第四节　公文通知书的简述

一、通知简述

通知，顾名思义是指把一些事项通知有关单位和人员。这是一种在生活和工作中应用范围非常广泛的公文。上级领导机关对下级所属机关，机关、团体对个人，机关与单位之间，以及机关内部传达事项、召开会议、布置工作，都经常采用通知的形式。

1.最常见的通知种类有五个

(1)布置工作的通知。

(2)交流信息和情况的通知。

(3)转发报告、意见、请示的通知。

(4)召开会议的通知。

(5)发布行政法规、任免干部、传达领导意见的通知。

2.通知的内容虽然有些改变，但主要内容包括以下几点:

(1)被通知的单位、个人。

(2)通知的目的、要求，通知的事项。

(3)通知单位和日期。

在这些相同的条件下，每种类型的通知，在写法上都具有各自的特征。

1.布置工作的通知

通常在上级对下级、组织对个人的状况下使用。这一类通知带有指示性和指导性，是必须贯彻执行的通知。因此在写法上要将道理分析得很清晰，任务表达明确，制定具体措施。只有这样，才便于执行，达到通知的预期目的。

2.传达事项、交流信息的通知

这一类通知可在上下级之间使用，也可在同级之间使用。这类通知主要目的之一是让被通知的单位或个人了解某件事情、某些情况。因此，要写得明确、具体，使被通知者不止了解相关情况和动态，还能从中得到启发，工作有所措置。

3.批转或转发文件的通知

这一类通知使用范围很广，上级批复、转发下级的文件被称批转，下级转上级的文件或同级之间互相转发的文件被称转发。这类通知通常写明被通知的单位，批转与转发文件的名称、希望和规定，然后将文件全文附上。如属上级批转下级文件，还要明确表示对下级文件的肯定评价。这一类通知比较常见的写法有三种:

(1)照批照转式。

(2)对转发、批转文件作出评价、提出要求以后，再结合本地区、本单位、本部门的具体情况，对文件的重要性或者某一方面的要求，作为重点加以强调，以引起人们重视，更充分地发挥转发通知的作用。

(3)转发与批转的文件本身在某些方面不够完善，再加以补充说明。

4.召开各种会议的通知

这种通知应用的范围非常广泛，写法上也相对自由。但一般都要包含被通知的人或单位会议的主题，开会的时间与地点，对参加会议者的要求等。

二、公文通知书的范例

1.传达事项通知

通知

新进公司的销售员工:

经公司董事会研究决定，新进公司的销售员工，一年转正定级后，公司将为其统一办理缴纳社保。现在由员工自己承担社保费用，缴费凭据上交到公司人事部。为保证员工的合法权益，公司将以现金的方式给予补偿，每月每人补发人民币300元，体现在个人的工资里。此规定从××××年××月××日起执行。

特此通知。

××公司人事部

××××年××月××日

2.布置工作的通知

关于对驻外大区、分区及分公司考勤管理工作调整的通知

驻外大区、分区、分公司:

根据目前市场销售情况，销售人员任务繁重，为使管理活动适应销售目标，提高销售人员自觉意识，特对驻外各大区、分区和分公司的考勤管理工作做出如下调整:

(1)各单位必须将本部门台账做得清晰全面。每月填写《月份考勤报告》，经本单位领导签字后存档备查。

(2)各单位每月必须将填写完毕的《月份考勤表》，送交本单位领导签字后存档备案。

(3)当本单位没有出现缺勤情况时，可以不必向综合人力资源部传真《月份考勤报告》。如果出现特殊情况，必须在下一月的第二个工作日将《月份考勤报告》传真给综合人力资源部，例如:事假、病假、探亲、婚假、丧假、产假、工伤、旷工等。

(4)各单位必须根据当月实际情况填写《月份考勤报告》，综合人力资源部将随时对考勤状况进行考察，考察结果纳入综合考核中。

××公司总部

××××年××月××日

3.批转或转发文件的通知

关于转发《关于组织开展销售企业安全检查的通知》的通知

所属各经营部:

根据省公司关于《关于组织开展销售企业安全检查的通知》的精神，本公司现通知如下:

(1)检查内容

规定各销售部门在7月5日到7月8日针对各个加油站自行检查，搞好加油站日常安全工作。安全检查内容主要包含以下四点:

①加油站现场操作、油品接卸作业情况。

②设备检、维修作业管理情况。

③工程施工管理和检查情况。

④加油站作业许可办理情况。

(2)相关要求

①各地销售部门必须对这次安全检查工作提高重视，还要认识到安全检查的重要性。主要领导要负起责任，亲自安排执行，让本单位安全自检一步一个脚印的开展，严禁将自查工作作为形式进行。通过本次自行检查工作，要查出本单位存在的安全问题，找到各种问题的根源并对其进行改进。

②要求分公司此次安全检查活动在7月5日～7月8日，4天时间内进行检查。在此次安全自检活动中，必须掌握本单位存在的一些安全隐患，逐项梳理，进行归类整理。寻找隐患源头，积极做好上级抽查准备工作，保证安全检查工作能够顺利进行。

各销售部门要依据安全检查的内容认真实施检查活动，对实际问题进行分析，寻找原因，并制定出改进方案。于7月11日前将总结报告送交主管领导审核，再由主管领导呈报总公司。

××公司销售分公司

××××年××月××日

4.召开各种会议的通知

××公司召开董事会会议通知

各位董事会成员、监事会主席:

依据《公司法》《公司章程》的有关规定和公司的实际情况，现决定于2011年6 月1日14时在海南三亚××会议室召开董事会会议，具体事项如下:

(1)会议时间、地点

①会议时间:2011年6月1日14时。

②会议地点:海南三亚××会议室。

(2)主要议题

①制订新产品上市计划。

②对××地分公司的处罚决定。

(3)会议出席对象:董事会各成员、董事长、监事会主席、董事长秘书、销售部总监和××地分公司经理。

(4)会议登记事项

①登记时间:××。

②登记地点:××。

③登记方法:××。

(5)其他事项

会议联系方式:××。

联系人:××。

电话:××。

请届时按时参加。

特此通知。

××公司

董事长:×××

××××年××月××日

5.关于干部任免的通知

关于干部任免的通知

各部门:

经集团公司股东会议研究，决定对以下人员职位进行调整:

陈姗姗任董事长，杨小丽任第一党总支书记，王有才任第二党总支书记，王亚琴任××市分公司党总支书记，徐慧任××市分公司总经理，文天华任第三党总支书记，李善财任第三党总支副书记，李明启任××市分公司副总经理，何玲玲任党委组织部副处级组织员，陶翠萍任党委组织部副处级组织员，周晓娜任××市分公司党总支副书记，王小飞任××市分公司总支副书记。

罗开平任销售部总经理，张少峰兼任销售部副总经理，刘秀云任销售部总经理助理，杨陶然任××市分公司总经理助理，柴少卿任××市分公司销售部总经理，陈明明任××市分公司销售部副总经理，何云娟任××市分公司销售总经理助理，李孝仁任市场部总经理，牛莉任市场部副总经理。

免去以下人员相应职位:

王有才××市分公司销售总经理职务，王小飞××市分公司销售总经理助理职务，罗开平物流部总经理助理职务，杨秀云监察审计处审计科副科长职务，柴亚夫产品部总经理职务，陈小峰总务处综合科科长职务，牛莉资产经营管理办公室副主任职务。

以上新提拔干部试用期一年。

特此通知。

公司董事长办公室

××××年××月××日