1.1　工作簿、工作表和单元格的基本操作

工作簿是对Excel文件的特定称呼。一个工作簿可以包含一个或多个工作表，每个工作表包含上百万个单元格。掌握工作簿、工作表和单元格的相关操作，是在Excel中进行其他操作的基础，本节将介绍这3类对象的基本操作。

1.1.1　工作簿的新建、打开、保存和关闭

启动Excel后，默认会显示如图1-1所示的界面，该界面称为“开始屏幕”。界面左侧列出了最近打开过的几个工作簿名称，右侧以缩略图的形式显示一些内置模板，可以使用这些模板创建新的工作簿。如需获得更多的内置模板，则可以在上方的文本框中输入关键字进行搜索。如果要新建一个空白工作簿，则可以单击界面中的“空白工作簿”。

如果已从开始屏幕切换到正常的Excel窗口，并希望在当前环境下新建工作簿，则可以使用以下两种方法：

• 　单击快速访问工具栏中的“新建”按钮，或按Ctrl+N组合键，创建一个空白工作簿。
• 　单击“文件”|“新建”命令，在进入的界面中选择要基于哪个模板创建工作簿，该界面类似于开始屏幕。

在Excel开始屏幕中，可以快速打开列出的一些曾经使用过的工作簿。如果要打开的工作簿没有列出，则可以单击“打开其他工作簿”，进入如图1-2所示的界面，然后选择工作簿所在的位置进行打开。

如果当前正在Excel窗口中工作，则可以使用以下两种方法打开工作簿：

• 　如果已将“打开”命令添加到快速访问工具栏，则可以单击该命令，然后在“打开”对话框中选择要打开的工作簿，如图1-3所示。与在Windows文件资源管理器中选择文件的方法类似，在“打开”对话框中可以使用Ctrl键或Shift键并配合鼠标单击，来选择一个或多个工作簿，并将它们同时打开。
• 　单击“文件”|“打开”命令，在进入的界面中选择要打开的工作簿或其所在的特定位置。

提示：按Ctrl+O组合键也可以打开“打开”对话框。

为了在以后随时查看和编辑工作簿，需要将工作簿中的现有内容保存到计算机中，有以下两种方法：

• 　单击快速访问工具栏中的“保存”命令，或按Ctrl+S组合键。
• 　单击“文件”|“保存”命令。

如果当前是一个新建的工作簿，在单击“保存”命令时，将显示如图1-4所示的“另存为”对话框，设置好文件名和存储位置，然后单击“保存”按钮，即可将当前工作簿保存到计算机中。

如果已将工作簿保存到计算机中，则在单击“保存”命令时，Excel会将自上次保存之后的最新修改，直接保存到当前工作簿中，而不再显示“另存为”对话框。如果想要将当前工作簿用其他名称保存，则可以单击“文件”|“另存为”命令，在进入的界面中选择一个目标位置，然后在打开的“另存为”对话框中设置要保存的文件名，最后单击“保存”按钮。

可以将暂时不使用的工作簿关闭，从而节省它们占用的内存资源。关闭工作簿的方法有以下两种：

• 　如果已将“关闭”命令添加到快速访问工具栏，则可以单击该命令。
• 　单击“文件”|“关闭”命令。

如果在关闭工作簿时含有未保存的内容，则会弹出如图1-5所示的对话框，单击“保存”按钮，即可保存内容并关闭工作簿。

1.1.2　添加工作表

在实际应用中，通常需要在一个工作簿中包含多个工作表，此时可以手动添加新的工作表，有以下几种方法：

• 　单击工作表标签右侧的“新工作表”按钮。
• 　在功能区“开始”|“单元格”组中单击“插入”按钮上的下拉按钮，然后在下拉菜单中单击“插入工作表”命令。
• 　右击任意一个工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“插入”命令，打开“插入”对话框的“常用”选项卡，选择“工作表”并单击“确定”按钮，或者直接双击“工作表”，如图1-6所示。
• 　按Shift+F11组合键或Alt+Shift+F1组合键。

提示：使用第一种方法添加的工作表位于活动工作表的右侧，使用其他3种方法添加的工作表位于活动工作表的左侧。

在一些版本的Excel中，新建的工作簿中默认只包含一个工作表。如果经常要在工作簿中使用多个工作表，则可以通过设置工作簿，改变新建工作簿时默认包含的工作表数量，操作步骤如下：

