公司行政管理体系

（1）公司行政管理的含义

公司行政管理，从狭义上来讲主要是负责行政事务和办公事务，如制度的制定和推广、日常办公事务的管理、文件资料的管理和会议管理等。

行政管理的主要工作内容包括如下几个方面。

◆　负责公司企业文化建设，如公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传；负责公司各类会议的组织、安排工作。

◆　负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记工作，以及每月的分发、调配、保管、登记工作，做到账物相符。

◆　负责监督和管理公司的办公秩序和环境卫生。

◆　负责公司的防火、防盗、安全保卫、节假日保洁、保安等安保工作，以及制定安全防火制度。

◆　负责办理公司营业执照和组织代码证的年检工作。

◆　负责辅助设备和办公设备的管理及维护。

◆　负责缴纳电话费、物业费等，保证公司饮用水供应，同时处理公司与客户之间的相关事务。

◆　完成领导临时交办的任务。

◆　监督管理食堂的工作。

提示

在行政管理工作中，有两点忌讳一定要避免：一是处处显示自己的存在或权威，与其他部门抢镜头、争荣誉。二是为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。

（2）公司行政管理过程

行政管理过程是指行政管理机构或者人员按照制定的行政管理制度及其基本原理，运用行政权力和行政管理方法来实现行政管理目标的活动过程。在行政管理过程中，会经过如下3个基本阶段：行政决策、行政执行和行政监督。

◆　行政决策：行政管理人员，按照行政权力作出的有利于工作目标或任务完成的过程或方案。

◆　行政执行：按照行政决策制定的方案执行的过程。

◆　行政监督：对决策执行的过程和方法进行监督，使其按照原有预设的方案或过程进行。

行政管理过程中会呈现如下3个特点。

◆　它是由一系列行政管理活动构成的一个动态系统。

◆　它是管理过程的一种特殊形式，所以它与管理过程有共同的特点。

◆　它是行政权力运用的过程，同时也是行政管理机构或人员行使行政权力实现行政管理目标的过程。

（3）公司行政管理的职责

从广义上来讲可将行政管理分为4个方面，行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理和财产会计管理。

公司行政管理的职责主要包含如下几个方面。

◆　明确岗位职责：明确规定各个岗位和人员职责。如文书资料管理岗位就需要对印信、公文、档案和书刊进行管理。会议管理的岗位就需要负责会前准备、会中服务以及会后的工作等。

◆　沟通交流：作为行政管理人员，在某些方面来说就是领导和员工之间的桥梁，具有“纽带”的作用。所以行政管理的沟通交流分为纵向沟通和横向沟通，如图1-1所示。

提示

作为行政管理人员，在沟通交流中，对平行部门或人员进行精神传达和任务布置时，需要做到真诚、谦虚。同时应具有强大的适应能力和自我控制能力。

◆　制度执行：公司或企业的制度一旦确定，就必须严格地去执行。

◆　收集和整理信息：及时将公司内部信息，如财务状况、生产状况、产销和库存状况，进行收集和整理并上报给相关领导。同时，对外部信息进行收集整理并上报，如政治、经济、政策规定、市场需求、消费结构、竞争企业信息等。

◆　企业文化建设和传播：想要真正吸引和留住人才，薪酬福利只是一方面，另一方面企业需要建设培养自己的文化来吸引和感化员工，从而俘获其“心”，也就是人们常说的人文管理。