1.1　办公的基本概念

在介绍办公自动化之前，先介绍一些有关办公的基本概念。

1.1.1　办公

办公是指人类处理集体事务的一种活动。广义地说，凡是从事非物质生产的信息处理和管理活动都可以称为办公，人们通常把完成这些事务的活动统称为办公。

1.办公任务

办公活动主要有以下三项基本任务：

（1）制订方案（安排）。

（2）组织实施（落实）。

（3）监督控制（检查）。

无论是部门负责人还是普通办事员，其职责都是完成或协助完成这三项办公基本任务。

2.办公活动

办公活动主要包括日常办公事务管理和办公信息处理两方面。日常办公事务管理包括工作计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；信息处理通常是办公活动主体内容，它包括如下四方面的活动：

（1）信息采集

信息采集包括听取汇报或报告、阅读文件、调查记录或召开会议等活动。

（2）信息加工

信息加工包括思考、讨论、摘录、汇总、计算、排序、分类和筛选等活动。

（3）信息存储

信息存储包括归档、备份和复制等活动。

（4）信息传递

信息传递包括面谈、公函、电话、传真、电子邮件、网络公告和会议传达等活动。

1.1.2　办公室

顾名思义，办公室是处理办公事务的场所，即管理人员和文职人员日常工作的场所。

随着计算机技术和通信技术的发展，办公室被注入新的含义。

1.传统办公室

传统办公室是配备有办公设备（如办公桌、办公椅、文具、电话、传真机、计算机、打印机和复印机等）和办公资料（如书籍、文件和信函等）非露天的房间，它是办公人员在办公时间（一段固定的时间，通常是上午8：00到下午5：00）从事脑力活动的空间场所。

传统办公室存在局限性，会造成一些负面的社会效果。传统办公室将办公活动局限于一个固定空间和时间，离开了办公室就难以从事办公活动，不在办公时间内也无法从事办公活动。每天办公人员从四面八方汇聚到办公室上班，下班后又匆匆离开办公室回家。办公人员要将宝贵的时间耗费在上下班的途中，同时增加了交通流量，占用了大量的社会资源。

2.新型办公室

随着互联网和通信技术的飞速发展，催生了新型办公方式SOHO和移动办公。新型办公方式突破了传统办公室在时间和空间的局限性。在时间上实现全天候，在空间上实现零距离。

（1）SOHO

SOHO（Small Office & Home Office）即小型办公和家庭办公。

早期从事SOHO的人员主要是自由职业者，如自由撰稿人、律师、平面设计师、工艺品设计师、艺术家等。近几年，随着互联网快速发展，越来越多的人选择SOHO工作方式。一大批新型的SOHO商人，或创办独立的网店，或借助电子商务网站，通过现代物流将物美价廉的产品销售给客户。

SOHO代表了一种更为自由、开放、有弹性的工作方式。从事SOHO的人员与传统上班族最大的区别在于：工作与生活不再分割，办公室与居家合而为一。一些房地产公司抓住商机，专门为SOHO族设计并开发了商、住合一的公寓。

SOHO办公的特点是虚拟性：虚拟公司、虚拟办公室、虚拟市场……互联网为SOHO族提供了广阔的活动平台。

（2）移动办公

“移动办公”又称“3A办公”，即办公人员可在任何时间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关的任何事情（Anything）。办公信息可以随时随地通畅地进行交互流动，工作将更加轻松有效，整体运作更加协调。

这种全新的办公方式，让办公人员摆脱时间和空间的束缚。办公人员可以在搭乘出租车时，使用手机洽谈业务；或者在候机厅里，使用笔记本式计算机通过Wi-Fi上网办公。

利用手机的移动信息化软件，建立手机与计算机互联互通的企业软件应用系统，摆脱时间和空间局限，企业管理者可以随时进行随身化的公司管理和沟通，从而提高企业办公效率。