三、应用文书的要素

（一）材料、主题与结构

1．材料

（1）材料的分类

①以特点为标准

a．事实性材料，即客观存在的或书文提供的具体事物；

b．观念性材料，即在实践中得到验证的观点。

②以存在时间为标准

a．现实材料，其特点在于新鲜、针对性强，容易引起关注；

b．历史材料，其特点在于厚重，具有纵深感，便于引发联想。

③以材料性质为标准

可分为正面材料和反面材料，但其性质具有相对性，判断依据在于对文章的作用。

④以材料来源为标准

a．第一手材料，即直接得到的材料；

b．第二手材料，即间接得到的材料。

（2）材料的功能

①形成并深化主题；

②影响、制约文章结构。

（3）材料的积累

材料积累可分为日常积累和定向积累两类，主要方法有观察、体验、调查、检索等。

（4）材料的选择

材料的选择要遵循真实、确凿、典型、生动、新颖的原则，以更好的表现主题结构。

（5）材料的运用方法

①详略得当，轻重有别；

②组合合理，相互支持。

2．主题

主题是作者在文章中表达的中心思想和写作意图，是文章最核心的部分。

（1）公文主题的特点

①约束性；

②旨意性。

（2）确立主题的原则

①正确性原则；

②明确性原则；

③单一性原则。

（3）确立主题的方法

①理解材料的具体性质；

②把握时代、社会的需要；

③选取适当的切入角度；

④把主题的形成看做一个反复锤炼、深化的过程。

3．结构

（1）应用文结构的要求

①反映客观事物的本质联系和规律，依据事件发展的过程、事物的特征构成来安排正文结构，高效、准确地反映通报事实的真相。

②服从表现公文主旨的需要，内容材料详略得当，主旨明确。

③做到层次分明、思路清晰，可采用分层分段写作方式，充分利用小标题。

④适应不同文种的体式特点。

（2）公文的结构类型

①篇段合一式；

②三段式；

③两段式；

④多段式；

⑤总分条文式；

⑥分部式。

（3）公文结构的基本内容

①标题

公文标题具有较强的程序性，一般表现为“发文机关+发文事由+文种”，此三项也称为公文标题“三要素”。

②开头

③结尾

④层次划分

a．纵向推进；

b．横向展开；

c．总提分承；

d．纵横交叉。

⑤段落

段落是公文布局谋篇的基本单位，其划分需要注意以下几点：

a．统一；

b．完整；

c．有序；

d．合理。

⑥过渡

过渡是段落层次间衔接与转换的关键环节，一般包括过渡词、过渡句、过渡段和无标识过渡四种形式。

（4）行政公文正文基本内容模块及结构模式

公文的内容结构相对固定，可以大致分为依据、目的、文种承启语、事项、要求五个模块，而这些模块以不同的方式组合，就形成了变化的结构模式，但正因为公文内容模块是固定的，公文结构模式也具备了稳定性，提高了公文写作的效率。

遇到以下情况时公文的内容模块可以省略：

①利于突出主题；

②适应文种特点；

③服从内容表达需要；

④简明精练。

4．段落展开的方法

（1）解释说明；

（2）列举实例；

（3）由果溯因；

（4）时空变换；

（5）先总后分；

（6）分类展开；

（7）差异比较；

（8）引用数据；

（9）逐层递进。

（二）应用文书运用语言的标准

1．应用文语言的总体要求

（1）精确恰当，讲求实效；

（2）入境随俗，契合环境；

（3）量体裁衣，慎用文种；

（4）因事而发，言之有物。

2．应用文语言的具体要求

（1）准确

①辨明词义；

②适度修饰；

③合理搭配；

④结构完整。

（2）简洁

①删繁就简；

②遵循惯例；

③精准概括；

④运用图表。

（3）质朴

①切忌矫揉造作；

②省略描写抒情；

③保持结构稳定。

（4）得体

①把握文章基调；

②掌握不同分寸；

③选择使用委婉用语。

（三）应用文书专用词语

应用文书专用词语，是在应用文不断演变的过程中沿袭下来的惯用语，带有一定的文言成分，具有定型化、规范化的特征（如表1-1所示）。

表1-1  应用文专用词语简表