（1）单击“文件”|“选项”命令，打开“Excel选项”对话框。

（2）选择“常规”选项卡，然后在“新建工作簿时”区域中修改“包含的工作表数”文本框中的数字，如图1-7所示，该数字就是新建工作簿时默认包含的工作表数量。

（3）单击“确定”按钮，关闭“Excel选项”对话框。

提示：工作簿包含的工作表的最大数量受计算机可用内存容量的限制。

1.1.3　选择工作表

在工作表中输入数据之前，需要先选择特定的工作表。选择一个工作表后，该工作表就会显示在当前Excel窗口中，此时的这个工作表就是“活动工作表”。

每个工作表都有一个标签，位于工作表单元格区域的下边缘与状态栏之间，标签用于显示工作表的名称，如Sheet1、Sheet2、Sheet3。单击工作表标签即可选择相应的工作表，此时的这个工作表标签的外观与其他标签将有所区别。如图1-8所示的Sheet2工作表是活动工作表，其标签呈凸起状态（或称反白），标签中的文字显示为绿色。

如果一个工作簿包含多个工作表，则可以选择位置上相邻或不相邻的多个工作表，还可以选择工作簿中的所有工作表，方法如下：

• 　选择相邻的多个工作表：先选择所有待选择的工作表中的第一个工作表，然后按住Shift键，再选择这些工作表中位于最后一个位置上的工作表，即可选中包含这两个工作表在内，以及位于它们之间的所有工作表。

提示：同时选择多个工作表时，会在Excel窗口标题栏中显示“[组]”字样，如图1-9所示，表示当前已选中多个工作表。

• 　选择不相邻的多个工作表：选择待选择的所有工作表中的任意一个工作表，然后按住Ctrl键，再依次单击其他要选择的工作表。
• 　选择所有工作表：右击任意一个工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“选定全部工作表”命令，如图1-10所示。

如果想要取消多个工作表的选中状态，则可以单击未被选中的任意一个工作表。如果当前选中了所有工作表，则需要单击活动工作表以外的任意一个工作表。还可以右击选中的任意一个工作表，在弹出的快捷菜单中单击“取消组合工作表”命令。取消多个工作表的选中状态后，Excel窗口标题栏中的“[组]”字样也将消失。

1.1.4　重命名工作表

Excel默认使用Sheet1、Sheet2、Sheet3等作为工作表的默认名称，用户可以为工作表设置更有意义的名称。使用以下几种方法可以重命名工作表：

• 　双击工作表标签。
• 　右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令。
• 　在功能区“开始”|“单元格”组中单击“格式”按钮，然后在下拉菜单中单击“重命名工作表”命令。

使用以上任意一种方法都将进入名称编辑状态，输入新名称后按Enter键确认。

工作表名称最多可以包含31个字符，名称中可以包含空格，但是不能包含以下字符：“?/*\[:]”。

1.1.5　移动和复制工作表

移动工作表可以改变工作表的位置，复制工作表可以获得工作表的副本。可以将一个工作表移动或复制到当前打开的任意一个工作簿中，也可以是一个新建的工作簿。可以使用鼠标配合键盘进行移动和复制，也可以在“移动或复制工作表”对话框中完成移动和复制操作。

如果使用鼠标移动或复制工作表，则可以单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键并将其拖动到目标位置，即可完成移动操作。如果在拖动过程中按住Ctrl键，则将执行复制工作表的操作。拖动工作表标签时会显示一个黑色三角，它指示当前移动或复制到的位置，如图1-11所示。

移动或复制工作表的另一种方法是使用“移动或复制工作表”对话框。右击要移动或复制的工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”命令，打开如图1-12所示的“移动或复制工作表”对话框，在“下列选定工作表之前”列表框中选择要将工作表移动到哪个工作表的左侧。

如果要复制工作表，则需要选中“建立副本”复选框。如果要将工作表移动或复制到其他工作簿，则可以在“工作簿”下拉列表中选择目标工作簿。如果选择的是“（新工作簿）”，则将工作表移动或复制到一个新建的工作簿中，设置完成后单击“确定”按钮。

1.1.6　删除工作表

可以将工作簿中不需要的工作表删除，但是当工作簿中只有一个工作表时，无法将其删除。如果在删除工作表后，保存并关闭了其所在的工作簿，则将无法恢复已删除的工作表。删除工作表的方法有以下两种：

• 　右击要删除的工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击“删除”命令。
• 　选择要删除的工作表，然后在功能区“开始”|“单元格”组中单击“删除”按钮上的下拉按钮，在下拉菜单中单击“删除工作表”命令。

如果正在删除的工作表包含内容或格式设置信息，则会弹出如图1-13所示的对话框，单击“删除”按钮即可将该工作表删除。

1.1.7　选择单元格

默认情况下，Excel工作表中的每一行由1、2、3等数字标识，将这些数字称为“行号”，每一列由A、B、C等英文字母标识，将这些字母称为“列标”。在Excel 2007及其Excel更高版本中，工作表的最大行号为1048576，最大列标为XFD（即16384列）。

单元格是一行和一列的交点，并以其所在的行号和列标进行标识，列标在前，行号在后。例如，第6行与B列的交点上的单元格表示为B6，B6就是单元格的地址。Excel通过单元格地址来引用其中存储的数据，将这种调用数据的方式称为“单元格引用”，将使用列标和行号表示单元格地址的方式称为“A1引用样式”。

