一、应用文书的基本知识与制发程序

（一）应用文书的基本知识

1．应用文书的种类

应用文书即应用文，是指在日常工作生活中，办理公私事务所使用的具有实用价值的文字材料，主要包含公务文书和私人文书两大类。私人文书主要包括私人书信、日记、契约、遗嘱等，考试极少涉及，需要重点识记的是公务文书部分的内容。

公务文书主要分通用公文和专用公文两种。

（1）通用公文

通用公文是各级各类机关、团体、单位均可使用的公文，其分类如下：

①法定公文

法定公文是《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中规定的党内及国家各级机关的常用文种，企事业单位、人民团体也可比照使用，有14种形式：

报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

公报：党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。

规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

会议纪要：是指根据会议的主导思想和会议记录，对会议的重要内容、决定事项进行整理综合、摘要、提高而形成的一种具有记实性、指导性的公文，用于记载会议主要精神和议定事项。

决议：党的领导机关经会议讨论通过的重要决策事项。

决定：用于对重要事项作出决策和安排。

批复：用于答复下级机关的请示。

请示：用于向上级机关请求指示、批准。

条例：指国家权力机关或行政机关依照政策和法令而制定并发布的，针对政治、经济、文化等各个领域内的某些具体事项而作出的，比较全面系统、具有长期执行效力的法规性公文。

通报：指上级把有关的人和事告知下级的公文，用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

通知：指发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属的机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

意见：对重要问题提出见解和处理办法。

指示：对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

②国家行政机关公文

国家行政机关公文包含命令、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、公告、通告、议案、函、会议纪要共13种形式，与法定公文相比增加了命令、公告、通告、议案，其余均与法定公文形式大同小异。

命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施或嘉奖有关单位及人员。

公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者众所周知的事项。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

③管理规章文书

管理规章是机关、团体、企事业单位在其职权范围内制定发布的具有行政效力的实施管理、规范工作的文件，也称规章制度，其形式主要有规定、办法、章程、准则、细则、守则、规则、规范、规程、制度、公约等。

④公关礼仪文书

公关礼仪文书是在公共关系活动中使用的礼节性公文，其目的在于建立友好交往关系、展示自身形象、体现礼仪礼节。公关礼仪文书按照内容不同可大致分为以下几类：

告启类：启事、声明、海报等。

建议类：倡议书、建议书等。

凭证类：介绍信、证明信等。

申请类：申请书、求职信（简历）等。

慰贺类：贺信、慰问信等。

邀约类：请柬、邀请函、聘书等。

致辞类：欢迎词、欢送词、答谢词、祝词等。

⑤办公事务文书

办公事务文书就是处理日常办公事务的公文，其主要形式有计划、总结、简报、述职报告等。

（2）专用公文

专用公文是在某一业务、行业领域内，因其特殊需要而具有大量专业内容和特殊规定格式的公文，如外交文书、司法文书、经济文书、军事文书等。

2．公文的分类方式

（1）根据行文方向，即文件的去向，可将公文划分为上行文、下行文和平行文。

（2）根据公文的机密程度，可将公文划分为密件、普通件和公布件，其中密件又包括绝密、机密和秘密三个级别。

（3）根据公文的性质、作用，可将公文划分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、商洽性公文等。

（4）根据文件处理的缓急时限要求，可将公文划分为急件和平件，其中急件包括特急件和急件两个级别。

（5）根据公文的来源划分，可将公文划分为发文和收文，发文又有对外发文和对内发文两种情况；

（6）根据文件办理要求，可将公文划分为办件和阅件；

（7）根据文件发送目的，可将公文划分为主送件、抄送件、批转件、转发件等。

3．应用文书的特征

（1）明确的工具性

（2）直接的实用性

（3）客观的真实性

（4）极强的法规政策性

（5）特定的程式性

（二）应用文书的制发程序

1．应用文书处理的含义

应用文书处理是一个动态的连续过程，可依次划分为撰制、传递、办理、保管四个阶段：

（1）撰制，是应用文管理中的形成阶段，一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等工作环节。

（2）传递，是按照规定程序将公文送至对应单位，其具体操作流程包含在撰制与办理中。

（3）办理，是指应用文管理中的生效阶段，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等工作环节。办理与撰制合称为“应用文处理”。

（4）保管，是文书工作的最后环节，一般包括立卷、归档、清退、销毁等工作环节。

2．制发程序

（1）拟稿

拟稿即起草公文，它是公文形成的核心程序。

（2）审核

公文的审核是指将拟成后的文稿交由机关办公部门的领导人进行全面的审查。公文审核的要求可概括为“六查”：

①查行文的名义与必要性；

②查文稿内容是否符合法律、法规和政策的有关规定，与平行机关部门规定是否协调。

③查行文措施是否明确具体，切实可行。

④查涉及其他部门或地区职权范围的问题，是否需要会签或与其他部门的发文一致。

⑤查语言表述是否精准凝练、条理明晰，标点、文字书写是否准确规范。

⑥查公文格式是否符合规定。

（3）签发

文件的签发是指机关领导人对文稿的最后审批，签发后文件即从草稿变为定稿并生效。签发公文需要注意以下问题：

①根据公文性质，分层签发

②坚持“先核后签”的原则

③明确签署意见并签署姓名和日期

（4）复核

复核是指由秘书部门在领导人已签发的公文在正式印发前进行审核，对不符合要求的文件应退回补充或修正。

（5）缮印、校对

缮印、校对指通过缮写、印刷等方式，将已签发的定稿制成正式文件。

（6）用印

文件用印是指在印刷好的文件上加盖机关印章。

（7）发文登记

发文登记是指以簿册形式对一切发出的文件进行登记，以便于保存和查找。

（8）分发

文件分发是文书处理程序的必经阶段和重要环节，应注意以下几个问题：

①文件封装前，先要确认发文稿注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装，入封时要折叠平整，文件应稍短于信封长度，以免启封时文件被撕破。

②密件、急件、亲启件等特殊文件，若文稿本身没有注明，发文时必须分别注明并加盖密件戳、急件戳，写明“亲启”。文件的封口应用胶水而非订书器，绝密文件盖专用密封章。

3．公文的行文规则

（1）统一领导、简政放权、归口处理、分级分工负责

（2）问题协调一致

（3）同级机关可以联合行文

（4）语言精简

（5）贯彻党政分工的原则

4．公文的行文方式

行文方式，即机关、单位行文时选择的行文路线及结构形式。常见的行文方式有：

（1）逐级行文

逐级行文指按组织系统结构层次逐级进行下达上报，是上行文、下行文的基本方式，多用于有领导、指导关系的机关单位之间。

（2）多级行文

多级行文指为提高办文效率同时向上几级或下几级机关、单位行文。下行文采用多级行文并无特殊规定，上行文只有在问题重大且急需使多级上级同时知晓时才能采用多级行文。

（3）越级行文

越级行文指超过直接上级或直接下级机关直接向其他上级或下级机关行文，只有在面临重大损失、多次请示未果、上级机关交办、检举、控告直接上级机关等特殊情况时才能采用。

（4）直接行文

直接行文是指不相隶属的机关或平行机关之间的行文，也包括直接向基础单位、人民群众传达党和国家重大决策的行文。