第2章　秘书国家职业资格（四级）备考技巧

一、制定复习计划

古人云：“凡事预则立，不预则废。”制定科学的复习计划并认真执行，有助于养成良好的学习习惯，有效地提高学习效率。在秘书国家职业资格（四级）考试的前几个月，根据自己的实际情况，制定一份切实可行的复习计划，在接下来的几个月中，严格按照计划执行，排除一切干扰，能有效地提高复习的成果。

复习过程中，一定要提出明确目的和要求，围绕目的和要求，集中注意力进行复习。在复习时，要遵循和利用记忆的一般规律，加强新旧知识之间的联系，使记忆强化。另外，可制定阶段性的复习目标，在阶段性目标完成后，进行阶段性复习成果的检验，查漏补缺，强化记忆，加强知识的巩固。

二、抓住复习要点

秘书国家职业资格（四级）考试的主要内容包括商务协调与公共关系、办公室事务管理、会议管理、文书拟写与处理、信息管理、文档管理六大部分，内容复杂，知识点众多，要记忆全部内容，显然是很难的。因此在平常的学习中，一定要善于把握教材重点，讲究方法，这样有助于提高学习效率，巩固知识，做好应试准备。

在复习教材的过程中，要以考试大纲为依据，对教材的重点内容做好标记，重点复习和记忆。最好能对教材的重点内容做摘要笔记，概括其要点，提纲挈领，提炼出全书的内容和逻辑结构，同时，还要结合教材的详细内容，认真研读，做到真正吃透，这样才能巩固强化知识，提高复习成果。

三、掌握考试技巧

（一）考试试题类型

秘书职业资格考试试题分为选择题、案例分析题、工作实务题等三种类型。其中选择题又分为单项选择和多项选择题。

选择题采用标准化试题，需用2B铅笔作答；案例分析题采用观看录像的方式，考生根据要求笔答；工作实务题为根据一定的工作背景，完成相应的工作任务。

（二）各种题型的答题技巧

1．选择题

在秘书职业资格考试中，选择题（含职业道德部分）共计125题，考试时间为90分钟。选择题题量大，知识点覆盖面广，拟题的随机性强。要求考生掌握的知识点必须全面、系统，在记忆和背诵知识点的基础上要加深理解，注意概念、观点、知识点之间的联系和区别。针对选择题的特点，答题时要注意以下几方面：

（1）认真审阅题目，按要求作答

选择题中经常会出现这样的字眼“下面表述正确的一项”“不属于会议基本要素的选项是”等等，在看题目的时候，一定要将题目看完整，不要看了一半就急于作答。在以往的考试中，经常有学生选错项，题目要求选错误的，他选成了正确的，题目要求选不属于会议基本要素的，他选成属于会议要素的。

（2）合理分配时间，快速准确作答

针对选择题题量大、时间紧的实际情况，在考试过程中要合理分配时间，快速准确作答。切勿将时间浪费在为数较少、难度较大的题目上。做单项选择题时，要求准而快地确定答案，可采用排除法作答。做多项选择题时，要注意各选项之间的逻辑关系，可采用类比法，将选项中不属于一个类属或范畴的选项去掉，在其余选项中选择。多项选择题要求考生平时记忆知识点时要准确，切勿模棱两可。

（3）涂卡时要认真，忌粗心大意

选择题部分采用标准化考试，用2B铅笔将答案涂在答题卡相应的位置。在填涂答题卡的时候要格外认真和细心，千万不能将题目序号涂错、漏涂，如果到最后发现答题卡涂错，再重新修改，时间可能就不允许了。

2．案例分析题

在秘书职业资格考试中，案例分析题共两题，在技能考核卷中占50％的比重，采用观看录像的方式进行，考生要在录像结束后，找出录像中秘书工作环境以及工作态度等方面的正确与错误的地方，并对错误的地方作更正性分析说明。第一题要在工作环境或者秘书行为方面找出10处正确或错误的地方，第二题要求找出15个正确或错误的地方，但是每道录像题中大都有15～20个正确或错误的地方，甚至更多。因此在答题过程中，要在达到题目要求数量的前提下，尽量多写，答对即给分。

案例分析题的难度相对较小，且录像中出现答题点的地方相对固定，因此掌握答题要点对于案例分析题的作答至关重要。案例分析题的复习和答题要点如下：

（1）环境问题。如：会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局、办公室布置、办公室的卫生、办公用品的摆放、办公室光线、绿色植物等。

（2）职业形象。包括坐、站、走姿等，着装要求，个人化妆，一些生活细节等方面。

（3）接待与宴请。环境情况，办公用品的准备情况，接待预约和未预约的来访者，电话接待的要求，接待（包括涉外接待）工作的注意事项、要求，接待中的礼仪，宴请中座次安排、点菜、敬酒等。

（4）沟通方面。包括沟通的基本技能，具体技能要求、内容，说话的技巧，倾听的技巧等。

（5）接打电话。接打电话的方法、语言，接打电话的注意事项等。如：电话要在铃响三声内接电话；接电话时要用礼貌用语；上班时间不得占用电话聊天；电话是否放在左手边等。

（6）会议与商务活动。会议筹备的各项环节，会中的服务工作，会后的善后工作，会议协调，处理会议冲突，商务活动和旅行的工作事宜等。

（7）档案信息。收集方法，档案收集流程，档案信息管理，信息开发工作等。

（8）办公室事务管理。库存管理，进货保管，紧急事故的处理，办公设备用品的采购等。

3．工作实务题

在秘书职业资格考试中，工作实务题共三题，要求根据题目所提供的背景材料完成相应的工作实务，主要考察考生的思维能力，实际应用能力和文字表述能力。工作实务题偏重于实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等，形式很灵活，这就要求考生掌握多种知识的同时学会灵活运用。做此类题目要注意以下几点：

（1）分条列项作答，主题内容简明

答题时，要列出简明要点，务必做到：层次清晰，要点明确，内容清楚，卷面整洁，这样能给阅卷老师留下好的印象，易获得额外的印象分。

（2）理论联系实际，结合题目要求作答

工作实务题要求考生理论联系实际，具有将秘书工作的理论转化为实际应用的能力。考生在答题时，一方面要熟悉教材的相关理论，用教材的相关理论答题；另一方面要将理论转化为实际的方案或文案，结合题目设定的具体情景作答。

（3）格式要规范，符合相关公文要求

工作实务题的有些题目要求写一份具体的公文，如拟写一份公司因总装车间改造向上级申请划拨经费的请示。这就要求考生熟悉常用公文文种的用途、结构和写法，认真阅读教材中的范文，答题时公文写作格式要规范，符合相关公文的要求。