单元格区域是指由相邻的多个单元格构成的矩形区域。单元格区域的地址由区域左上角的单元格、冒号、区域右下角的单元格地址来表示。例如，“B2:D6”表示由B2和D6作为区域左上角和右下角的单元格组成的单元格区域。

提示：如果列标显示为数字而非字母，则说明当前使用的是R1C1引用样式。可以单击“文件”|“选项”命令，在“Excel选项”对话框中选择“保存”选项卡，然后取消选中“R1C1引用样式”复选框，最后单击“确定”按钮。

在工作表中输入数据之前，需要先选择要存放数据的单元格。掌握正确的单元格选择方法，可以确保将数据输入到正确的位置，而且单元格选择方面的一些技巧还可以提高操作效率。

1. 选择一个或多个单元格

单击某个单元格，即可将其选中。如果要选择由相邻的多个单元格组成的区域，则可以使用以下几种方法：

• 　选择区域左上角的单元格，然后按住鼠标左键，并向区域右下角单元格的方向拖动，到达右下角单元格时释放鼠标左键。
• 　选择区域左上角的单元格，然后按住Shift键，再选择区域右下角的单元格。
• 　选择区域左上角的单元格，然后按F8键进入“扩展”模式，直接选择区域右下角的单元格，而不需要按住Shift键。在“扩展”模式下按F8键或Esc键将退出该模式。

如果要选择的多个单元格不相邻，则可以使用以下两种方法：

• 　选择一个单元格，然后按住Ctrl键，再选择其他单元格或区域。
• 　选择一个单元格，然后按Shift+F8组合键进入“添加”模式，依次选择其他单元格或区域，而不需要按住Ctrl键。在“添加”模式下按Shift+F8组合键或Esc键将退出该模式。

提示：选择一个单元格后，该单元格将成为活动单元格，输入的内容会被添加到活动单元格中。如果选择的是一个单元格区域，那么其中高亮显示的单元格是活动单元格。如图1-14所示，当前选中B2:D5单元格区域，其中的B2单元格是活动单元格。

2. 选择整行或整列

单击某行的行号或某列的列标，即可选中相应的行或列。选中行的行号和选中列的列标的背景色会发生改变，整行或整列中的单元格都将高亮显示，如图1-15所示。

选择一行后，按住鼠标左键并向上或向下拖动，即可选择连续的多行。选择多列的方法与此类似。如果要选择不连续的多行，则可以先选择一行，然后按住Ctrl键，再选择其他行。选择不连续多列的方法与此类似。

3. 选择所有单元格

单击工作表区域左上角的全选按钮，即可选中工作表中的所有单元格，如图1-16所示。

如果工作表中不包含任何数据，可以按Ctrl+A组合键选中工作表中的所有单元格。如果工作表中包含数据，单击数据区域中的任意一个单元格，然后按两次Ctrl+A组合键，即可选中工作表中的所有单元格。

4. 使用名称框选择单元格

如果要选择的单元格区域范围很大，那么使用拖动鼠标的方法将变得很不方便。此时可以在名称框中直接输入单元格区域的地址，然后按Enter键来快速选择。例如，如果要选择G100:H600单元格区域，则可以单击名称框，输入“G100:H600”，然后按Enter键，如图1-17所示。

除了使用名称框之外，还可以使用Excel的定位功能来实现类似的选择方法。在功能区“开始”|“编辑”组中单击“查找和选择”按钮，然后在下拉菜单中单击“转到”命令，或直接按F5键，打开“定位”对话框，在“引用位置”文本框中输入要选择的单元格区域的地址，最后单击“确定”按钮，如图1-18所示。

技巧：如果要使用名称框或定位功能选择不相邻的多个区域，则可以在输入的多组地址之间使用英文半角逗号分隔，如“A6,B2:E6,H8,D10:F50”。

5. 选择符合特定条件的单元格

在实际应用中，遇到的更多情况是选择符合特定条件的单元格，如包含文本或数值的单元格，使用定位条件功能可以满足这类需求。

按F5键打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框，如图1-19所示，选择一个特定的条件，然后单击“确定”按钮，即可自动选中与所选条件匹配的单元格。具体选择哪些单元格，还由以下因素决定：

• 　如果在打开“定位条件”对话框之前选择了一个单元格区域，Excel将在该区域中查找并选择符合条件的单元格。
• 　如果在打开“定位条件”对话框之前只选择了一个单元格，Excel将在当前整个工作表中查找并选择符合条件的单元格。

6. 选择多个工作表中的单元格

如果要处理多个工作表中的相同单元格，则可以先在其中一个工作表中选择要处理的单元格，然后使用本章1.1.3节介绍的方法，同时选择其他所需处理的工作表，再对选区进行所需的处理，如输入内容、设置格式等，操作结果会自动作用于所有选中的工作表的相同区域中。