系建设

3.1 企业行政管理体系概述

3.1.1 企业行政管理体系的功能

行政管理体系可以说是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导，由行政管理人员分工负责，由行政各个部门具体组织实施、操作的一个完整的体系。企业管理具体工作的广度体现为企业的全部运作过程，其深度体现为企业的各个部门和分支机构的方方面面以及局外人难以想象的细枝末节。

行政管理体系担负着企业的管理职责，推动和保障着企业的技术（设计）、工程（服务）、资金（财务）、发展（营销）几大块业务的顺利开展和相互之间的协调。

行政管理工作可谓千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都要处理大量、琐碎、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理体系这棵大树上的枝叶而已。

概括来说，行政管理在企业中主要发挥着管理、协调和服务三大功能。其中，管理是主干，协调是核心，服务是根本。

3.1.2 企业行政管理体系的职能

行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好各种行政事务工作。企业行政管理体系的职能包括以下几个方面。

（1）建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。

（2）打造高素质、高效率的行政队伍，进行科学分工和合理授权。

（3）基本职能包括会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部事务监察，以及人力资源管理等。

3.1.3 企业行政管理体系的任务

企业内部的各种事务是由多种要素构成的，人、财、物、信息、制度、方法等，共同发挥作用。这就需要保持构成要素的齐全、有效，使要素之间形成最佳的配合关系。

行政管理的任务是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业各类职能活动的高效开展创造条件、奠定基础、提供保障。行政管理要做到以下几个方面。

1.人尽其才

人尽其才即为事务活动的有效开展提供人力资源保证，通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与激励等合理配置从事各类工作的人员，明确其职责，提高其素质，充分调动其积极性，充分发挥其作用。

2.物尽其用

物尽其用即为企业职能活动提供必需的物质条件，合理分配、正确使用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗，力争实现供求平衡。

3.财尽其能

财尽其能即为企业职能活动提供基本的财力保证，量入为出，讲究成本效益，讲究核算，使有限的资金得到合理利用。

4.合理安排时间

合理安排时间即为企业职能活动提供必要的时间资源，合理配置时间，充分利用时间。

5.创造、利用、维护信息资源

创造、利用、维护信息资源即为企业职能活动提供包括文件在内的各种信息资源，创造、充分利用、有效维护信息资源，使信息流通过程有序、顺畅。

3.1.4 明确行政管理的目标

行政管理的目标是由行政管理的基本职能（服务、协调和管理）所决定的，包括以下四个方面。

（1）更有效地整合企业的整个行政架构，理顺企业的内外部关系，使企业快速高效地运转。

（2）更好地为企业的使命服务，为企业的各项活动提供最优的人力、财务、后勤、关系等支持。

（3）更有效地监控和保护企业。

（4）更好地为企业提供文化支撑。

3.1.5 设计企业行政权力架构

行政权力架构的设计与应时而变是行政管理的核心内容，这一问题主要涉及企业组织的概念、类型、治理结构、组织结构、组织力量的整合等内容。

3.1.6 行政管理技术体系

行政管理技术体系主要通过制度和程序等手段规定如何有效地领导与管理、如何沟通与协调、如何控制与监督，以实现高效的企业管理。整个行政管理技术体系包含企业内部管理活动的制度化建设、模式化运作和规范化行为，具体包括行政架构设计，各种规章制度的建立、完善与创新，以及行政行为的实施以及行政文化的推广等。但是，整个行政管理技术体系的设计基础、理念、方法以及目的都必须与企业的愿景、使命和战略相匹配，并要不断地探索创新。

3.1.7 行政管理事务体系

行政管理事务体系包括办公室管理、文书档案管理、会议管理、总务后勤管理和行政信息系统管理等。

企业在构建整个行政管理事务体系的过程中，从设立行政管理的目标开始，到合理配置行政权力，再到采用行政技术手段，始终要有系统观。

3.1.8 企业行政管理体系组织

行政管理人员应根据本企业实际情况，建立能够充分协调、高效发挥职责的行政管理体系组织。

公司总经理对行政管理负责，并要任命行政经理和各行政控制系统责任人员。行政管理人员应具有行政管理的相关知识和经验，具有行政管理体系建立、实施、保持和改进的管理职责和权限。

行政经理对行政管理工作负责，并要任命行政控制系统（如企业文化、办公事务、人力资源、其他主要过程控制系统等）责任人员，规定各行政控制系统责任人员以及需要独立行使与保证行政管理效能的相关人员的职责、权限和义务，明确各行政控制系统之间、行政经理与各行政控制系统责任人员之间、各行政控制系统责任人员之间的工作接口和协调措施。