2.2 汇报工作和下达指示

2.2.1 向上级汇报工作

行政管理人员向上级汇报工作时应注意下列几点。

（1）遵守时间，不可失约。行政管理人员应严格遵守约定的时间，不要过早抵达上级的办公室，以免上级尚未做好准备；也不要迟到，以免上级等候过久。

（2）轻轻敲门，经允许后才能进入。行政管理人员不可直接进入上级的办公室，即使门开着，也要用适当的方式告诉上级有人来了，以便上级及时调整状态。

（3）汇报工作时，要注意仪表、姿态，站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有礼。

（4）汇报工作时，要实事求是，吐字清晰，语调、声音大小恰当。有喜报喜，有忧报忧，语言精练，条理清楚，不可歪曲或隐瞒事实。

（5）汇报结束后，上级如果谈兴犹在，不可表现出不耐烦，应等上级表示想结束谈话时才可离开。

（6）离开时，要整理好自己的汇报材料、衣着以及茶具和座椅，当上级起身送别时，要主动对其说“谢谢”或“请留步”。

2.2.2 听取下级汇报工作

行政管理人员在听取下级汇报工作时要注意下列几点。

（1）应守时。如果已约定时间，应准时或提前等候，并列出谈话要点，做好准备工作。

（2）应及时请汇报者进门入座。不可居高临下，盛气凌人，摆领导架子。

（3）要善于倾听。当下级汇报工作时，可与其进行眼神交流，并配以点头等动作，表示自己正在认真倾听对方说话。

（4）对下级没有表达清楚的地方要及时提出疑问，要求其重复、解释，但要注意切勿打消其汇报工作的积极性。不要随意批评、做决断，要先思而后行。

（5）听取下级汇报工作时，不要频繁地看表或打哈欠。要求下级结束工作汇报时，可以通过恰当的动作或委婉的语气告诉对方，不能粗暴打断。

（6）当下级要离开时，应起身相送。对于平时工作联系较少的下级，还应将其送至门口，并亲切道别。

2.2.3 向下级下达指示

行政管理人员经常需要对下级下达指示，有些行政管理人员对下达指示不以为然，认为下达指示就是下命令。行政管理人员应考虑一下自己是否曾如此下达指示：

“办公室整理完毕要检查一下！”

“小心检查还有哪些员工超领了办公用品，要是有，统统给我列出来！”

“凡是有异常的设备，都要维修！”

如果你经常这样下达指示的话，请你站在执行者的立场想一想，收到这样的指示，你真的会按照指示去执行吗？执行真的能达到要求吗？肯定不会，为什么呢？因为你还没有“听懂”指示的真正含义。这些指示并没有讲清楚到底要检查什么内容。如果是新员工，接到这样的指示，恐怕更是一头雾水，无从下手。

在下达指示时，行政管理人员要注意以下几个问题。

（1）行政管理人员可通过口头谈话、电话通知、微信通知、书面通知、托人传递等方式下达指示，但若能当面谈话，就不要打电话；能打电话的，就不要微信通知；能微信通知的，就不要书面通知（规定文书除外）；能书面通知的，就不要托人传递。

此外，还应注意：在要求下级完成高难度项目时，要明确奖励机制和处罚机制，这样下级才会有努力完成工作的动力。

（2）在下达指示之前，行政管理人员可以先询问下级一些相关的小问题，通过下级的回答，了解其对所谈话题是否理解并感兴趣，之后再把自己的真实意图表达出来。

（3）行政管理人员应对下级说明下达指示的原因，要确保自己是在充分理解指示的基础上下达指示的，不要做一个传话筒：“这是上面的指示，我也不知道为什么，你照办吧！”这样一来，下级的第一反应就是：“你都不知道，叫我怎么做？”

（4）已发出的指示、命令，有时不得已要重新更正，而且常常要频繁更改，此时行政管理人员应加以说明；否则，极易使下级产生不满情绪：“天天改，说话一点都不算数！”

（5）尽量当面下达指示、命令，必要的时候要进行示范和演练，在下达完指示后一定要让下级当面将指示、命令复述一遍，这样才能确认下级是否真正听清楚了、理解了，同时也可以知道自己是否表达清楚了。

此外，行政管理人员最好能将自己下达的指示、命令记在工作日记本上，同时要求下级将自己收到的指示、命令也记在工作日记本上。这样做便于下级记住和传达指示，也便于行政管理人员检查与监督指示的执行情况。